使用AutoHotKey提高办公室文秘人员工作效率

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2023年12月16日发(作者：)

2020年12月1日总第436期MobileOffice·HomeOffice使用AutoHotKey提高办公室文秘人员工作效率黄彪1,2莫丽萍2朱阳生11（湖南人文科技学院娄底417000）2（娄底潇湘职业学院娄底417009）摘要：AutoHotKey软件是一款免费软件，能自动化完成很多电脑操作。文秘人员在办公室工作中使用AutoHotKey，能够以热键既能避免手动操作的一些不足之处，又能有效降低文秘人员的工和热字符串功能触发的形式把日常重复性操作减化为一键操作，作强度，提高办公工作效率。关键词：AutoHotKey；文秘工作；自动化；去重复操作中图分类号:TP391.1曰C931.4文献标识码:B文章编号:7663UsingAutoHotKeytoImprovetheWorkEfficiencyofOfficeSecretarialStaffsHUANGBiao1,2MOLiping2ZHUYangsheng11417000）（HunanUniversityofHumanities,ScienceandTechnologyLoudi2（LoudiXiaoxiangVocationalCollegeLoudi417009）Abstract：AutoHotKeysoftwareisgAutoHotKeyinofficework,secretariescanreducedailyrepetitiveoperationtoonekeyoperationintheformofhotkeyandhotstringfunctiontrigger,whichcannotonlyavoidsomeshortcomingsofmanualoperation,butalsoreduceeffec-tids：AutoHotKey；secretarialwork；automation；reducerepeatoperations0前言作为办公室现代社会，文秘人员办公难以离开计算机。的文秘人员，日常工作中有许多重复性的操作，比如一般专门名词、当天工作日期的文字录入工作等。这些操作十分单调、重复又枯燥，并且特别占用时间和人力。应用Au-缩短工作时间、降低toHotKey能够快捷完成重复性的操作，工作强度、提高工作效率。控件的动作、鼠标的移动和点击，窗口的移动和调整大小，生成EXE格式的可执行操作，剪贴板和注册表的操作等，文件。AutoHotkey最重要的一个特色是长于热键和热字符串帮助在办公室支持，本文将使用AutoHotkey编辑一些脚本，工作的文秘人员提升工作效率。2AutoHotKey软件的安装与简单应用2.1AutoHotKey的下载安装AutoHotkey的官网是最新版本下载网址：https：///down-load/软件大小约3M，按默认设置安装即可，AutoHotKey运行时占用内存资源极少。1AutoHotKey及其特点对于听说过或者喜欢使用按键精灵减轻重复工作的办公人员，一定能较快地上手或者更加喜欢功能更为强大的AutoHotkey。简单来讲，AutoHotkey是一个基于Windows平台的、免费开源的脚本语言，它能帮助用户十分简易地创建自它能动化任务处理脚本，允许用户自由编辑或者录制脚本，窗口及控件的组合动模拟各种按键操作、移动和点击鼠标、作，来实现自动化完成批量任务。与它类似的软件有Au-（或者函数）调用系统toIT、按键精灵等。它还可以通过命令接口及程序，并且较为容易地创建图形化界面执行程序[1]。易懂、易用，它和AutoHotKey具有C语言风格，简单、（WindowsXP/7/8/8.1/10）能Windows平台操作系统完全兼容，执行Windows下的可执行文件，模拟键盘够完成的操作有：2.2新建AutoHotKey脚本“.ahk”AutoHotKey脚本的默认文件后缀名称为。在弹出菜单中选择“新方法1：在资源管理器中右击，“AutoHotKeyScript”“新建”，再选择，当前目录会出现一个建”文件；（）方法2：打开系统自带记事本，写入Auto-以“.ahk”HotKey脚本代码后，作为后缀名保存文件即可。·6·办公自动化杂志

