WPS表格教程

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2023年12月23日发(作者：)

wps表格教程

网上关于wps表格的文章有很多，写这些东西真感觉到多此一举，但看到bntrees写的wps文字教程很好，同时问wps表格教程的人较多，因此鼓足勇气想写一下，希望能与大家互勉共励，共同学习。

另外，因我的软件中用wps表格做报表，这里面有很多技术性的问题，金山公司的员工给予我很大支持，因此这些东西也有感激金山之意。

因我业余时间写了些软件，这些软件占用了我很多的时间与精力，所以能认真的写这篇文章的时间有限，所以错误之处、不妥之处在所难免，望大家见谅并指正，我将尽快修改完善。

第一章 WPS表格简介

WPS表格是WPS OFFICE 2007的三个组件之一，它是一个电子表格软件，类似于微软公司的Excel，是应用众多的电子 表格类处理软件之一。

一个WPS表格文件就像是一个账本，这个账本有64页厚，每页的页面上都是一张表格。这个表格有65536行，256列宽。我们就是在这些表格中录入数据，这些表格的大小不是固定不变的，而是可以调整的，它的行高与列宽都可以调整大小。另外，我们不仅可以在表格中录入数据，而且还可以进行复杂的计算、统计、汇总，甚至生成图表，然后打印输入出。

WPS表格启动后，界面如图1-1-1所示：

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图1-1-1 WPS表格启动后的界面

对于界面中的菜单栏、工具栏等我们暂不做介绍，我们从窗口中的表格开始说起。窗口中最主要的部分就是表格了，它由很多的行与列组成，这些行与列构成了很多的格，在WPS表格里面称为单元格 ，如上图中的很多小格，这些小格都是单元格。表格的列分别用A、B、C、D・・・・・・Z，然后是AA，AB，……AZ，BA，BB……等来表示，表格的行分别用1、2、3、4・・・・・・来表示，这个表格共有256列，65536行，我们可以想像一下，这么大的一个表格足够我们存放下众多的数据，现实生活中我们哪里见过这么大的表格！

每个单元格都有个名称，如A列1行，它的名称是 “A1” ，同样的道理，C列5行的单元格称为 “C5” 。

单元格的名称可以在名称框 中显示出来，单元格的名称框位于表格的左上角，如图2中红线标出来的部分，它显示了当前单元格的名称。

单元格中文字的输入即可以直接输入，也可以在编辑栏 中输入，图1-1-2中的蓝线标出来的就是单元格的 编辑栏 。

图1-1-2 WPS表格的名称框与编辑栏

图1-1-2中，下部的紫色区域为页标签，这是64页表格中的3页，其它的可以通过菜单 插入 --工作表 来实现。如图1-3。

在图1-1-3中，又插入了2页，共5页。页数的多少可以根据需要来决定，如果显示太多却又用不到，显得特别的乱，因此表格页数是够用为佳。

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图1-1-3

6. 单元格中文字的换行与字体填充在单元格格式对话框的对齐页，有自动换行 与缩小字体填充两个选项。

选中这两项可以实现特殊效果。

选中自动换行后，可以在一个单元格中实现多行显示。

选中缩小字体填充后，可以将文字字体缩小，使其正好填充在单元格中。

图4-9-1

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图4-9-2

实例练习：制作带斜线的表头

带斜线的表头，在实际制表中经常出现，见下图4-9-3，在wps文字2007中是可以轻松的制作出来的，其实在wps表格2007中也是可以很容易的制作出来的。

图4-9-3

制作过程见下图4-9-4。

图4-9-4

第1步：输入内容。

第2步：在前面加入适当的空格。

第3步：将该单元格设置为自动换行。

第4步：调整单元格的宽度，使用其出现图4-9-4中第4步的效果。

第5步：加入斜线。点击菜单 格式―>单元格，选中边框页，加入斜线。

7. 设置单元格中文字的方向在wps表格中，文字除了可以横排外，还可以竖排显示，甚至可以倾斜任意角度。见图4-10-1。

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图4-10-1

它的实现方法很简单，在单元格格式对话框的对齐页，有 文字方向 选项。设置很简单，读者一试便知。具体过程略。

8. 单元格的底纹图案单元格中除了可以设置颜色外，还可以设置图案，在单元格格式对话框中，选择图案 页即可以设置图案，见图4-11-1所示。

图 4-11-1

具体过程略。

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第五章 用公式与函数进行计算

Wps表格不仅有强大的文字排版功能，还有强大计算能力，这也是人们对其非常钟爱之处。下面我们介绍一下用wps表格来进行数据的计算。

一、利用公式计行计算1. 最简单的公式

我们先从最简单的入手，先看下面的例子。

图5-1-1

图5-1-1中要计算学生的总分，也就是总分=语文+数学+英语。在F3单元格中，我们输入时，在编辑栏 中输入“=87+90+97”，然后按下回车键，那么这3个数相加的结果便可计算出来，同时填写到F3单元格中，见图5-1-2所示。

