记账软件 GnuCash 教学与使用

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2024年7月12日发(作者：)

记账软件GnuCash教学与使用

（原文地址：/2010/03/）

一、

前几天撰写的AceMoney教学文章中有提到，因为免费版AceMoney Lite祇能开

一个账户，所以对于金钱的流向比较没办法清楚的记录。如果你想要看到更清楚的

现金流动记录，那么GnuCash会更适合你。

GnuCash属于自由软件，任何人都可以自由使用。除了你自己用，你还可以任

意复制给家人、朋友使用，完全没有违法的顾虑。

『既然GnuCash这么好用，你上次为什么介绍AceMoney Lite，直接介绍功能完

整的GnuCasn不就好了？』

嗯，因为GnuCash的功能强大，使得整体外观显得些许复杂，得花点时间理解

它才能顺利使用，所以一开始祇介绍比较简单上手的AceMoney，之后才介绍复杂的

GnuCash。

GnuCash不祇可以做为个人计帐之用，它的功能还足敷中小企业的会计需求。

所以花点时间理解它，日后自己要创业开公司时都可以用的上。

好消息是要理解GnuCash并不困难，虽然它可以做为中小企业的会计系统

使用，但你不需要碰触艰深的会计公式，祇要理解

净值与借贷观念就可以顺利运

用它了！

如果你对艰深的会计公式有兴趣，请洽各大会计事务所，或是找安昙教授恶

补一下也是可以的！XD

净值（Equity）

净值指的是你这个人（或是企业）有多少价值？值多少钱？

你这个人值多少钱牵涉到你手头上有多少能转卖为现金的东西？比方说你

手上有一栋房子，很好，它可以卖钱；你还有全新法拉利跑车一辆，好的，它也

可以卖钱。你手上可以转卖为现金的东西越多，你这个人就会越值钱。

这些你拥有的可以转卖为现金的物品我们称之为资产（Asset）。

不过，你的价值不祇与资产有关，它还与你欠了多少钱有关。

比方说你欠了隔壁小明一千元，所以在计算你的价值时，必须把房子、车子

卖掉后得到的现金，拿出一千元还给小明，剩下的钱才能代表你的价值。你欠的

钱越多，你的个人价值就越低。

那有哪些属于欠钱的项目呢？比方说信用卡的刷卡费用就是。

刷卡的意思是你向银行借一笔钱买东西，这一笔钱过一阵子要连本带利的还

给银行，所以它是欠钱的项目。

还有房贷、车贷、抵押借款、跟家人朋友借钱……，这些钱是你先向他人借

来用以购买某个产品（或服务）之用，必须在日后偿还这些借入的金钱。

这类先借来购买产品，日后必须偿还的钱，我们称之为负债（Liability）。

从上面的说明我们可以了解，你的资产扣除掉负债就是你的净值。

净值（Equity）=资产（Asset）-负债（Liability）

图、净值与资产负债的关系

收入与支出

前面提到，资产卖掉后扣除负债，剩下的钱就是净值。这时候，如果你工作

的薪水入账，你手上的现金就会增加，让你的净值变高。

这些进入我们账户，可以让净值增加的钱，不论是薪水、奖金、发票中奖，

都称为收入（Income）。

反过来说，如果你将手上的现金拿去买东西，这样会让你手中剩余的钱变少，

你的净值也随之变少。这些拿去买东西的钱称之为支出（Expenses）。

所以净值不但会受到资产与负债的影响，它还会受收入与支出影响。加上收

入与支出的影响后，净值的公式可写为：

净值=（资产-负债）+（收入-支出）

图、净值为资产、负债、收入、支出的总和

GnuCash整个系统的目的就是记录净值的变化，所以在GnuCash中有五个子

系统（会计用语称这些子系统为：科目），分别记录净值，以及与净值变化相关

的资产、负债、收入与支出。

虽然五个科目听起来有点可怕，但看了上述的说明后应该可以了解这一点都

不困难，反而因为五个科目各司其职，因此对于你的净值变化状况可以很清楚的

掌握，这比AceMoney清楚明白多了。

重点整理

资产（Asset）

个人（或企业）所拥有，并可以转卖为现金的物品称之为资产。

例子：厂房、房子、车子、股票、古董字画……

