做好档案安全保密工作提升档案管理水平

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2023年12月29日发(作者：)

做好档案安全保密工作提升档案管理水平发布时间：2021-01-20T07:44:00.394Z 来源：《中国科技人才》2021年第2期 作者： 王淑芹[导读] 探讨了档案数字化的安全保密措施，供新时代档案信息化工作借鉴。山东省滨州市沾化区利国乡人民政府 山东滨州 256811 摘要：目前，技术越来越强，机构档案管理应从实际情况，积极吸收和学习先进的企业，单位档案管理相关工作经验，扩大宣传文件管理的范围和强度，提高单位领导和员工档案管理工作的认可，增加财政支持和工作，为了更好地优化档案管理的环境，建立健全档案管理机制，加强档案管理工作的规范化。事业单位应继续推进档案管理信息化建设，提高档案信息化管理水平，深入挖掘事业单位档案价值，为事业单位的决策和业务发展提供数据。本文主要分析了新时期事业单位档案管理的创新。 关键词：做好；档案安全保密工作；提升档案管理水平

引言 档案文件的数字化扫描处理成为档案信息化发展的主流趋势之一，本文针对《纸质档案数字化规范》新旧标准进行了比较分析，围绕归档文件整理、档案数字化扫描管理、档案移交管理等层面阐释了具体的质量控制策略，探讨了档案数字化的安全保密措施，供新时代档案信息化工作借鉴。 1事业单位档案管理工作应遵循的原则 1.1尊重差异性原则 档案管理人员在整理档案时，要依据档案的内容与类型来分门别类，针对不同的档案运用编写不同的编码与名称，这将在很大程度上方便之后的分类整理，便于迅速地找到档案，假若将各类档案毫无章法地堆放在一起，那么想要快速找到需要的档案会很难。所以，务必要将管理规定与差异性原则落到实处，档案管理人员自觉依照标准来分类档案，在归类整理之后存放在相应的文档与文件夹之中。 1.2遵守职责、权益兼顾的原则 在建立档案制度的过程中，必须明确领导干部的职权范围。例如，领导下的行政事业单位档案部门主要负责档案管理工作，制定档案目标，定期、不定期对档案进行检查和指导等。同时，在明确责任的同时，保护工作人员的合法权益。如果行政事业单位经常忽视员工的权益，势必会影响员工的积极性，也会影响整个事业单位的发展。因此，建立行政事业单位档案工作制度，必须坚持责任明确、权益保护兼顾、两手硬的原则。 1.3静态、动态相结合的原则 事业的稳定发展需要制度在一定时期内予以保障。但是系统不是固定的。随着时代的发展和社会的变化，行政事业单位的各种制度也要进行变革，以适应当前工作的需要。目前，中国的各项事业已经与世界接轨，行政机构也逐渐走上了国际化的道路。所以对于档案部门来说，我们应该积极学习一些世界上先进的档案管理方法，结合自己部门的工作，不断总结和完善现有的档案工作体系。 2《纸质档案数字化规范》标准比较分析 为加强数字化工作各环节涉及的主要设备的管理，确保档案信息的安全、无泄密风险，根据《中华人民共和国档案法》《纸质档案数字化规范DA/T31-2017》《档案数字化外包安全管理规范》，对于档案数字化工作提出了新的要求。相较于原DA/T31-2005《纸质档案数字化规范》，两标准间的差异主要体现在四个方面。 2.1扫描色调不同 在扫描方式上，原标准中提出了黑白二值图像、连续色调图像两种扫描方式，新标准指出宜采用彩色扫描方式 2.2清晰度不同 在页面为单色文字时，依据档案资料字迹的清晰度、是否带图片进行扫描方式的选取，在清晰度高、无图片的情况下新旧标准均可采用黑白二值模式扫描，在清晰度差、带图片的情况下原标准与新标准分别推荐采用连续色调、灰度模式进行档案材料的扫描。 2.3多色文字图像扫描模式不同 在页面为多色文字图像时，原标准主张采用连续色调图像进行扫描，新标准强调采用彩色模式扫描。