图5-1-2

然后一个个学生挨着写即可。

注意：

1. 写公式时要切换到英文状态。不能在汉字状态下输入英文。

2. 要先输入“=”才有效。

3. 在单元格中与编辑栏中输入均可。但输入完，编辑栏中显示公式，单元格中显示结果。

根据经验，如果录入了公式，最好是在编辑栏中编辑。

4. 公式中可以输入常用的数学运算符，如 + - * / (),公式遵循数学公式法则，先乘除，后加减，如果有括号，则先计算括号中的内容。公式中没有大括号与中括号，可以用( )嵌套来代替。由于计算机中没有设置 “× ÷”符号，因此这两个符号用“* /”来代替。

2. 带地址的公式

上面的公式中，虽能计算出结果来，但读者可能觉得这么写太麻烦了。有没有简单些的办法呢？答案是：有。

F3单元格中，我们还可以这样写 “=C3+D3+E3”。C3的值是87，D3的值是90，F3的值是97。我们写它们的地址来代替它们是完全可以的，并且还有比直接写数值更好的地方。见图5-1-3。

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图5-1-3

附：见图5-1-4 中的公式。这里面的公式较复杂些。

图5-1-4

3. 其它内容的填充

对于上面的例子，我们只计算了一条，对于下面的内容，如果再一条条的写公式，就显得有些麻烦了。我们可以通过填充柄来填充。

方法是选中写好公式的单元格，然后用鼠标向下拖，那么鼠标经过的区域都自动填充好了公式，也就是都计算出结果来了。见图5-1-5。

图5-1-5

说明：填充时，wps表格能自动填充公式，并且公式中的地址做相应的变化。见图5-1-5中的红圈中所示。

用公式还有另一个好处，就是如果数据输入有错误，当我们更正好，范是与该地址有关的数据都将自动更正。

举一个例子，如图5-1-5中的C3应当是78，我们改成78之后，后面的总分自动变成265。

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见图5-1-6所示。

图5-1-6

通过前面的简单叙述，读者应当能编辑公式了。通过公式能完成很多的计算，并且准确无误。

再看一个例子，计算每位同学的平均分。

平均分就是总分除以3了。我们在G2中输入平均分，在G3格中输入=F3/3 ，即可求出该行的平均分。

见图5-1-7所示。

图5-1-7

另外，我们输入 =(C4+D4+E4)/3 也是可以的。

二、利用函数计处计算Wps表格对于数据的处理，并非仅表现在求和，求平均数等这些简单的运算上，它还能进行非常复杂的运算，甚至还可以用它来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。这些强大的功能都离不开----函数。

另外，公式中是可以嵌套函数的。

用函数的好处另处，一是书写简单，二是使用函数还可以达到我们用公式难以实现的功能。

在学习函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解，如图5-2-1所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左括号、以逗号分隔的参数和右括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面输入“=”。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。

图5-2-1

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公式也是在编辑栏中输入的。

下面我们以简单的例子来介绍函数的应用。

在wps表格中，有一个求和函数SUM,它的用法是SUM(Number1,Number2,...),它返回指定区域中所有数值的和。

在前面的例子中我们用公式进行了求和操作，现在我们用SUM函数来进行求和操作。我们在编辑栏中可以这样输入

=SUM(C4,D4,E4) ,它的效果等同于 =（C4+D4+E4）,我们也可以这样输入 =SUM(C4:E4) ，

因为C4:E4 就是 C4+D4+D4 。

见图5-2-2所示。

图5-2-2

下面我们看一下更为复杂些的求和，见图5-2-3。

图5-2-3

我们在J4单元格中可以输入 =sum(C4:I4) ，还可以输入 =sum(c4,d4,e4,f4,g4,h4,i4) ，还可以这两种方式混合着写，如 =sum(c4,d4:f4,g4:i4)，还可以直接输入数字，如=sum(78,d4:f4,g4:i4)，以上输入法最终效果都是相同的，具体用哪种可以根据个人爱好决定。

求出J4的值来后，我们可以通过向下拖动的方法来求其它同学的总分，这与公式的用法是一样的。

这是我们用函数进行简单的数据计算，希望读者能看明白。

三、常用的一些函数简单介绍Wps表格中提供了多种函数可以供我们使用，下面我们简单的介绍一些。

1. 求平均数函数 average( )我们先看一下该函数的介绍，点击菜单插入―>

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函数，打开插入函数对话框，界面如图5-3-0所示。

图5-3-0

选择 AVERAGE，那么下面有该函数的介绍，见图中红色区域。

AVERAGE(number1,number2,・・・) ，它返回 number1,number2,…这些数的平均值。

注：number 是 数 的意思，number1,number2即数1，数2的意思。

这个函数看明白后，点击取消，关闭该窗口。（如果点击确定的话，那么插入了函数，它后打开一插入函数的向导，引导我们插入函数，但现在这些对于我们还不便于理解，所以先点取消，其它的以后再介绍。）