向他人借来用以购买某项产品（或服务），而必须在日后偿还

的金钱称之为负债。

例子：房屋贷款、汽车贷款、信用卡账单。

因为工作或是中奖而进入我们账户，可以让净值增加的钱，称

为收入。

例子：薪水、零用钱、奖金、发票中奖、彩券中奖。

因为购买物品或服务而付出的金钱称之为支出。

例子：午餐费、上网费、转账费、加油费、瓦斯费。

个人（或是企业）的价值。计算方式是将拥有的资产折算为现

金并还清负债后，剩余的现金即为净值。若资产不足以支付负

债，则净值为负数。

公式为：净值=（资产-负债）+（收入-支出）

负债（Liability）

收入（Income）

支出（Expenses）

净值（Equity）

二、

在前一篇GnuCash使用教学（一）中提到GnuCash会追踪五个科目的金钱

变化。那么GnuCash是怎么追踪变化的呢？

其实很简单，因为钱不会无中生有，它祇是从一个地方流动至另一处而已，

所以祇要记录它从哪里来，到哪里去，就可以将其中的变动清楚记录下来。

金钱的流动：转账

在生活中我们会有收入、支出，你可能从老板那边获得薪水、可能从爸妈那

边获得零用钱，这些都是收入；你可能会去小七买包乖乖、可能去麦当当买包薯

条，这些都是支出。但不论是收入或是支出，你都可以想象它是一种转账（金钱

的转移）。

以领薪水来说，我们领到的薪水并不是从天上掉下来的，那一笔钱是从老板

的账户转移到我们的账户之内。

薪资转移之后，对老板而言，他的净值变少；对我们而言则刚好相反，因为

有薪资进入我们的账户，所以净值提升了。

图、薪资转账

借贷平衡

你看到上图中金钱的流动的方式是否有似曾相识的感觉？

是不是有点类似我们跟银行借钱时的状况？当我们向银行『借（Debit）』钱

时，银行将钱『贷（Credit）』给我们，其资金的流动就是从银行的账户流向我们

的账户，与上图流向完全一致。

因此在上图的例子中，我们把这笔金额的转移记为：我们从老板那边『借

（Debit）』入一笔金额，而老板将他的钱『贷（Credit）』给我们。

图、借贷平衡

会计上虽然使用借（Debit）、贷（Credit）这两个词汇来记录金钱的流向，

但是在会计中的借、贷意义与我们平常所使用的『借贷』是不相同的。

这种『字词的意义与平常使用的意义不同』的状况在各种专业领域很常见，

比方说我在介绍灵格斯电子字典时就提到一个例子：dress。

Dress平常是当名词时是衣服，当动词有穿衣的意思。但是在我所学的畜产

专业领域中，你看到dress这个字要把它解释为『屠宰』才说得通。

现在我们遇到借（Debit）&贷（Credit）两个字汇，它们的意思也与我们平

时所用的意义有所不同。在会计领域里，

借的意思比较接近to，而贷的意思接

近from。

所以上图老板贷了一笔钱给我们的例子，可以说是有一笔钱从（from）老板

那边进入（to）我们的账户中。

图、金钱from老板账户to我的账户

因为钱不会凭空出现，也不会无故消失，薪资从老板的账户转入我们的账户

时，理论上老板有多少钱转出，就应该有多少钱转入我们的账户。因此我们『借』

的金额应与老板『贷』的金额相同，这就是会计的借贷平衡原则。

虽然在实际的情况中可能会被银行扣除一些手续费，以致我们账户中增加的

薪资比老板转出的金额来得少，但是我们暂且认为这两边的增加数是相同的吧！:）

复式簿记

前例中钱从老板的账户流向我们的账户，这在记账时如何去登记呢？

如果要详实记录的话，马上会遇到一个困难：我们不知道老板的账户中有多

少钱，所以没办法去计算老板转出这一笔金额后账户还有多少余额（balance）。

既然没办法知道老板账户的详细金额，那么我们虚拟一个账户，比方说叫做

『薪资账户』，我祇要记录这个『薪资帐户』贷了多少钱给我就好。

反正我本来就不在乎老板还有多少余额，我祇在乎自己的账户有多少余额咩！

所以老板的帐户是不是有其他的交易并不是我所在意的重点，我祇关心他贷钱入

我账户的这一部份。

图、以虚拟的薪资账户记账

设定一个虚拟的薪资账户后我们就可以记账了。假设薪资22000元好了，记

