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2024年7月16日发(作者:)
办公自动化
SECRETARY’SCOMPANION
如何给常用办公软件编辑的文档设置密码
□韦金晶
随着电脑的普及,秘书工作中涉及的大量文
字资料,如公务文书、领导讲话材料、工作总结、
调研报告等,常要用一些办公软件编辑处理。为
了防止信息泄露,就需要对一些重要文档尤其是
加密是一项非常有用的技术,也是一项安全的保
障。本文拟对几种常用办公软件编辑后的文档如
何设置密码加以详细介绍。
件时,只有输入密码才可查看。
(二)文档修改的加密步骤
为了防止在查看文件的过程中不小心对文件
作了修改而未发觉保存了文件,就可以设置修改
文件密码。此密码设置后,一旦文件进行了修改,
必须输入正确密码,否则保存的仍是初始文件。
具体步骤为:
1.打开要设置密码的文档,点击【工具】
—
——
“选项”命令,选择“安全性”选项卡,在“此文
档的文件共享选项”下“修改文件时的密码(M)”
右侧的对话框中输入密码(如图2所示),然后点
击确定按钮。
All Rights Reserved.
有保密要求的文档进行加密保护。因此,给文档
一、Word2003
(一)文档查看的加密步骤
1.打开要设置密码的文档,点击菜单栏【工
具】
—
——
“选项”命令,选择“安全性”选项卡
(如图1所示),在“此文档的文件加密选项”下
“打开文件时的密码(O)”右侧的对话框中输入
密码,然后点击确定按钮。
图2
图1
2.确定后,会弹出一个【确认密码】对话框,
再输入一次同样的密码,点击确定。最后,点击
工具栏上的
密设置。
文件的打开密码设置完成后,当要查看该文
按钮保存文件,即完成了文档的加
确定后,在弹出的【确认密码】对话框中再
次输入同样的密码,点击确定,即完成了修改文
件密码的设置。要打开文件时,不需要对文件进
行修改,可以选择【只读】方式打开文件;若要
对文件进行修改,输入密码打开,文件修改后点
击保存,便可完成对文件的修改。
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二、Word2007
(一)文档查看的加密步骤
1.打开要设置密码的文档,点击左上角
按
钮;选择“准备”子菜单下的“加密文档(E)”
(如图3所示)。
图3
此时会弹出一个“加密文档”对话框,在
“对此文件内容加密”下的“密码”栏中输入要设
置的密码,点击确定按钮。确定后,会弹出一个
“确认密码”对话框,在“重新输入密码”栏中再
次输入密码,点击确定。最后,保存文件,即完
成了对文档的加密设置。当你再次打开该文件的
时候,在弹出的“密码”对话框中输入正确的密
码便可打开该加密文件。
(二)文档修改的加密步骤
1.打开要设置密码的文档,选择菜单栏上的
【审阅】栏,点击“保护文档”命令,在下拉菜单
中的“限制格式和编辑(F)”选项前打钩,然后
点击打开。
2.打开后,在文档的右侧会展开该选项的对
话框。有3个选项(如图4所示),分别在1、2
项选项前的方框中打勾,然后点击第3选项下的
“是,启动强制保护”按钮。点击后,在弹出的
“启动强制保护”对话框中选中“密码(A)”,然
后在“新密码(可选)(E)”和“确认新密码
(
P)”中输入同一个密码,
点击“确定”按钮即可
完成修改文件密码的设置。
与Word2003版本不同的是,在Word2007中
要先输入密码对文件停止保护,然后才可对文件
进行修改,文件修改后重复步骤2,即可对修改
图4
后的文件进行文档修改加密保护。
三、WPS文档
1.打开要设置密码的文档,点击左上角
图标的下拉菜单按钮,选择“文
件(F)”选项卡右侧的“文件加密(Y)”,点击
打开后会弹出一个“选项”对话框(如图5所
示);
图5
2.对话框中有“此文档的文件加密选项”和
此文档的文件共享选项”,分别是查看文档的密
码设置和修改文档的密码设置,可以根据需要设
置密码,然后点击“确定”按钮保存即可完成。
按照上述操作,对Word2003、Word2007、
WPS这几种办公软件编辑的重要文档进行加密设
置,可以有效防止泄密。
(作者单位:湖南省株洲县人民政府办公室)
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