英文电子邮件写作格式

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2024年5月5日发(作者：)

英文电子邮件写作格式

英文电子邮件写作格式

电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。通

过网络的电子邮件系统，用户可以以非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担网

费）、非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何指定的目的地），与世界上任

何一个角落的网络用户联系。下面是店铺带来的英文电子邮件写作格式，希望对你有帮助。

英文电子邮件写作格式 1

一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email

地址。

②标题。

③称呼、开头、正文、结尾句。

④礼貌结束语。

⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语;

称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作

为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll

作为邮件称呼;正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，

或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、

Complete、Clarity和Courtesy原则。

准确原则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确

性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要

做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则 简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前

提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时

间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省

略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。电子邮件写作格式

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示

please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L”C表示

LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult to sell man hole covers

in product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：

FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的两个单句具有明显

的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复

合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的'句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常

见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电

子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询

问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才

能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，

what，why和how.清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体

表现在：例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不

小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，

没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到

整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写

作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular

customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would

appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中

虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使

对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。

同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免

会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水

平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成

贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件

的写作原则。

英文电子邮件写作格式 2

英文书信是一种最常用的应用文体，对于普通的私人信件通常由五部分组成：

1.信头：指发信人的地址和日期。写在信纸的右上角，可以从靠近信纸的中央写起。

信头上面要留空白。先写发信人地址。地址的写法与汉语不同，要先写小地方，后写大地

方。在地址的下面写上日期。日期的顺序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：

may 17 XX。在年份之前有一个逗号。

2.称呼：指对收信人的称呼。写在信头之下，从信纸的左边开始。写信给熟悉的人，

一般用dear…或my dear…作称呼。如：dear li lei，dear miss thomas或my dear dad.

3.信的正文：指信的主体部分。从称呼的下一行第一段顶边写。从第二段起每段第一

个词都缩进3或5个字母写。

4.结束语：指正文下面的结尾客套话。一般从信纸的中央靠右写起，第一个字母大写，

末尾用一逗号。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如对方是亲密的朋友，

可用sincerely yoursyours等。

5.签名：指发信人签名。写在结束语的下面，稍偏右。

另外，英文信封写法与汉语的不同。一般把收信人的地址写在信封的中央或偏右下角。

第一行写姓名，下面写地址。发信人的姓名和地址写在信封的左上角，也可以写在信的背

面。

英文书信的格式

1、信头(heading)

指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业

信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右

边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺

序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标

点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的

时候。

2、日期的写法：

如：1997年7月30日，英文为：july 30，1997(最为普遍); july 30th，1997;

30th july，1997等。1997不可写成97。

3、信内地址(inside address)：

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人

的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

4、称呼(salutation)：

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格

写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用dear或my dear再加上表示亲属关系的

称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如：my dear father，dear tom等。

(2)写给公务上的信函用dear madam，dear sir或gentleman(gentlemen)。注意：

dear纯属公务上往来的客气形式。gentlemen总是以复数形式出现，前不加dear，是

dear sir的复数形式。

(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例

如：dear prof. tim scales, dear smith。

5、正文(body of the letter)：

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和

中文信不

同的是，正文中一般不用hello!(你好!)正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行

的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就

是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。

商务信件大都采用齐头式的写法。

邮件范文：

15 huaihai street

shanghai, china

feb 6th, XX

peter brown

22, blachpool road(可以省略)

sydney 2140

australia

dearpeter,

i am very glad to hear from you.______________________

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i must stop writing now, as i have a lot of work to do.

best wishes to you!

sincerely yours, wang xiaolan

【英文电子邮件写作格式】

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