MobileOffice·HomeOffice总第436期2.3编辑AutoHotKey脚本AutoHotKey脚本的编辑十分容易，一般鼠标右击ahk文件选“EditScript”即可打开脚本并进入编辑模式；另外，任何纯文本编辑软件或者直接使用系统自带的记事本均可对AutoHotKey脚本进行编辑。2.4运行AutoHotKey脚本直接双击ahk文件或者鼠标右击ahk文件再选择“RunScript”即可运行脚本。2.5编译AutoHotKey脚本“.ahk”文件只能运行于已安装AutoHotKey软件的电脑上，如果需要在没有安装AutoHotKey软件的电脑上运行，则必须将ahk文件编译为可执行程序（“.exe”）。3AutoHotKey基础语法简介3.1热键修饰符、热键和热字符串3.1.1热键修饰符在AutoHotKey中专门用来指代某个键，常见的有：“#”代表Windows徽标键，“！”代表Alt键，代表Control键，“+”代表Shift键[2]。3.1.2热键是指用来触发某些自动化动作的按键或者组合按键，比如：^j：：Send，“不忘初心、牢记使命”主题教育Return3.1.3当键入一些特定字符时，这些字符会被自动替换为指定的其它字符，这些特定字符就是热字符串。热字符串主要用于扩展缩写，例如：：：bw：：“不忘初心、牢记使命”主题教育3.1.4上面的热键和热字符串的区别在于，当用户按下Ctrl+J时，热键将会触发，而热字符串会将用户输入的“bw”自动转换（按回车键、空格键、制表键生效）为“不忘初心、牢记使命”主题教育热字符串在要触发的文本两边各加一对“：：”，第二对：”的右边按原文写下替换后的文本即可。3.2命令命令是AutoHotKey中执行特定的预先已经定义的操作指令。例如上面出现的：Send，“不忘初心、牢记使命”主题教育Send即是AutoHotKey中使用频次很高的一条命令，主要功能是发送模拟键击和鼠标点击到活动窗口。这一行的含义是指把“‘不忘初心、牢记使命’主题教育”这一段文本发送到活动窗口。3.3变量变量来源于数学，是计算机语言中能储存计算结果或能表示值的抽象概念[3]。AutoHotKey中有大量的内置变量作者定义好的，代表特定的含义），也可以由用户自行定义变量，变量的值可以为字符串（文本）、数字等。3.4注释注释是AutoHotKey脚本中被软件所忽略的文本，主要用于添加解释或禁用某段代码。在AutoHotkey中有两种注释形式，最常用的是分号“；”形式，它可以放在行首，也可以置于行末，分号后面的内容在脚本运行过程中会被忽略，所以它们并不会影响脚本性能，也不会占用内存。2020年12月1日4AutoHotKey快捷应用于公文4.1快速输入发文字号作为文秘人员，发文字号的录入是日常高频工作内容，但是六角符号（“〔〕”）输入起来很不方便。AutoHotkey的热键功能可以很好解决这个痛点。下面这段脚本代码一共4行，其作用是：当按住Windows徽标键不松开并再按上n键后，将在当前活动窗口（比如Word编辑窗口光标闪烁处）输入“湘教通〔2020〕1号”。#n：：；按住Windows徽标键再按n键触发此脚本send湘教通〔2020〕1号；发送湘教通〔2020〕1号return；结束#n的热键功能打开电脑记事本软件，输入上述代码后保存为“字号.ahk”，双击运行即可生效。4.2发文机关署名与成文日期的快速输入文秘人员在起草公文时，发文机关署名与成文日期是最常见的落款，同时也是重复性操作，下面的脚本可以节约操作时间，主要作用是当按住Windows徽标键再按下z键后，当前活动窗口处会输入“娄底潇湘职业学院”，然后会另起一行接着输入当天的日期。代码如下：；按Windows+z触发#z：：FormatTime，today，，yyyy年M月d日send娄底潇湘职业学院{Enter}send%today%return解释说明：4.2.1FormatTime，today，，yyyy年M月d日FormatTime是一个命令，用于转换时间戳到指定的日期/时间格式。假设今天是2020年9月21日，则在本示例中，变量today的值是一个为“2020年9月21日”的字符串。4.2.2send娄底潇湘职业学院{Enter}发送“娄底潇湘职业学院”到活动窗口后，紧接着会再发送一个回车键到活动窗口，如果是在Word中，那么表现出来就是换行。4.2.3send%today%发送变量today的值（即“2020年9月21日”）到活动窗口。4.3热字符串的简单应用文秘人员办公时经常需要反复输入一些专用学习术语，AutoHotKey的热字符串功能特别适合处理重复性文字录入。比如下面的脚本运行后，当在Word软件的编辑框里输入“dzjg”4个字母后，“党政机关公文处理条例”这10个汉字会迅速取代“dzjg”4个字母。：*：dzjg：：党政机关公文处理条例当键入dzjg这4个字符，不需要按空格或者回车键，dzjg会自动被替换为“党政机关公文处理条例”。4.4划词搜索在查阅电子文档时，可能需要即时通过搜索引擎（比如百度）对文件当中的某个文件名或专有名词进行搜索，巧用AutoHotKey可以实现划词搜索。下面的脚本运行后提供这一功能，具体操作方式为：先选中欲搜索的文本，再按办公自动化杂志·7·“^”“：（已经由

