Exchange使用手册

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2024年1月21日发(作者：)

Exchange邮箱使用手册

信息管理部

2006年11月V1.0

目录

一、Microsoft outlook 2003邮件管理简介 .........................................3

1) Microsoft outlook 2003介绍 ................................................................................... 3

2) Outlook收件箱的使用 ............................................................................................. 3

3) 使用通讯簿 ................................................................................................................ 4

二、Outlook FAQ

（Frequently Asked Questions） .....................................4

1.访问邮件的方式 ......................................................................................................... 4

1)在公司网络环境内 ................................................................................................. 4

2)在公司网络环境外 ................................................................................................. 7

2. Outlook显示脱机 ................................................................................................... 12

3.共享我的日历 ........................................................................................................... 12

4.自动收发邮件 ........................................................................................................... 13

5.最小化隐藏 ............................................................................................................... 13

6.“规则和通知”来管理邮件......................................................................................... 13

7.“搜索文件夹”的使用................................................................................................. 15

8.创建自己的签名 ....................................................................................................... 16

9.垃圾邮件的处理 ....................................................................................................... 17

10.回执的使用 ............................................................................................................. 17

11.日历的双时区显示 ................................................................................................. 18

12.邮件标记 ................................................................................................................. 20

13.自动答复功能 ......................................................................................................... 21

14.邮件大小 ................................................................................................................. 22

15.群发邮件注意事项 ................................................................................................. 23

一、Microsoft outlook 2003邮件管理简介

1) Microsoft outlook 2003介绍

Outlook是微软公司的办公组件Office中集成的一个桌面信息管理程序。它与Microsoft Exchange Server联合使用能产生强大的功能，可以帮助管理邮件、约会、联系人和任务，也可以跟踪活动、打开和查看文档及共享信息；可以管理个人和商务信息，如电子邮件、约会、联系人、任务和文件。

Outlook不单纯是一个电子邮件管理软件，而是一套完整的信息管理解决方案！

Outlook提供了下列工具，可以在一个程序中管理全部个人信息和商务信息。

1.收件箱：从办公室、家里或路上发送和接收邮件。可以在打开邮件前进行预览，还可以使用“邮件标记”来标记带有后续动作的邮件。

2.日历：跟踪日程表并计划与他人的会议。可以使用“日期选择区”来快速查找和显示日程表中的信息，并使用“ 任务板”来查看一天中的任务，这样就可以安排时间处理这些任务。

3.联系人：保持最新的私人交往和商务联系人的信息，并且易于查找使用。可以将联系人按所希望的任何方式排序和存档；可为每个联系人存储几个街道地址、电话号码和电子邮件地址；并直接转到任何联系人的 WWW页。

4.任务：在易于管理的地方组织个人和商务待办清单。可以快速确定任务的轻重缓急，并将任务分派给他人。

5.日记：记录与重要联系人的交互活动，记录Outlook项目(如电子邮件)和您认为重要的文件，记录所有类型的活动并跟踪这些活动而无需记住每个活动的保存地点。

6.便笺：草草记下附注以作为问题、想法、指示及任何事情的快速提醒。或者在便笺中放置文本，以备在其他地方重用。

7.文件：从Outlook内部打开、查看和共享其他Office程序文件。

2) Outlook收件箱的使用

Outlook收件箱与其他电子邮件软件相比，具有以下特点：

自动姓名检查：借助“通讯簿”，Outlook可以自动查找在邮件的“到”、“抄送”和“密件抄送”框中键入的姓名，然后检验该姓名是否与“通讯簿”条目匹配。

自动预览：读取邮件的前几行而无需打开邮件。

自动签名：在发送的邮件中自动添加个人签名或文本，并将个人签名或文本插入到任何项目。

数字安全：为邮件加上数字签名以保证其他人无法对邮件进行改动。用密码对邮件加封以保证只有所选收件人可以读取邮件和邮件附件。

查找相关的全部邮件和某人发来的全部邮件：在活动文件夹中，查找具有相同主题或某人发来的全部邮件。

超链接：在邮件中包括连到文件服务器或www页的直接链接。

邮件过期和推迟送达：前者意为将邮件标记为在特定时刻删除。后者意为现在不发送邮件，但过后再将邮件送达收件人。

邮件撤回：从收件人处撤回未读邮件，如有必要，可以用新邮件代替所撤回的邮件。前提是双方都是使用Exchange服务器。

邮件跟踪：准确地了解收件人何时收到或打开邮件。在原始邮件中合并全部“送达”、“已读”、“撤回”和“投票”通知。

邮件标记：标记带有后续动作或响应的邮件。

远程邮件：远程处理电子邮件，并可以连接到联机服务器只选择要下载的邮件，这样就不必为不急于查看的邮件花费时间或磁盘空间。

答复批注：如果已经对所答复邮件的邮件正文进行更改，可以将您的姓名附加到所作更改上以便于识别。

投票请求：并统计对于在邮件中所发送的多选问题的响应。可以在原始邮件中合并投票通知。

3) 使用通讯簿

若要打开“通讯簿”对话框，请单击“通讯簿”，或单击“工具”菜单中的“通讯簿”。“通讯簿”对话框中有多种类型的通讯簿，包括“全球通讯簿”和“Outlook通讯簿”。

