《政务服务事项电子文件归档规范》(DAT 85—2019)内容、特点与存在问

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2024年6月3日发(作者：)

法

规

标

准

《政务服务事项电子文件归档规范》

（DA/T85—2019）内容、特点

与存在问题的思考

金凡

摘要：《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T

85—2019）是为规范政务服务活动中形成的电子文件

归档工作，由国家档案局发布实施的我国档案行业重

要标准。本文对该规范的主要特点、核心内容、亮点与

特色进行解读，并就存在的问题提出修改建议。

关键词：政务服务事项电子文件归档电子政务

2019年12月16日，国家档案局批准了《政务服务

事项电子文件归档规范》（DA/T85—2019）（以下简称

“本标准”），并自2020年5月1日起开始实施。本标准

是针对政府服务，尤其是政府电子化服务活动中形成

的政务服务事项电子文件进行科学归档的规范，它的

发布与实施，是国家大数据发展战略、电子政务资源建

设、档案数据化与信息化建设等内外环境共同作用的

产物，具有紧迫性、现实性、科学性。本标准的适时发

布与实施，能够科学规范政务服务事项电子文件归档

工作，提升政务服务事项电子文件的归档数量与质量，

不断提高政务电子文件与电子档案信息资源的建设水

平，优化政务服务事项电子文件归档与档案化管理效

益，进而实现政务服务事项电子文件归档与电子档案

安全管理与保密工作、提高政务文件与档案信息资源

管理与服务水平，为最终达到政务电子文件与电子档

案信息资源的品质管理、精细化管理目标，实现政务服

务电子文件与电子档案数据创新和赋能，提供有力保

障。本标准依据GB/T1.1—2009给出的规则起草，共

有10章，内容包括：范围、规范性引用文件、术语和定

义、总则、归档功能要求、归档流程要求、归档信息包的

内容、结构和命名规则、元数据要求、电子文件存储格

式要求、政务服务事项电子文件交换目录等。

项电子文件归档标准，它遵从我国各级政府机构在电

子政务中开展电子化服务活动客观实际，以政务服务

事项电子文件产生形成的系统或模块作为依托，为规

范政务服务事项电子文件归档工作，保障政务服务机

构与档案部门开展基于一体化在线政务服务平台的政

务电子文件、电子档案信息资源规范化、标准化建设，

加快实现政务电子文件、电子档案大数据建设，提升政

务电子文件、电子档案数据驱动创新能力，为推进国家

治理体系与治理能力现代化建设贡献数据的力量。从

本标准内容来看，它具有很强的体系性、规范性、时代

性与针对性等特点，能够针对政务服务机构在政务服

务事项电子文件归档工作中，涉及归档原则、归档范

围、归档功能要求、归档流程要求、归档信息包的要求

等方面，具有很强的规范与指导作用。

（一）体系性

本标准对政务服务事项电子文件归档进行规范，

与相关国家标准、档案行业标准、国家及省市有关标准

文件等一起组成有机体系，体现出体系性特点。本标

准直接采用的规范性引用文件有4个，主要包括：2个

国家标准，即《电子文件归档与电子档案管理规范》

（GB/T18894—2016）、《电子证照文件技术要求》（GB/

T36905—2018），2个档案行业标准，即《档案著录规

则》（DA/T18—1999）、《版式电子文件长期保存格式

需求》（DA/T47—2009）。这些直接引用标准内容广

泛，覆盖电子文件归档、电子文件格式、电子档案管理、

电子证照、电子文件与电子档案管理系统功能要求等

多个方面，以政务服务事项电子文件归档标准为核心

共同构成标准体系，具有体系性特点。