2.4扫描分辨率不同 新标准在一般情况下要求分辨率不小于200dpi，在需进行COM输出或高精度仿真复制的情况下应将扫描分辨率分别控制在300dpi和600dpi以上。 3维护档案管理信息化系统安全的对策 3.1防火墙 防火墙存在的意义在于为档案管理信息系统设计一个安全屏障，使档案管理信息系统能够在屏障内安全、有效地运行。防火墙在实际应用程序中，需要服务器作为一个安全的房间，从一个广泛的扫描和监控、恶意病毒攻击和异常网络环境通过内部计算机服务器断开连接，消除病毒从互联网上，尽可能病毒档案管理信息系统的损害降到最低。在计算机系统中，过滤防火墙应尽其职责，创造安全的网络空间，更好地传输和过滤服务器中的数据，从而保证数据的安全。 3.2杀毒软件 文件管理信息系统中的病毒需要及时清理，这个时候需要用到杀毒软件，市场上的杀毒软件很多，其代表有金山杀毒软件和360杀毒软件。病毒检测和杀毒工作是网络工作系统中非常重要的工作，而杀毒软件对文件管理信息系统的安全运行起着非常有效和重要的作用。在病毒不断更新和入侵的情况下，计算机用户在这种情况下需要及时更新系统，用杀毒软件安装漏洞补丁并杀死病毒。对此，应安装正版杀毒软件，不要去浏览所有不健康的网站，这样电脑系统才能避免病毒的入侵。 3.3加强日常管理 用户在使用计算机时，需要及时了解系统的漏洞并进行修复，这就要求员工在使用计算机时要有良好的习惯。在使用U盘时，用户需要及时使用杀毒和杀毒技术，在正规渠道下载东西，让未知软件不知如何启动，将电脑的运行效果发挥到极致。防止电子邮件攻击需要使用人员识别电子邮件的真实性，认真处理电子邮件，避免病毒入侵。每台电脑的IP地址都不一样，IP地址的保护很重要，在网络聊天时，IP地址很容易被暴露，黑客会通过相关的IP地址对文件管理信息系统进行攻击。要解决这一问题，必须把网络信息安全放在首位，全面保护网络信息安全。在这种情况下，用户需要遵守网络秩序，下载文件需要小心，不要随意浏览一些不健康的网站，让大家一起营造一个和谐的网络环境，让网络秩序在正常状态下执行。用户需要提高自我保护意识。为了避免密码泄露，导致秘密泄露，用户可以设置一个比较复杂的密码，并随时修改密码。需要更多的措施来保护他们自己的秘密。 3.4加强法律宣传，搞好保密工作 目前，档案缺乏对事业单位工作人员隐私信息的防护工作，因此在档案管理过程之中，要重视档案管理工作，避免因为管理不当而引发泄漏隐私的情况。首先，要扩大法治宣传的范围与力度，让档案管理人员意识到档案管理的重要性，逐步加大档案管理的规范合理性。其次，在档案保密工作中，相关人员要构建行之有效的档案保密条款，严格控制档案查阅和信息的公开，从根本上减小发生泄漏的几率。最后，档案人员要全方位予以检查，且要在综合监控下，保障销毁环节的有效性。 结语 最新档案数字化标准面向档案行业中的不同需求层次，致力于为用户检索、查询信息提供便捷服务，依托计算机远程操作实现对档案资源的资讯化应用，有效建构起不同档案信息间的关联性，配合安全保密方案、制度体系与监管机制的建设，进一步提升档案数字化质量，推进档案信息化发展。 参考文献： [1]庞新林.浅谈档案数字化的必要性及解决主要问题的对策[J].中国管理信息化，2019，（7）：147—148. [2]范弘磊.浅议纸质底图档案的数字化管理措施[J].机电兵船档案，2019（3）：78—80. [3]胡乃琪.怀柔区档案馆多举措加强档案数字化加安全保密工作[J].北京档案，2018（2）：63.

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