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2024年6月17日发(作者：)

第四章 电子文件归档和电子档案管理

第一节 概述

一、基本概念

（一）电子文件

电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，

通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子

文件由内容、结构、背景组成。

我们在日常工作生活中会接触各种类型的信息记录，但这些信息记录不一定就

是电子文件，从电子文件的概念可以看出，只有满足一定条件的信息记录才可以称

为电子文件：一是电子文件是以数字格式形成、传输和存储的，通常由计算机、数

码相机、数字传感器等电子设备生成、处理和存储，其信息是以二进制数字代码记

录和表示的。二是电子文件是由国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处

理事务过程中形成和办理的。也就是说，电子文件是应一定的业务和活动需要在社

会活动中产生的，记录了特定社会活动的过程和结果，这也是判断计算机的数据或

信息是否为电子文件的首要标准。三是电子文件由内容、结构、背景组成，这是电

子文件三大基本构成要素。把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分

重要，内容信息是电子文件的核心要素，背景信息和结构信息则是保证电子文件内

容真实、完整的重要条件。

电子文件的内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的主题信息，

主要表达了作者的意图，例如一份会议纪要中记录的会议情况和议定的事项等。电

子文件的结构是指电子文件内容信息的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构。

逻辑结构是对电子文件内容各信息单元之间关系的描述，例如一份电子公文的标题

在页面中的位置，正文的字体、字号等。物理结构是电子文件在存储设备或载体中

的存储位置和文件格式，它决定了在存储中找到电子文件的寻址方向与方法，以及

正确读取电子文件内容、版面格式等信息的规则。电子文件的背景是指有关电子文

件形成环境的信息，包括电子文件之间的相互关系、形成电子文件的过程、业务活

动、技术环境以及与电子文件形成和存在相关的信息等，如拟稿人、签发人、发文

单位、印发时间等。背景信息是证明电子文件真实性和完整性的重要信息，可以为

正确理解电子文件的内容、相关活动和事务的处理以及对电子文件的处理等提供必

要的信息，在电子文件归档与电子档案管理过程中具有重要作用。

（二）电子档案

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。电子档案由

电子文件转换而来，具备电子文件同样的构成要素和特征。但电子文件并不必然转

化为电子档案，需要满足两个方面的条件。

1.电子文件必须具备凭证、查考和保存价值

即电子文件的内容所表达的信息对于反映特定的事实具有证明作用，或者在研

究分析某个事件、事物或活动中能起到提供线索、辅助考究的作用。为了保证发挥

凭证或查考价值，电子文件必须至少满足如下质量要求。

（1）电子文件基于可信系统，并按照规范程序拟制或办理形成，或通过数字摄

录设备拍摄、录制生成；

（2）电子文件及其组件齐全完整，内容未被篡改，内在有机联系得到维护；

（3）电子文件的形式符合国家法规标准等规范的规定，例如电子公文符合《党

政机关电子公文格式规范》系列标准规定的结构、要素显现规则和特定格式等；

（4）电子文件以规范的计算机文件格式存储，例如电子公文的版式文件符合《版

式电子文件长期保存格式需求》的规定；

（5）电子文件的内容、结构、背景及其管理过程等基本元数据齐全完整，并与

电子文件建立了稳定关联。


本文标签： 电子文件信息内容结构

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