本标准的体系性特点，还体现在间接引用、参照引

用相关标准和文件上。在“6.2.1”中规定，应依据国家

档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限

规定》（第8号令）及行政部门权力清单、责任清单、公

一、本标准的主要特点

本标准是国家档案局制定发布的针对政务服务事

苗盛林

）

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（栏目编辑：

共服务事项目录等要求制定政务服务事项电子文件归

档范围和保管期限表，并指出政务活动中形成的纸质

文件归档范围及档案保管期限按其执行。在“7.3命

名规则”下“7.3.2部门代码”“7.3.3事项代码”中，指出

要参照引用国家政务服务平台相关标准，如《国家政务

服务平台政务服务事项基本目录及实施清单第1部

分：编码要求》（C0109.1-2018）、《国家政务服务平台

政务服务事项基本目录及实施清单第1部分：要素要

求》（C0109.2-2018），对政务服务事项电子文件归档

过程中涉及具体部门编码规则、事项代码（含事项类型

代码、主项代码、子项代码）等作业细节，进行明确具体

规定，使得本标准与相关标准集成在一起，共同形成有

机体系。本标准采用间接和参照引用等方式构建标

准，使内容简洁、明了，便于落地执行，更加突出了体系

性特点。

（二）规范性

规范性是本标准的又一特点。本标准内容涵盖

归档原则、归档范围、规范性引用文件、术语和定义、

归档功能需求等10个方面，并结合政务服务事项电

子文件在全国一体化在线政务服务平台上产生形成、

归档等实际，尤其是围绕行政权力事项、公共服务事

项等过程中产生形成的电子文件归档实际，以对政务

服务事项电子文件归档进行具体规范和约束，以数据

连续体的视角对覆盖电子文件、电子档案整个生命历

程的数据进行管控，结合政务活动业务背景和电子文

件电子档案系统化管理实际，把好政务服务事项电子

文件归档入口关，为后续政务档案信息资源达到“数

量充分、质量优化、门类齐全、结构合理”的总体要求

提供规范和保障，具有规范性。本标准规定，在全国

一体化在线政务服务平台规划、设计、建设中，要能够

满足电子文件归档功能要求，在“5归档功能需求”下

设置6节，包含“5.1基本要求”“5.2归档配置功能”

5.3整理组件功能”“5.4清点检测功能”“5.5数据交

换功能”“5.6统计监管和审计功能”，分别对电子文

件归档功能基本需求、配置功能、组件功能、检测功

能、交换功能、统计监管与审计功能等方面进行详细

限制和规定，规范性很强。

随着电子政务建设深入发展，越来越多的政府服

务活动通过一体化在线政务平台来开展，这就促使一

体化在线政务平台成为政府服务项目电子文件信息资

源生成的重要场所和载体。因此，进一步规范政务服

务事项电子文件归档工作，对于优化政务信息资源数

量和质量，保障政务信息安全和保密，实现“让数据多

跑路、让群众少跑腿”的目标，具有十分重要的现实意

义。本标准依据政务服务事项电子文件归档一般流

程，对政务服务事项电子文件归档工作流程与重要环

节进行规定，如“6归档流程要求”中明确限定了4个方

面具体要求，即“6.1工作流程”“6.2电子文件归档范

围和档案保管期限表的制定”“6.3归档配置”“6.4归

档工作的开展”，这是实现在一体化在线政务平台上开

展归档工作的具体要求和规定。在“6.4归档工作的

开展”中又下设10条，对政务服务事项电子文件归档

流程进行具体限定，包括“6.4.2文件收集”“6.4.3整

理”“6.4.4形成归档文件信息包”“6.4.5清点”“6.4.6

生成验证信息”“6.4.7数据交换”“6.4.8归档检测”

