探索ChatGPT的无限可能-实战办公

admin管理员组

文章数量:1635684

本节课程是关于ChatGPT在办公场景中的实战应用，主要讲述如何使用ChatGPT结合其他工具快速制作PPT，如何借助ChatGPT更好地使用Excel以及在ChatGPT协助下使用Excel的高级功能。我们还会学习如何使用ChatGPT做会议总结，以及对邮件内容进行润色，最后我们会学习如何使用ChatGPT绘制数据图表，帮助我们做数据分析。通过本期的课程，能让我们学会借助ChatGPT快速提升工作效率与提升生产力，使我们的工作、学习过程更加轻松与高效。

首先我们来看看如何使用ChatGPT结合其他工具快速制作PPT。

一：使用ChatGPT结合工具快速制作PPT

工作中制做PPT通常是非常重要也是必不可少的的一件事情，比如分析报告PPT，产品演示PPT，工作汇报PPT等。而制作PPT的过程，往往比较费神与耗时。但有了ChatGPT的高效内容生成能力，再结合一些优秀的PPT制作工具，其实可以大幅缩短PPT制作时间。

我们现在演示一下如何使用ChatGPT加上MINDSHOW来快速制作PPT。

比如，我们现在需要做一份关于新能源产业分析的PPT。

首先我们可以借助ChatGPT的内容生成能力帮助我们快速生成PPT的核心文字内容。

我们可以先向ChatGPT提出需求“请帮我列出一个关于新能源产业分析的PPT大纲”，ChatGPT会自动生成大纲。

我们可以检查大纲是否符合PPT内容要求，如果符合则可以继续向ChatGPT提出需求：“请根据上述大纲，补充完整的内容，并以Markdown格式输出”

注意这里需要限定输出方式，强调以Markdown格式输出，因为在接下来使用MINDSHOW时，需要Markdown格式的数据输入。如果对markdown数据格式还不是很熟悉，可以自行上网搜索了解，但其实如果不熟悉markdown也没有关系，因为我们已经明确指示输出格式标准，所以在提出进一步的需求后，ChatGPT会按照我们的要求生成包含更详细信息的文字内容，同时以markdown格式来输出，数据输出完成后，我们直接复制即可。

注意这里我们使用ChatGPT生成PPT内容时，使用了一个非常常用的方法，也就是先指示ChatGPT生成大纲，然后根据需求调整大纲，最后根据确定好的大纲生成详细内容。该方法是使用ChatGPT进行内容创作时非常有效的一个流程，我们在后面的内容创作课程中会进一步演示更加详细和完整的方法和技巧。

内容生成后，接下来我们就需要借助MINDSHOW的PPT生成功能来将这些markdown格式的内容导入并转换为PPT。

先介绍一下MINDSHOW，MINDSHOW是一个优秀的在线服务，其访问网址是mindshow.fun，MINDSHOW同时也提供了桌面版本，他可以帮助用户在线快速制作PPT。我们在使用MINDSHOW前需要先注册和登录，注册很简单，只需要一个手机号接受验证码，然后设置密码即可。注册登录后，我们将进入MINDSHOW的使用页面，

可以看到，目前的MINDSHOW已经支持直接在网站上借助AI自动生成内容并同时生成PPT，但我还是更倾向于使用ChatGPT生成内容，然后再导入的方式在制作PPT，因为很多时候，我们需要分步骤去生成内容，在中间步骤时也可能对ChatGPT的生成内容修改和调整，再进一步交由ChatGPT处理，这个过程，MINDSHOW的AI生成功能目前做得还不是很好，ChatGPT的内容生成过程更加灵活可控，同时还可以使用我们在前面课程中介绍的很多方法和技巧。