知道该函数如何用后，我们便可以使用它了。见下图5-3-1。

图5-3-1

注：=average(c4:c6) 相当于=average(c4,c5,c6) 。

这是我们手工输入函数，下面我们以上例来看一下如何插入函数？插入函数比手工输入有很多优点。

第一步：选中要插入函数的单元格C7。

第二步：点击菜单 插入―>函数。打开插入函数对话框，选中要 AVERAGE 。

第三步：点击确定 按钮 ，弹出插入 AVERAGE的向导。见图5-3-2所示。

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第四步：选中 C4：C6区域。见图5-3-3所示。

图5-3-2

图5-3-3

第五步：点 回车键 确认完成该函数的输入。按回车键后，即可计算出结果来。见图5-3-4。

图5-3-4

2. 求最大值函数 max ( )先来看一下该函数的介绍，打开插入函数对话框，从选择类别中选择全部 ，然后从下面的函数表中找到 max 函数。那么下面显示出该函数的介绍。见图5-3-5所示。

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图5-3-5

Max(number1,number2,・・・) 即max(数1，数2，・・・) ，它返回数1，数2，・・・中的最大 值。

在C7中输入=max(c4:c6)，那么C7中的值为C4：C6中的最大值。见图5-3-6所示。

图5-3-6

如果输入的是=max(C4:E6) ，那么值就是 97 了。

3. 求最小值函数 min ( )该函数的用法与max( )相似，结果返回的是最小值。

通过以上几个函数，我们可以求出图5-3-7的分析数据。

注：图中只在C列中输入了公式（或函数），右边的那几列是向右拖动自动生成的。

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图5-3-7

4. 统计函数 count( )该函数用来统计指定区域中有数字的单元格的个数。如图5-3-8所示。

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图5-3-8

图5-3-8是在插入函数的过程。插入完毕后按下回车键，那么总人数就计算出来了。见图5-3-9。

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图5-3-9

Count( ) 函数统计的是指定区域中有数值的单元格的数量，如果单元格中没有内容，将不被统计，见图5-3-9中的C列。

5. 带条件的统计函数 countif( )先看一下该函数的介绍。

COUNTIF(range,criteria)，计算区域中满足条件的个数。Range:区域的意思，criteria：标准，条件之意。

图5-3-10中统计了及格人数，range是 B3:B9 ， criteria是">=60" 。

注意：条件要用英文状态下的一对双引号作标识。

图5-3-10

有了以上数据后，我们就可以计算极格率了。

举一翻三：统计60分到80分之间的人数。对于这项要求，乍一看无法解决的，其实仔细考虑一下，也能解决。只是用了两次该函数。

我们可以这样写公式 ：=COUNTIF(B3:B9,">=60")-

COUNTIF(B3:B9,">80")。即用60分以上的人数- 80分以上的人数。

6. 求字符串函数 left( )先来看一下该函数的说明。Left(text,num_chars) ，从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。

Text:文本的意思，numb是数缩写，chars字符的意思。

下面我们通过一个例子来看看该函数的用法。见图5-3-11。

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图5-3-11

在上面的例子中，text是A3，num_chars是3，也就是从A3单元格中取出左边1个字符来。A3的值是“白天雨”，左边1个字符是“白”，那么E3的值就是“白”了。

如果写成=left(A3,2) ，那么值就是“白天”了。

7. 求字符串函数 right( )这个函数与 left( )的功能完全相反。所以不做过多介绍，看下面的实例图5-3-12。

图5-3-12

记得中考时，学生的排序是按名称的最后一个字来排的，此时用right( )求出了最后一个字，然后我们就可以按它来进行排序了。（排序在后面的章节中介绍。）

如果写成 =RIGHT(A3,2)，那么求出来的将是 “天雨”了。下面的也是2个字的名称了。

8. 字符串函数 mid( )该函数可以求出字符串中间的字符。我们看一下介绍。

MID(text,start_num,num_chars)

从文本字符串中指定的位置开始，返回指定长度的字符串。

Text:文本的意思，start_num：开始位置，num_chars：字符个数。见图5-3-13的实例。

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图5-3-13

上图中：text为A3，start_num为2，nub_chars为1。即求A3单元格中从第2个字符开始往右数，数1个的字符。

9. 求字符的长度函数 Len( )该函数可以求出指字的字符的长度。见图5-3-14。

图5-3-14

10. 三角函数 sin( ) cos( )

这是求指定弧度的正弦函数与余弦函数。如果想计算角度的正弦或余弦，要先转换成弧度值。见下图所示。

图5-3-15

以上介绍了几个简单的函数，算是引玉之砖，希望读者能对wps表格的函数有个初步认识，由于wps表格提供的函数众多，有的还很专业，不可能逐一介绍。其它的函数可以由读者自己研究掌握。由于每一个函数的下面都有中文介绍，相信学会它们应当不是什么难事。

Wps表格的函数的是十分强大的，我们可以用它完成复杂的计算统计，希望这些函数的应用能为你的工作带来方便。

附：理论是能解决的问题，在wps表格中应当也是能解决的。曾有很多网友向我咨询与wps表格函数有关的问题，很多看似无法解决的，最后都得到了解决。

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本文标签： 函数表格公式计算插入