6.4.9登记编目”“6.4.10形成电子档案”，本标准围绕

全国一体化在线政务服务平台，对政务服务事项电子

文件归档环节、归档功能模块要求等进行限定，便于在

一体化在线服务平台模块、子系统、系统的规划设计实

施过程中，具体落实政务服务事项电子文件归档系统

建设及电子文件归档功能的各项具体工作要求，规范

性十分明显。

（三）时代性

本标准具有鲜明的时代性。随着国民经济和社会

信息化建设的不断深入发展，电子政务系统建设、网络

化应用日渐成熟完善，以政务电子文件和电子档案为

核心的政务信息资源建设发展到一个新阶段。当前，

大数据技术、移动互联技术、5G技术、AI（人工智能）技

术、云技术等新技术和新应用不断融入和应用到电子

政务在线服务中，给电子政务系统和在线政务服务平

台注入新元素和新动能，也促使电子政务的应用场景

发生了前所未有的新变化；与此同时产生的良莠不齐、

格式各异、价值不一的政务电子文件、电子档案数量，

也与日俱增，规范这些数量巨大政务服务事项电子文

件归档，并为电子档案实现质量管理和品质管理打下

坚实基础，已是现时代的迫切要求。在当今时代，适时

有效地自动收集、管控政府电子文件，尤其是管理好政

务服务事项电子文件，制定政务服务事项电子文件归

档标准、规范政务服务事项电子文件归档工作，成为数

字时代政务电子文件和电子档案科学管理和提供利用

的基本要求和重要保障，时代性十分突出。

一体化在线政务服务平台作为电子政务发展的新

阶段和新形态，不但支撑着大量政务服务业务流程，而

且承载着以政务电子文件为主要形式的文件数据及数

据流，这些政务服务事项电子文件伴随着行政权力事

项和公共服务事项活动的开展而不断形成和积累，建

立和规范政务服务事项电子文件归档，实现在一体化

政务服务平台上政务服务事项电子文件科学归档、自

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“

“

法

规

标

准

动归档、智能归档，进而实现政务服务事项电子档案智

能化管理和有效利用，是时代发展的必然。

（四）针对性

本标准具有针对性特点。全国一体化在线政务服

务平台为新型电子政务管理和服务活动的开展提供了

新舞台，同时也迫切需要针对政务电子文件、电子档案

进行科学化和规范化管理，本标准的制定和出台恰逢其

时，能够进一步规范政务服务事项电子文件归档活动，

满足电子政务新平台对于政务服务事项电子文件规范

归档需求，并为促进政务电子文件与电子档案数据资源

建设，优化政务服务电子文件和电子档案数据资源发挥

着重要作用。政务服务机构在开展在线政务服务活动

中，不同种类和格式的政务服务事项电子文件在不同系

统、平台、介质中产生形成，如

何规范政务服务电子文件归档

工作，保障政务服务事项电子

文件科学归档、规范归档，满足

政务服务电子文件长久保存和

有效利用，具有很强的针对性。

作为规范政务服务事项电

子文件归档活动的档案行业标

准，本标准始终围绕由谁归档、

如何归档等政务服务事项电子

文件具体归档问题展开，不避

开实际问题，注重解决问题的

具体思路、有效方法。在归档

主体资格方面，在“4.2职责和

分工”中明确规定了档案行政

管理、政务服务机构、信息化部

等三类部门的职责和分工，对

这三类部门在一体化在线服务

平台规划、建设、运行、维护及

电子文件归档具体要求等方

面，有针对地进行规范。伴随

着政务在线服务一体化平台建

设和不断完善，政务服务在线

平台对于电子文件真实性、完

整性、可用性、安全性维护和保

障越来越科学有效，政务服务

事项电子文件也成为合法的政

以往的纸质版和电子版同时归档的“双套制”，因此，本

标准的针对性很明显。

二、本标准的核心内容与亮点

作为对政务服务事项电子文件归档工作而发布实

施的规范，本标准在规范政务服务事项电子文件归档工

作、优化政务电子文件和电子档案信息资源、保障政务

电子文件和电子档案安全等方面发挥基础和规范作

用。本标准核心内容（见下表）如下。

（一）本标准为政务服务事项电子文件规范归档与

持续管理提供保障

随着电子政务一体化在线政务服务平台的建设和

不断发展完善，政务服务机构通过该平台办理诸多政务

表1本标准核心内容

分析说明

规定了政务服务事项电子文件归档一般方法：归档工

作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据

和存储格式等；适用范围：政务服务机构在一体化在

线政务服务平台上，办理政务服务事项过程中形成的

电子文件的归档　

Ｂ／Ｔ　１８８９４—

２　规范性引用文

引用文件说明；引用国家标准２个：Ｇ

件，包括２个国

２０１６、ＧＢ／Ｔ　３６９０５—２０１８，引用档案行业标准２个：

２个档案

ＤＡ／Ｔ　１８—１９９９、ＤＡ／Ｔ　４７—２００９　

家标准、

行业标准　

３　术语和定义，界

包括９个术语和定义：政务服务事项、政务服务事项

定９电子文件、政务服务事项电子档案、办件、归档、容个　

缺归档、信息包、电子文件号、元数据，界定基本术

语和定义，便于标准的理解、执行　

４　　总则，共３节　包括：工作原则、职责与分工、基本要求　

基本要求、归档配置功能、整理组件功能、

５　　归档功能要求，

主要内容：

共６节　清点检测功能、数据交换功能、统计监管和审计功能

等　

电子文件归档范围和档案保管

６　归档流程要求，

主要包括：工作流程、

共４节　期限表的制定、归档配置、归档工作的开展等　

７　归档信息包的内

内容包括：内容、结构、命名规则　

容、结构和命名

节　规则，共３

８　元数据要求，共３

内容包括：归档配置信息、基本信息、流程信息描述　

节　

９　电子文件的存储

包括：一般要求、具体要求　

格式要求，共２

节　

１０　政务服务事项电

主要内容：规定建立ＸＭＬ格式电子文件目录，交换

子文件交换目录　目录命名规则，交换目录元数据描述要求　

本文标签： 电子文件政务归档