言归正传，我们看下接下来如何生成PPT，登录后在MINDSHOW的左侧菜单栏，点击“导入”链接，

在打开的页面中，直接复制ChatGPT生成的markdown文字内容，点击导入创建，

很快MINDSHOW便会根据markdown文字信息生成PPT的多个页面，

我们可以进一步调整和完善这些页面，我们可以选择不同的PPT模版，另外针对每个页面，还可以通过布局标签，选择不同的图文展示与页面布局方式。MINDSHOW提供了免费模版和布局样式，同时也提供了很多高级会员才能使用的模版和布局，免费模版和布局样式在很多时候已经够用，如果需要更高级会员的功能制作更加精美的PPT，则需要支付会员费用，大家可以酌情考虑是否需要购买会员增值服务。PPT页面内容调整完后，便可以点击右上角的下载按钮，将PPT以PDF的格式或PPT的格式下载下来。

上述的PPT制作过程主要利用了ChatGPT的文字生成能力，而一份精美的PPT可能还需要准备一些图片，我们可以使用GPT的图片生成功能，也可以使用midjourney和stable diffusion辅助我们生成或处理图片，这些知识会在后续的AI绘画课程中讲述。

二：ChatGPT在EXCEL表格中的应用

讲述了如何高效制作PPT，接下来我们再看看ChatGPT在EXCEL表格中的应用。

众所周知，EXCEL表格是重要的生产力工具，如何借助ChatGPT让这个生产力工具的生产效率更进一层呢？我们通过两个案例来给大家提供一些思路。

比如，ChatGPT可以作为EXCEL公式助手，辅助我们快速书写那些难以记忆的公式。

我们先准备一份包含数据的excel表格，这份表格是一份学员成绩表，

使用ChatGPT辅助处理Excel表，我们首选需要做的是描述EXCEL表数据内容格式，并以上下文信息的方式告诉ChatGPT需要处理的EXCEL表是什么结构，

这里我们先给予ChatGPT一些关于Excel表结构的描述信息，再提出我们的具体需求。

我有一份成绩单Excel表格，表格第一行为标题行，A到G列分别为"姓名, 语文成绩, 数学成绩, 英语成绩, 物理成绩, 化学成绩, 生物成绩"，从第2行到第11行为实际数据行，如何增加一列，该列显示每个学生的总成绩。

ChatGPT很快就给出了公式以及方法，我们按照给出的公式复制到对应单元格，然后按照提示的方法操作即可实现需求。

我们再提出一个需求：我还需要增加一行数据，用于显示每科成绩的平均分。

ChatGPT同样给出了方法和公式，我们按照提示复制公式与执行操作即可。

这个例子演示了如何使用ChatGPT来辅助我们书写那些通常需要记忆的公式。接下来的例子我们来看一看借助ChatGPT实现更高级的宏代码编写功能。很多Excel教程中，编写宏代码属于高级课程部分，以往编写宏代码需要一定的代码基础，但有了ChatGPT后，我们无需代码基础，也能编写宏代码实现Excel的高级处理功能。

借鉴刚刚的方法，我们先描述一下Excel表格结构，然后提出具体的需求。

我有一份销售数据Excel表格，表格第一行为标题行，A到D列分别为"员工姓名, 地区, 季度, 总销售额"，从第2行到第33行为实际数据行，我想创建一个宏进行计算，计算上海和深圳区域的销售总额，分别记录到F2和F3单元格中。

ChatGPT会给出宏代码，我们可以直接复制这段宏代码，然后在Excel表中打开宏编辑器，直接粘贴代码运行即可。

如果不清楚如何执行宏代码，也可以咨询ChatGPT，比如：我们可以提问“mac上的Excel，如何执行宏代码？”，ChatGPT会给你答案，在ChatGPT的指导下，编写宏代码实现我们想要的功能也就不再那么困难。

上面给出的公式以及宏代码的示例相对来说比较简单，而实际使用中，只要我们遵循一定的方法，比如将Excel表的结构描述清楚，将需求描述清晰，更复杂的公式和宏代码应用对ChatGPT而言也是信手拈来。

