公文文件格式管理规定

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2024年6月26日发(作者：)

公文文件格式管理规定

第一章格式管理规定

第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。

第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。

1

、文件名称由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字，用 醒目、整齐、

庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上， 居中。两个以上部门联合

行文，主办部门应排列在前。

2

、发文字号包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、 横线之上、

左对齐。几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。

3

、签发人向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要 负责人外出

时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号 的同行右端。

第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发 文部门、发

文日期、印章等。

1

、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标 明发文部门

名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主 要内容，标题中除法规、

规章名称和书名外，一般不用标点符号。

2

、主送部门是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化 简称、统称。

一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发 公文，可主送几个以上部

门

;

向上请示，一般只写一个主送部门，不 宜多头主送，以免责任不明。如需

同时送其他部门，可用抄送形式。

3

、内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚， 层次分明，

文字简炼、得体。公文如有附注

（

需要说明的其他事项

）

， 应当加括号标注。

4

、附件正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内 容之后、发

文部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在 一起，并在正文之后。

5

、发文部门又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正 文内容末尾

的右下方。几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

6

、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期

;

联合行文， 署最后签

发部门领导人签发日期

;

法规性公文，署批准日期，发文日 期应当以汉字写明

年、月、日，置于发文部门署名的右下方。决定 等不标明主送部门的公文，发

文日期加小括号置于标题下、居中。

7

、印章除会议纪要外，应当加盖发文部门印章。印章盖在年月 日的中上方，

上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内 容脱离的空页上，要在该

空页的左上方标“

（

此页无正文

）

”。联合 上报的公文，由主办部门加盖印

章

;

联合下发的公文，发文部门都应 加盖印章。

第四条公文文尾部分包括主题词、抄送部门、印发部门、印发日 期、印刷

份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数 等，且不注印发部门

和印发日期

;

会议纪要用“分送”。

1

、主题词反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发 文日期之下、

抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用 横线与抄送、分送栏隔开。

2

、抄送部门除主送部门外，其他需要执行和知晓公文的部门部 门。送往上

级部门的为“抄报”，送往同级部门或不相隶属部门的 为“抄送”。抄送、抄

报栏设在文尾主题词之下。

3

、印发部门、印发日期和印刷份数印发部门是指印发公文部门 的办公部门

;

印发日期是印发部门印刷公文的起印日期，一般印成

“X

年

X

月

X

日印”

；

印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放 范围、

归档份数、发文部门留用等方面的需要来确定，印成“共印

XXX

份”。印发

部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。 印发部门和印发日期在同一行

左右两侧，中间隔一定距离。印刷份 数置于其下横线右下侧、印发日期的下方。

第五条公文排版格式公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用 纸通常用

A4

型

（210

毫米

X

297

毫米

）

，公文首页为印有眉头的公文 纸。公文发文字

号用小三号新宋体、左对齐，签发人右对齐

;

标题用 小二号新宋体加粗、居中

;

内容用四号新宋体。发文部门署名与正文 之间空

2-3

行，字体为四新宋体。

联合行文，发文部门署名分二行，中间空

1

行，等宽，发文日期 用四新宋

体

;

主题词用小四号新宋体加粗，词与词之间空一格，不加 标点，左对齐

;

抄

送栏全部为小四号新宋体，左对齐。打印、校对栏 五新宋体。页边距：上、下

各

1.5

厘米，左、右各

2.5

厘米。

固定值

25

磅行间距。结构层次序号要准确、清楚，第一层为 “一”，第

二层为“

（

一

）

”，第三层为“

1

”，第四层为“

（1）

”， 括号外不能有

标点。如果用“第一条”的形式表示，则下面的层级 依次为“

1

”、“

（1 ）

”、

“①”

（

①后不应有标点

）

，同级层号后的 标点应统一。

（

公文排版格式

见附件

）

第二章行文规则

第六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请 示和报告。

上级、领导请示问题，应做到一文一事，不得将请示事 项夹在报告中。请示一

般应明确一个主送部门，不要多头主送，不 要同时抄送下级部门。

第七条对平级的、没有领导或指导性关系的部门，不能发决定等 指示性公

文。第八条凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与 有关部门协商。上报

的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反 映。

第九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 擅自行文，

上级部门有权责令纠正或撤销。

第三章公文办理

第十条公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。收文办理由 收文登记、

阅批、传递、催办、存档等环节组成。

1

、收文登记

对收进的纸质或电子文件，由行政部门分别签收、流转、登记及 反馈。

2

、阅批

收文登记后，公文由行政部门行政经理提出拟办意见，转相关部 门会签后，

呈送领导阅批后，再由行政部门转相关部门承办或传阅。 急件应即时阅批。

行政部门作为文件的流转部门，对领导针对文件提出的问题要及 时沟通与

回馈，每位领导除参加会议、公出、沟通文件相关内容情 况，应在

4

小时内将

文件签批完毕，进行流转。因出差外出，每天 必须进行一次公司电子类文件的

审查、签批。

3

、传递

各部门传送文件应由专人负责。

4

、催办

各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公 文要负责

检查催办，承办的公文办理完毕后，应及时反馈，防止遗 漏或延误。行政部门

可对各部门公文处理情况有催办、督促和检查。

5

、存档

文件会签、合同会签进行完毕后，打印、整理会签卡，并存档。

第十一条发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校 对、复印、

发送等环节组成。

第四章附则

第十二条本规定由人资行政部负责解释。第十八条本规定自公布 之日起执

行。

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