全球通讯簿：该通讯簿包含公司内的用户、组和全部电子邮件地址。由管理员创建和维护该通讯簿。“全球通讯簿”也可包含公用文件夹电子邮件地址。

Outlook通讯簿：由位于“联系人”文件夹中的联系人自动创建的通讯簿。该“联系人”文件夹中的电子邮件字段或传真号码字段包括有条目。联系人可为公司内部和外部人员，每个联系人可有多个电子邮件地址。更新“联系人”文件夹中的联系人时，也更新“Outlook通讯簿”。反之，则不可以。“联系人”文件夹作为独立的条目出现在“通讯簿”对话框中的“显示名称来源”框的“Outlook通讯簿”下。如果这里没有显示“联系人”的邮件地址，可以按如下操作进行：选中“联系人”→右击“属性”→“Outlook通讯簿”→“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”并且可以自定义“通讯簿名称”→“确定”。

上面只是简要介绍了一下Outlook的一些最基本的功能。它还有任务、日历、日记、便笺等诸多功能。另外，因为同是微软公司的产品，Outlook与Word，Excel等工具有较好的集成能力。

二、Outlook FAQ

（Frequently Asked Questions）

1.访问邮件的方式

1)在公司网络环境内

在公司网络环境内，我们可以通过配置Microsoft Outlook来收发邮件。

Outlook配置指南：

配置目标：在Microsoft Outlook 2003上配置Exchange来实现邮件的正常收发。

配置过程：在新建Exchange邮箱前，请先关闭Microsoft Outlook。

从“开始”“设置”“控制面板”

如果您选择的经典视图，那在控制面板下面就直接有“邮件”

如果您选择的是分类视图，请点击“用户账户”，打开后会有“邮件”，如图所示：

选择“邮件”  “电子邮件账户” “添加新电子邮件账户”，选择“Microsoft Exchange

Server”-继续“下一步”。

在 “确定”后，进入“电子邮件账户”页面，在此页面上输入Exchange服务器名：“mp-ex-01”，以及您的用户名，用户名为您的域用户名，完成后点击“检查姓名”，您的用户名将自动转成您的中文姓名。

点击“检查姓名”按钮前：

点击“检查姓名”按钮后：

检查通过后继续“下一步”，出现要您更改设置的下面对话框，点击“完成”。

配置完成。

在Microsoft Outlook 2003里按上面设置邮件收发，就可以直接访问邮件服务器。

2)在公司网络环境外

① OWA访问方式（普遍适用）

OWA全称Outlook Web Access，是Exchange邮件服务器系统提供的Web方式的邮件处理页面。

我们公司的Exchange邮箱 Web地址为：/exchange

输入“域名/账户名”和“密码”然后直接登录即可。

OWA邮箱内的内容和Microsoft Outlook 2003邮箱的“邮箱—***”内完全一致。

②VPN访问方式（笔记本用户建议使用该方式）

如果你使用笔记本电脑，我们提供了VPN拨入方式进行访问。通过VPN可以连入公司局域网，其他操作和在公司内一样。

VPN（Virtual Private Network），虚拟专用网络。VPN技术就是通过公网资源Internet来访问公司的内网Intranet。具体点就是让你在公司外可以虚拟公司的网络环境进行办公。

VPN客户端设置如下：

首先，安装注册表修改项。

“开始”“运行”，输入“server2006VPN”,（或者直接点击这个链接）会找到“”的注册表文件。双击进行安装。（）

其次，新建客户端。

打开“网上邻居”“查看网络连接”“创建一个新的连接”“新建连接向导”“下一步”“连接到我的工作场所计算机”“虚拟专用网络”“公司名：Microport”“IP地址：222.72.248.46”“任何人使用”“添加快捷方式”“完成”

最后，输入用户名和密码。

用户名和您的邮箱名一致，密码和您的用户名相同。

公用帐户和密码为：ITDept （区分大小写）

2. Outlook显示脱机

这样的问题一般常会出现在新加的用户中，这是因为Microsoft Outlook默认是勾选“使用Exchange缓存模式”，会减缓本地信息更新速度；其次新加用户的信息在域中更新也是需要时间来同步的，所以出现此种情况以后，你需要不使用Exchange缓存模式和需要等待时间来解决这个问题。同时，这个问题的出现还有其他的比较少见的可能原因，需要多角度排查原因。

当然你也可以点击右下角的小箭头来主动显示“脱机工作”，还有其他的设置，在特殊条件下，大家可以尝试使用。

3.共享我的日历

日历分为“个人文件夹中的日历”、“邮箱—***中的日历”、“存档文件夹中的日历”（默认账户中的日历一般简写“日历”）。如果你需要别人分享你的日历，前提是日

历为 “邮箱—***中的日历”。所以你需要把日历写在服务器上，然后指定特定的域用户来分享你的日历。勾选“邮箱—***中日历”，然后右击“共享”，出现界面如下：

你可以通过“添加”用户，给予相应的权限，让别人分享你的日历。

“共享日历”可以让特定的人知道你的工作状态，安排会议，分配工作等等。

注：Exchange的“邮件”、“日历”、“联系人”、“便笈”等都可以使用以上方法共享。

4.自动收发邮件

“工具”→“选项”→“邮件设置”→“发送/接受”→勾选“安排自动发送/接收的时间间隔为*分钟” →“关闭”

