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2024年6月8日发(作者:)
OA系统审批什么
OA系统审批什么
顾问要面对的是基层操作人员,中层管理人员,高层决策人员的
挑战和不解。那么为什么顾问要求要精简审批环节呢,尤其是高层的
审批,而高层审批究竟是审批什么呢,怎样精简才能平衡效率与风险?
在风险管控的前提下精简审批环节对公司有诸多好处,例如可以
提升业务运行效率,提高公司灵敏度,提升客户满意度,降低管理成
本等等。在此就不举例详述,总的来说精简不必要的审批签字环节可
以提升公司内外部客户的满意度,减少不必要的时间成本和管理浪费。
各层人员极力反对审批环节精简对于不同层次人员的心态大概有
以下几种:对于基层人员没有权力但又要承担相关工作和风险,因此
基层人员出于自我保护的需要,会要求每项业务中OA办公系统都要
有领导签字,如果执行过程中出了问题或者事后追查的时候就可以拿
出签字文件来自保,“你看这是某某领导的签字,领导是同意的,我
只是执行人员,因此这个问题和我没有关系”。要打板子首先从领导
打起!除了基层这种自我保护心态,有时候基层执行人员为了推动工作
需要高层领导的签字来支持,同样是基层人员没有权力,推动其他人
员配合工作,尤其是跨部门和高于推动人员的工作级别的时候总会显
得很无力。那么拿着领导的签字的时候其他人员的配合度会高一点,
执行推动的基层人员说话的时候底气也会足一些。这种现象是公司流
程体系建设滞后的原因造成的,因此在流程建设处于空白阶段的企业
这种现象会比较明显。
OA办公系统层层签字对于中层人员也可以规避责任,在官僚体制
思维主导的`现在中国社会,层层签字可以相互自保,规避责任。在国
有企业中这种现象尤为明显,出了问题大家都有责任,几十个签字在
上面,几十个人都要承担责任。其实问题的源头只在执行人员执行是
否到位,是否按照要求和制度做事,后面几十个人的签字都属于层层
监督前面一个是否做到位。这种中层人员的层层签字的作用只是盖个
“萝卜章“而已。法不责众出了问题谁都不担责任,如果实在要找个
人负责,那就看看谁在公司没有靠山,然后找他做个替死鬼。于是国
有企业里面经常会出现一个特殊的群体——充满血泪史”临时工“。
高层要求要签字审批有些是出于防止权力旁落,在一些涉及到利
益敏感的事项方面,小部分高层管理者抓住签字权不放,以便为自己
攫取利益。这种情况在国有企业中比较明显,私营企业中相对好一些。
另外大部分是出于高层管控风险的习惯,一些高层管理者是企业的创
始人或者合伙人,对于企业管理事必躬亲。同时在企业从小到大的发
展过程中一直有签字审批的习惯,小到五块钱的付款审批大到五千万
的投资决策。企业管理小的时候是这样,发展壮大了以后管理审批手
段依然没有变化,每天高层管理人员要面对一堆的审批单据,审批到
深夜。同时财务和采购等一些执行部门,只有看到最高决策者的签字
才执行,其他人的签字一概不认,也导致层层审批,繁琐复杂。同时
在企业发展过程中因为某些环节出现问题,或者某些人违背职业道德
做出了损害公司的事情,高层管理者只能加强监管,增加签字环节。
签字审批是管理者的日常工作一部分,但是很少人去思考审批的
作用和意义。“审批究竟审批什么”一般来说审批的作用有以下三点:
审批真实性,审批合理性,审批授权。对于真实性来说,就是这件业
务有没有发生,数据对不对,主要是用于防止造假。真实性的审核一
般在基层操作人员的主管和经理,他们是最靠近业务端的管理人员,
有第一手的信息和资料,因此他们是审核真实性的主要责任人。合理
性的审批一般是对照制度、规范、要求对业务的合理性进行复核,保
障业务的运行没有违反公司的管理要求。有些公司在OA办公系统也
将这项工作合并到主管或者经理层以减少不必要的浪费。如果一项业
务的发生是真实的,并且没有违反公司的业务运营规则,在公司的管
理风险范围内,那么它就可以畅通无阻的运行下去直到业务完成关闭
为止。然而有时候涉及到一些重大关键的业务需要高层管理者知晓并
授权的时候,就需要高层管理者授权签字,只有他们的签字授权才产
生效力,比如某个部门的设立,某个管理人员的任命,需要类似于国
家主席令的签发才能被认可。
当然不是认识到了审批的真正作用和无谓的审批对公司运营造成
的伤害,我们就能立马进行精简审批环节。要进行精简需要提前做好
相关工作,平衡风险与效率,做到及保障公司运行又能有效防止大企
业病的发生。做到”大象也能跳舞”的灵巧。一般来说精简审批环节
需要按照以下原则进行:事前风险控制,事中监督,事后稽核。
很多公司建立预算体系,其作用就是提前控制风险,超过预算要
申请,走例外审批流程。财务部门做好超预算预警。风险的管控由财
务部门,业务部门管理者共同承担。日常运营中的工作审批环节权限
下放到业务部门管理者身上,给你审批权,给你资金使用权利(不超全
年或季度预算)、但是你需要完成公司年度或者季度的任务要求。权、
责、利分明,有利于业务部门管理者调配资源,提升业务的灵活性和
业务管理者的积极性。高层管理者也不会陷身于日常业务签字审批之
中,有更多的时间去思考公司生存和战略方向的工作,以便应对变化
日益加快的外界环境。
现在很多公司信息化有一定的基础,如果邮件系统和OA办公系
统以及其他数据库做好接口集成。每一项业务的申请和启动以后可以
设置抄送功能,将OA办公系统业务信息抄送给到相关的高层管理人
员。高层管理人员有兴趣的话可以通过OA或者邮件链接看到业务的
运行各个环节,想看可以看,但是不影响业务的运行。就像孔子站在
大河旁边感叹一样:“逝者如斯夫,不舍昼夜”!孔子并没有拦河筑坝
截断日夜奔流不息的河水。
精简以后需要有定期和不定期的稽核,稽核工作就像一把达摩克
利斯之剑。天天悬在业务运行之上的一把利剑,让业务执行人员和管
理人员知道有一种威慑。如果越界就有可能受到惩罚,惩罚将是没有
任何借口可以免责。这种惩罚是连带责任,业务执行人员和业务管理
人员共同受罚,这样的作用在于警示管理人员审批和时候要有责任心。
如果是业务执行人员水平不足,那么业务管理人员有责任培训教导业
务执行人;如果是业务执行人员有意蒙蔽,业务管理人员有责任审核真
实性合理性。
很多公司没有做好事前风险控制,同时也没有事后的稽核处罚,
将所有的管理控制工作都放在了事中管理上,因此不敢轻易精简签字
审批环节。谈到精简签字环节的时候就心跳加快,紧张的不得了,极
力反对,并提出公司历史上的某些事故案例来支持说明取消某些签字
环节后的风险。
管理者如果没有想清楚审批什么,那么他在OA办公系统所签字
审批的环节都需要推敲,不然这些“萝卜章”的审批签字环节都是影
响效率、浪费资源的罪恶之源。
【OA系统审批什么】
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