账的方式就是：从薪资账户贷出22000元，并有22000元借入我的账户。

这样同时记录贷出与借入双方金额变化的方式称为复式簿记（double-entry

bookkeeping，GnuCash的说明书称为double entry accounting）。

复式簿记的优点是可以在记录时确认是否借贷平衡（尤其在信息时代，如果

输入借贷双方的金额出错，计算机会马上显示出金额不一致的讯息），并且可以

很清楚看到金额是从哪个账户流向别处。

到这边，我们已经了解五大科目与借贷的意义，已经可以开始使用GnuCash

了。下一次的教学就真正的使用GnuCash来记录我们的花费。:）

三、

虽然GnuCash这套软件功能有些复杂，但藉由前两篇文章了解了

净值

以及

借

贷

的观念后，我们就可以开始使用GnuCash了。

实际使用后会发现GnuCash各个科目对金钱流向交待的清清楚楚，所以使

用起来比

AceMoney

更加方便，之前花一点点时间了解会计

净值

&

借贷

观念是有

代价的。:）

那么我们就开始吧！

要使用GnuCash当然得先安装它，所以底下教你如何安装GnuCash。如果你

对于安装程序已经很习惯了，可以跳过程序安装的这一部份，直接观看如何

建立

新账号

。

GnuCash软件信息

网站：GnuCash

软件类别：记账、中小企业会计系统

下载：Portableapps网站提供的可携版

下载：GnuCash账本翻译档

因为GnuCash的档案很大，所以我并未将其收录在PStart之中，请各位自行

下载使用。我建议下载Portableapps网站提供的可携版，下载后可以解压缩至随

身碟带着走，比较方便。底下就以可携版的进行示范。

安装GnuCash

首先，将下载的档案点两下，开始进行解压缩，在看到的第一个画面中选择

使用中文进行后续操作。

图、选择使用中文

之后的操作就都是以中文继续了，这对于有英文恐惧的人应该是很贴心的！:）

按下一步继续吧！

图、开始进行安装

接下来会询问是否要安装其他语言文件。因为我们希望不止是在安装GnuCash

时有中文，之后的正式使用时也希望有中文可以使用，所以就勾选安装包含中文在

内的其他语言文件，按下一步。

图、选择安装所有语言文件

之后选择要将GnuCash安装至何处。如果希望放在随身碟带着走，就选择安

装到随身碟吧。

图、选择目标文件夹

接着就看到安装的画面了，等一下吧！

图、GnuCash正在安装中

等个大约一分钟就安装完毕，按下『完成』结束安装。

图、安装完成

恭禧，已经安装完成，现在可以开始使用GnuCash了。

建立新账号

第一次使用GnuCash时，因为都还没有任何帐户数据，所以要先建立一组

账号。

耶？为什么是一组账号呢？

还记得我们说GnuCash它会记录五个会计科目的金钱流向吗？要分别记录

每个科目的流向就要对每个科目都建立至少一个账户，所以我们建立的并不是单

一个账号，而是一组账号。

图、建立新账号

GnuCash会提醒你接下来的动作是要建立账户，按下一页继续吧！

图、GnuCash的提醒画面

针对这一组账号你想用的是什么货币呢？如果没有特殊需求的话，就选新台

币吧。

图、选择新台币做为计价货币

接下来选择这组账号的使用目的，你可以针对就学贷款等不同目的设立账号。

不过我们现在选择使用一般用途就好，反正日后都还能够新增。

图、选择账户的用途

接着设定这组账号的起始结余。

比方说你现在拥有1000元现金，那么就可以在Cashin Wallet这个项目设定

有1000元现金。

不过，这个日后我们再来设定就好，先按下一页继续吧。

图、设定起始结余

到此，我们已经完成新账号的选项设定了，按下套用，就会利用这些选项设

定来建立一组新账号。

图、账号设定完成

GnuCash账户画面

账号设定完成后，我们就正式进入GnuCash的使用画面了。

在这边我们可以看到五个会计科目，以及其结余。因为我们刚刚并未设定起

始结余，因此五个科目的现在都是0元。

图、五个会计科目一览

我们单击Assets（资产）前面的+号，可以看到在资产类别下的所有账户。