5.最小化隐藏

打开Microsoft Outlook在电脑右下角右击Outlook图标，然后点击“最小化时隐藏”，那么在你工作的时候Outlook就会一直工作着，协助你及时细致的完成工作。

6.“规则和通知”来管理邮件

在邮件的界面下，点击“工具”→“规则和通知”

点击“新建规则”，出现界面

按照规则向导，你可以实现更多的功能。比如把某位上司发来的邮件直接投递到特定的文件夹；把包含“大动脉”这个词语的邮件投放到一起等等。这样在邮件量多的时候，方便查找，科学管理，一目了然。

7.“搜索文件夹”的使用

在收件箱里创建的子文件夹是邮件实体，如果你删除子文件夹，里面的内容就会连带删除。而“搜索文件夹”的子文件夹只是邮件集的索引，删除子文件夹不会删除邮件。

右击“搜索文件夹”，选择“新建搜索文件夹”，出现下面的向导：

你可以根据需要，创建自己需要的条件。

8.创建自己的签名

“工具”→“选项”→“邮件格式”→“签名”，点击签名，就可以新建新签名，编辑签名等等。在“编辑”里有一个“高级编辑”，默认是指向Microsoft Word，这样你就可以完全像编辑Word一样，设计自己的签名。

新建好签名后，你需要在下面的界面里看到，你需要选择“新邮件使用该签名”和“答复和转发时使用该签名”所需要的签名，你可以设计多个签名以供选择。

9.垃圾邮件的处理

用帐户所收到的垃圾邮件的量将会大大减少，我们公司已经在邮件服务器端做了拦截，绝大部分的垃圾邮件会被阻止。

如果你的邮件里收到确认是垃圾邮件，你可以右击这份邮件，选择“垃圾邮件”

→“将发件人添加到„阻止发件人名单‟”

目前垃圾邮件上出现一种问题：发给其他收件人的垃圾邮件会被你收到。这些垃圾邮件都是来自于原来的medial邮件服务器，等服务器切换过渡时间过后，关掉这台服务器，这种问题就会大大减少。

10.回执的使用

新建一封新邮件，点击“选项”框。

你可以勾选不同的投票和跟踪方式：“使用投票按钮”：即可以简单的为一个决定做调研，Outlook会自动生成投票结果，比如这样的决定：“我们部门内有多少人会参加礼拜六的聚会？”等等。“送达回执”：邮件送达目标服务器即给出回执。“已读回执”：收件人阅读邮件后(双击打开为已读，预览不算已读),发件人会自动收到已读的消息邮件。

11.日历的双时区显示

如果你经常出国或者经常与国外的人联系，Microsoft Outlook支持双时区显示，方便你的工作安排。

在Outlook的“日历”的左侧时间显示区域内，右击选择“更改时区”，会看到下面的内容：

勾选附加时区，自定义标签名称和选择时区后，确定即可双时区显示。出差到了外面，点击“交换时区”就可以应付工作时间上的调整。

12.邮件标记

每个邮件的后面都有默认有一个灰色的小旗子，右击会显示不同颜色标志的，你可以为每个邮件添加旗子，以便自己识别方便。

13.自动答复功能

如果你需要自动回复一些邮件，可以通过：“工具”→“外出时的助理程序”。设置Outlook，当Outlook处于关闭状态时，它就会自动回复邮件的内容。

注意：你需要在你关闭Outlook之前，开启自动答复功能。

你还可以设置详细的规则的来设置自己的邮件答复。

当你重新打开Outlook时，Outlook会自动弹出下面的对话框：

选择“是”，则关闭自动答复功能，选择“否”则继续保留这项功能。

14.邮件大小

为了保障邮件线路的通畅，我们在邮件服务器端限制了发送邮件的大小，目前限制在10M，超过这个大小的邮件就会被服务器阻止，并且会自动给你发送给你一份邮件：

无法到达以下收件人:

******，时间为 *******

此邮件超过了当前系统限制或收件人的邮箱已满。请缩短邮件正文或删除附件，然后重新发送。

MSEXCH:MSExchangeIS:/DC=local/DC=MicroPort:MP-EX-01

15.群发邮件注意事项

如果你群发的邮件地址都是公司内部的，那就没什么问题；但是，如果群发的地址中夹杂着公司外部地址，比如有一两个Gmail，hotmail的，那就请你注意了，尽量不要这样群发了。因为类似这样的情况频繁发生的话，我们公司的邮件地址就会被国际邮件组织列入黑名单，轻则定性为可疑邮件地址，重则定性为垃圾邮件地址，会导致被屏蔽的后果。所以我们建议，一次收件人最多不要超过20位 。

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