三：邮件助手，会议纪要，月报周报

讲述完PPT和Excel中的应用，我们可以看到ChatGPT在办公场景的强大威力，当然，还有更多的办公应用场景可以借助ChatGPT实现质的效率提升。

比如，我们可以让ChatGPT做我们的邮件助手，我们可让ChatGPT帮我们撰写邮件

比如：

我们可以让ChatGPT润色已经拟好的邮件。

此外还可以让ChatGPT帮我们翻译邮件。

如果你是一名项目管理或者项目助理，整理会议纪要会是一份必需具备的工作技能，而整理会议纪要往往也需要花费大量的时间和精力，但有了ChatGPT后，这些工作将变得轻松简单。我们在这里提供一些思路：

我们再看一看ChatGPT如何帮我们写述职报告。

我是一名产品经理，负责一款互联网产品，该产品是一款电商APP，用于销售公司的产品，请帮我写一篇述职报告。

ChatGPT会给出一份合适的述职报告，当然，可以对报告进一步补充，比如针对某些要点，可以让ChatGPT描述得更加详细：

请就“用户增长与留存”展开，进行更详细的描述

除了述职报告，日报，周报，月报等，均可以借鉴该思路快速完成。比如：

我是一名程序员，请帮我写一份工作周报。本周我主要完成了信息化系统二期数据分析模块的开发，另外完成实验室管理系统的bug修复以及用户使用支持。

有了ChatGPT等大语言模型工具，这些以往让人头疼，避之不及的工作内容将变得异常轻松和简单。

四：数据图表与数据分析

我们再来看看ChatGPT在数据图表和数据分析中的应用，

数据图表，我们此处不再通过实例演示，数据图表的制作可以参考之前学到的知识，比如Excel中借助ChatGPT编写宏代码生成图表，我们只需要描述清楚Excel表结构和图表需求，ChatGPT便可以帮我们快速编写合适的图表生成代码。此外我们也可以让ChatGPT生成图表网页或是借助ChatGPT结合可视化工具生成图表。

我们这里用实例演示如何使用ChatGPT帮助我们做数据分析。

我们先把数据输送给ChatGPT

然后提出需求：鉴于上述销售数据集，需要关注哪些问题，这些问题对业务洞察至关重要？

我们可以让ChatGPT进一步分析：基于上述数据，请帮我分析哪种产品最畅销，哪些产品组合可以促进销售？

ChatGPT会给出值得借鉴的回答。

我们可以看到无论是借助ChatGPT高效处理Excel，还是进行数据分析，或是写述职报告，日报，周报等，我们其实都有一个基本的思路。

第一：以上下文形式告诉ChatGPT重要信息，比如Excel处理和数据分析时需要输送数据结构信息，写述职报告和日报周报时，需要提供基本的职业信息和工作内容等等。这些输送的信息描述越准确，则后续的输出结果质量会更高。

第二：基于提供给ChatGPT的上下文信息，再进一步提出具体的需求，需求描述得越清楚，ChatGPT则能更好的帮助我们按我们的想法处理信息和数据，给出我们期望的结果。

好了，本节课的内容到这里就结束了，我们做一下总结。本节课重要讲述chatgpt在办公场景中的实战应用，比如帮助我们做PPT，帮助我们更高效地使用Excel，帮助我们写邮件，总结会议纪要，写述职报告，写日报周报，帮助我们做数据分析等等，这些强大的能力可以大幅度提升我们的工作效率，也会让我们的工作过程更加轻松。

下期课程，我们将讲述ChatGPT在内容创作上的应用，包括自媒体文章，论文，营销文案，视频脚本等场景，ChatGPT均能给予我们特别有效的灵感和思路，也能大幅度缩短内容创作所需的时间。内容创作，实际上也是ChatGPT最重要的能力，通过下期课程的学习，能让我们在内容创作领域的竞争力有着飞跃式的提升。

本文标签： 实战chatGPT