在资产类别下有一个Current Assets（现在资产）类别，其下有Cash in Wallet

（皮夹中的现金）、Checking Account（支票账户）、Saving Account（储蓄账户）

三个户头。

你可以将每个科目的+号都点开来看看，里面已经预设有许多不同的账户，

方便我们记账。

图、Assets类别下的三个账户

看到英文头都痛了吗？不用担心，我已经将每个账户都翻译好了，你可以看

到在英文旁边都有中文解释，这样应该轻松多了吧？:）

图、账户的中文翻译

如果你需要的话，

请从这边下载GnuCash账本翻译档

。

下载了账本翻译档后，选择『档案==>开启旧档』，GnuCash可能会问你要不

要把目前开启的档案存盘。因为我们刚刚建立新账号后根本没有使用过，所以选

择『放弃，不存盘』。接着再选择刚刚下载的档案，并开启它。

开启后你会发现每个账户旁边都有中文解释其意思，再也不用担心看不懂了。

因为要提供中文翻译档给大家使用，所以你知道前面为什么说不要设定起始

结余了吧？因为设定了也没用！:）

安装好程序，设定好账号（而且还有中文翻译），下一次我们就要开始真正

的记账喽。

附注：

虽然有中文翻译方便很多，不过还是要再说一次：我以前从来没有接触过会计。事实

上，我是在三月中忽然想从AceMoney跳槽到GnuCash，才拿着GnuCash英文说明书硬啃，

从中学习最粗浅的会计观念（然后再精简为前两篇文章XD）。

所以，如果有翻译错误，请您一定要告诉我，让我有机会修正，不要继续误导其他人。

四、

在

第一回的GnuCash教学

中，我们曾说到

净值（Equity）=资产（Asset）-

负债（Liability）

，那时也以一张图来表示这个式子（如下图），展现净值、资产、

负债三者的关系。

不过第一回教学的这一张图有个缺点，就是我们不知道有多少净值，所以需

要将这张图改变一下，以了解我们拥有净值多寡。

图、净值与资产负债的关系

资产负债表

我们将上图用另外一种方式来展现，我们将资产列在左边，负债列在右边，

则可以看出来，资产与负债之间的差额，就是净值。

图、资产与负债差额为净值

从上图可以看出来，

净值=资产-负债

，换句话说，你可以发现，其实图左的

资产等于右边的负债加上净值。所以，你可以将等式两边移项，得到

资产=负债+

净值

的关系。

如果我们将净值也用框框表示，这就成了会计中最常看到的资产负债表。

图、资产负债表

从上图看得出来，如果左边的资产增加了，右边要嘛是负债，要嘛是净值也

必须随之增加，这样才能维持左右边的平衡。

也就是说，当我的资产『借入』一笔金额，在右边的负债或是净值必须『贷

出』一笔等值大小的帐款，让金钱在资产&负债/净值间进行转账，以维持资产负

债表左右边借贷平衡。

会计中的借与贷

1、借的意思类似于to、贷的意思类似from

2、借与贷同时发生在同一个人（或企业）之上

3、借与贷的款项分别记入资产负债表的左右边

综上，在资产负债表上，

资产若有『借入』则会增加最后余额，而负债&净值

则依赖『贷出』增加结余

。

图、资产负债表余额示意

设定GnuCash初始结余

回到我们的GnuCash来吧！

在我们设定好一组账号之后，GnuCash中的所有账户结余都还是0元，可是

我手上有1000元，银行中还有5000元，那么要如何记入GnuCash呢？

图、账户中尚无金额

我们手上的1000元是属于资产，所以要将这笔钱输入时，1000元就借入资

产之中（还记得吧？在会计中的借是to的意思）。

资产有了增加，在资产负债表右边也要随之增加才行啊，那么这笔记录要记

在负债或是净值中呢？显然，它应该不是负债，所以这笔记录应该记在净值之内，

让净值与资产进行转账的动作。

有了这样的认知之后，我们就可以开始进行设定。

首先从『动作』选单叫出转账功能画面。

图、叫出转账功能画面

点选了转账功能后，就会出现一个设定画面，让我们选择要转账的双方账户。

我们设定钱要从Opening Balances（起始结余）这个属于净值类别的账户转账至