2020年12月1日总第436期MobileOffice·HomeOfficeWindows徽标键和s键，脚本会自动打开系统默认浏览器并使用百度对选项中的文本内容进行搜索，并显示搜索结果（参见表1）。；划词搜索.ahk；按Windows+S，对选中的关键词使用默认浏览器打开百度进行搜索#s：：send，^csleep100run，https：///s？ie=UTF-8&wd=%clipboard%return表1划词搜索.ahk脚本部分代码解释；脚本一键打开常用学习参考网站.ahk；按Windows+o，系统默认浏览器将打开以下网页#o：：run，/；系列重要讲话数据库run，/cxsm/；主题教育网站run，/；打开教育部网站run，https：///；打开163邮箱登陆界面return5结论AutoHotKey的热键和热字符串功能可以大幅度减轻文秘人员的重复劳动，同时也能避免手动操作可能出现的一些错误，在一定程度上降低文秘人员的工作强度，提高办公效率。使用AutoHotKey软件来简化文秘人员的重复操作，不失为一种良好而有效的解决方案。4.5一键打开常用学习参考网站文秘人员时常需要在网络上查找一些最新学习资料，以下脚本代码可以一键打开相关网站。也可以自行添加“run，网址”的方式继续添加个人收藏的网址。渊上接第10页冤维模式的影响，学生对课堂教学的依赖性较强，自主学习意愿较弱，这就致使学生难以提前吸收课前教学资源；同学生课下时间不足，时鉴于专业学科课程较多、课时紧凑，容易产生学习疲劳，也在一定程度上减少学生提前预习课程的动机。参考文献[1][2]ChrisMallett&tKey在线文档[EB/OL].https：///docs/.[3]百度百科[EB/OL].https：///item/%E5%8F%98%E9%87%8F/3956968.作者简介硕士研究生，助教，黄彪（1988-），男，汉族，湖南安化人，单位：湖南人文科技学院。（1989-）本科，娄底潇湘职莫丽萍，女，汉族，湖南桃江人，业学院教师。（1967-）湖南人文科技学院朱阳生，女，汉族，湖南双峰人，教授。高职院校的课程体系基本是在一、二年级将专业学科修完，留最后一年参与实习、实训，学生在每个阶段的学习课程都较多，难以抽出大量时间用于课前预习，这点也对课程体制提出了一定难度。参考文献课程改革与研究[J].电脑[1]张洋.《办公自动化高级应用》知识与技术，2019，15（12）：166-167.刘云.在教学中的思考[J].[2]周娅，《办公自动化高级应用》，科教导刊-电子版（上旬）2018，（12）：163.课[3]姜涛.基于翻转课堂模式的《办公自动化高级应用》程改革与研究[J].电脑知识与技术，2019，15（9）：150-151.课程教学中[4]王文静.翻转课堂在《办公自动化高级应用》的应用[J].长江丛刊，2017，（6）：242.课程教学改革与探索[J].[5]宁海涛.《办公自动化高级应用》电脑知识与技术，2019，15（10）：122-123.沈福眷.翻转课堂在高职[6]高玉英，《办公自动化高级应用》教学中的应用与思考[J].高教学刊，2015，（6）：23-25.作者简介陈达（1977.1-），女，湖南益阳人本科。研究方向:计算机。5.2对教师的教学要求更高采取翻转课堂教学模式，对教师提出了更高标准的教学要求。首先，教师要具备基本的多媒体教学技术手段以及一定的教学功底，要求教师在实施翻转课堂之前精心策划制作教学微视频、习题库等，只有教师对课程教学内容充分系统化梳理，才能在最大能力范围内做好课程教学方案，符合学生个性化学习需求[6]。这对教师终身学习能力的要求很高，教师要想获得高效的教学成果，必须具备一定的教学创意，教学在体现监督性、调控力的同时要不断创作为一名专业课教新，这些都是对教师不小的挑战。因此，师，要在教学摸索过程中大胆实践，参与新理念的教学培训，以此促进自我不断提升教学能力。5.3提高课程体系难度翻转课堂教学模式不适用于大班制授课，如课堂人数教师会疲于应付、顾此失彼。过多实施翻转课堂教学的话，·8·办公自动化杂志

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