属于资产类别的Cash in Wallet（手头现金）去，转账金额1000元。

图、转账功能画面

按下确定键之后，我们就完成了这一笔转账设定。回到GnuCash主画面时，

可以看到我们手头现金有1000元，净值也有1000元，表示我们的转账过程一切

顺利。

图、完成第一笔数据转账

设定手头现金后，可以依着相同的模式再将储蓄存款帐户的初始结余5000

元设定好，这样子我们就完成了早期的设置。

开始购物消费

如果说我今天用手头上的现金买了一件570元的衣服，我怎么记录这一笔花

费呢？很简单，一样利用转账功能就可以进行记录了。但需注意的是，我们之前

叫出来的转账功能画面祇有资产、负债与净值三个会计科目，必须再点选底下的

『显示收入/支出』才会列出这两个会计科目。

显示出收入、支出后，我选择钱从『手头现金』转账至Expenses科目下的

『服饰』账户，转账的金额为570元，按下确定就成功的记录了这一笔花费。

图、利用转账功能记录消费

回到GnuCash主画面，可以看到手头现金祇剩430元，但总资产还有5430

元（因为我们还有5000元在银行中），截至目前为止总支出为570元。

图、手头上剩余的现金

如果你想要看看Cash in Wallet这个帐户的详细资料，那么祇需在这个账户

上点两下，就可以看到详细的事务历史记录。

在事务历史记录画面中，可以看到有好几个字段，第一栏为日期，是转账发

生日期；第二栏号码，可以登记发票号码、支票号码等信息；第三栏为转账的内

容描述，也就是我们在转账画面填写的叙述。

再来的第四字段表示的是，这一笔转账是哪个账户与手头现金账户进行交易。

以第一笔记录而言，那是与Equity: Opening Balances帐户进行的交易，交易内容

是从Equity: Opening Balances账户那边收到1000元。

第二笔记录与Expenses: Clothes帐户交易，将570元转账至Expenses: Clothes

账户，最后结余430元。

图、Cash in Wallet账户的详细事务历史记录

所以，当习惯转账的观念后，我们就不必每次都从『动作==>转账』来设定

帐务了，可以改从这个账户画面中输入我们的消费记录。比方说我晚餐买了35

元的烙饼&20元福州包，我就可以在Cash in Wallet账户直接登录这笔花费。

在记录账目时，如果你觉得要心算晚餐花费35+20很麻烦，那么可以直接在

GnuCash的格子内做计算。GnuCash有内附计算器，简单的加减乘除，甚至是（5*3）

/（2+3）这样有括号的计算式都没问题。

图、利用内附计算器输入账目

输入计算式后，按Tab键跳到下一格就会显示计算结果。

图、内附计算器的计算结果

这个计算器虽然是个方便的功能，不过有其限制。处理加减乘除是没有问题，

但是没办法做int()、mod()这类函数计算，毕竟GnuCash是个记账软件，不是Excel

之类的电子表格，所以函数功能都没有，就祇能做简单的加减乘除。就算是这样，

其实也已经很够用了！:)

复式簿记

从上面的图我们知道在Cash in Wallet账户中有一笔金额转账到

Expenses:Clothes 账户去了，如果我们打开Expenses:Clothes账户，会看到在

Expenses:Clothes帐户中也有记载这笔转账交易，金额正是570元没错。

图、Clothes帐户中的相应消费记录

这种一笔消费分别登记在对应的借、贷两个账户中的记账方式，称之为复式

簿记。在以前纸本记账的年代，复式簿记可以用来核对帐务是否正确。

在计算机时代复式簿记可以让我们很容易就看出某个特定账户（比方上图中

的Clothes账户）的消费详目。

在记账记个一年、两年之后，如果想看看花费在服饰上的金额有多少时，从

Cash in Wallet账户下一笔一笔慢慢找是不太有效率的作法，因为记录已经太多难

以寻找。

有复式簿记后祇要开启Clothes这个账户，马上可以看到所有的服饰消费，

这是GnuCash另一个方便的地方。

本文标签： 账户资产净值转账记录