[Word]常见公文写作格式和文件排版格式

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2024年4月6日发(作者：)

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常见公文写作和文件排版

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格式

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（2011年2月）

常见公文写作格式和文件排版格式

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公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公

文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文

处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了

全部通用公文和专用公文。

1．文种

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全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3

日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准，全国党

的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、

公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个

种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1

日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政

机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通

报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种

类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、

公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行

政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公

文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不

可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"通知"的"附件"行文。

例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技

术练兵比武的办法的通知》，不能作为文种使用的还有"总结"、"

计划"、"安排"、"要点"、"细则"等。三是"请示""报告"""函"混

用。例如：《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级

解决问题，应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇

报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的，不需要回复；而

请示是"向上级机关请求指示、批准"的，需要回复。有时也存在

"请示"和"函"混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽

工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是

有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准

时，故意将"函"用成"请示"，如"××县办公室关于追加2006年

度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县办公室关于

追加2000年度办公经费的函"。

2．纸张和排版

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《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理

办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为

秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签

发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关

和印发日期等7个要素。臵于公文首页红色反线（又称间隔横线）

以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含红色反线）以下至

主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下

的各要素统称版记。

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《中国共产党机关公文处理条例》、第九条规定，公文用纸可采

用16开型（宽184mm×长260mm），也可采用国际标准A4型（宽

210mm×长297mm）。国家机关公文用纸的采用A4型纸。

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采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm

±1mm”，订口（左白边）为：28mm±1mm，地脚（下白边）为：

35mm±1mm”，翻口（右白边）为：25mm±1mm”，版心尺寸为：156mm

×225mm（不含页码）”。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，

每行排28个字。

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采用16开型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：

40mm±1mm”，订口（左白边）为：25mm±1mm，地脚（下白边）

为：25mm±1mm”，翻口（右白边）为：20mm±1mm”。正文用3号

仿宋体字，一般每面排20行，每行排25个字。

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公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4

处，允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为

4mm。

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公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各

放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1

字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。

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3．发文机关标识（文头）

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又称“版头”，《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头

“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明

文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识

原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为

原则由发文机关酌定，推荐使用高22mm×宽15mm字体。上报的

公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件

版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区

域名称。如“××县档案局”，不必写为 “××省××县档案局”

或“××市××县档案局”。同级机关或部门可联合行文，联合

行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同

级别机关，一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机

关发文字号。而在实际操作中，有些单位往往是没有联合机关专

用红色文头，打印“黑头”文件，严重影响了公文的严肃性。

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4．发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般

在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不

与签发人时）。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不可

有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：

一是“字”和“发”混淆不清。党政机关代字多为“××发”，

职能部门代字多为“××字”。二是“„‟”不对，年份应标全称，

用六角括号“„‟”括住，六角括号（„‟）可在word软件“插入

符号”中选取，不能用“（）”；三是序号编虚位，将“5号误编为

005号；四是加“第”字。如方发„2006‟5号写为”方发„2006‟

第5号”

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5．签发人

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上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文

字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签

发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3

号楷体字标识签发人姓名。

6．红色反线

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红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等

宽（即16开110mm-145mm,A4在156mm左右）。需要注意的是，

党委的可在红色反线中间标★，政府序列不标★。

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7．标题

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标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。

省略发文机关有两种情况，一是机关内部使用的公文，标题中省

略在落款处写机关名称；二是法规类公文。令、命令等为了庄重

简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文

机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个：一是不写发文机

关名称，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这时错误的。

二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名

号外，一般不使用标点符号。三是多层转发，语意难解。如某县

级机关转发市级机关已经转发的《山西省民政厅关于加强民政工

作的通知》，其标题拟为《××县民政局关于转发××市民政局

关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》，一个

标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使读者不知所云，可

通过省略一个通知字样的方式来“消肿”，改为《××县民政局

转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》。四是批转、转发、

印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”

或“印发”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同

级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，贯彻上级机关发出的

公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。五是

对公文主题的把握不准确、不全面。对起限制、修饰和说明的时

间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题

事由不清楚、不准确，如"××县工商局关于摆摊设点的决定"，

此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"、摆设地点等不明

确、不具体，根据该文的内容，应改为"××县工商局关于禁止

在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。

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公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字居

中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上

下对齐。公文标题如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意

不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可上短下长或下短上

长，有三行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得

将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做

到词义完整、排列对称、间距恰当。

8．主送机关

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主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范

化简称、统称。普遍存的问题：一是主送机关“一逗”或“一顿”

到底。主送机关较多，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次

排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别

的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列形

式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直

属机构”。二是位臵选择不对。主送机关一般在标题下空1行、

左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机

关名称后标全角冒号。意见、决定、条例的主送机关标注在版记

中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文，如果主送机关名

称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版

记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请

示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的公文，如果发送机

关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有

关部门和单位”等办法概写。三是党政不分。党委行文对政府系

统，党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为“各省、

自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委，国家机关各

部委党组，各人民团体党组”；国务院行文可为“各省、自治区、

直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中共中央、国

务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各

大军区党委，中央和国家机关各部委，各人民团体”。

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9．正文

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正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能

回行。普遍存在的问题：一是引用公文文号格式不对。应当先引

标题，后引发文字号。如，"据×办„2006‟12号文《关于××

××××的通知》"，其引用文号的方法就是不符合规定的，正

确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办„2006‟

12号）。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数，

其标识方法为：第一层用“一、”“二、”“三、”……第二层用“（一）”

“（二）”“（三）”…… 第三层用“1.”、“ 2.”、“ 3.”…… 第

四层用“（1）”“（2）”“（3）”……目前一些公文序数数词仍然存

在使用不规则的情况，要注意序数数词的写法，"一、"下面是顿

号，"1."下面是圆号，而"（一）"和"（1）"括号外面是不带顿

和点号。意见等公文为了便于查阅引用，第一层用“一、”“二、”

“三、”……第二层用“1.”、“ 2.”、“ 3．”一条龙排队。三是

结束语。颁发性、转发性、指示性的通知，因提出了具体的执行

要求（如请贯彻执行，请遵照执行）。意尽言止，自然结束。任

免性通知，属告知性质，最后用“特此通知”回行空两格作结。

通告可写“特此通告”。公告可写“现予公告”。请示可写“以上

请示如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”“可否，请批示”“当

否，请指示”“请审批”。批复可写“此复”。函可写“特此函告”

“请研究后函复”“请同意”“请批准”。

10．附件

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公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位臵用3号仿

宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标

点符号。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，

并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序

号，比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的问题是：在一些

转发、印发的文件中，将附件臵于版记（公文主题词以下）之后，

这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是

附件的关系，实质上都是正件，因主要政策规定在被转发、印发

的文件之中。

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11．成文时间

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成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件

起草时间为准。行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉

字将年、月、日标全，“○”不能写为“零”，一般臵于正文右下

方。中国共产党机关公文未明确，根据惯例一般用数字标全。成

文日期具体的上下位臵依印章来定，左右位臵由字数来定，一般

右空2-4字。

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12．署名和印章

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单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识

成文时间并加盖印章（党的机关公文署名）。

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公文除会议纪要、和普发性文件外，均应加盖印章。公文所盖的

印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替时，

应注明“代”字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。正确的

盖章方式有：（1）下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字

时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；（2）中套方式。

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时

间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办

机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加

盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相

距不超过3mm.

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当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整

行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得

采取标识“此页无正文”的方法解决。[新《办法》规定]

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13．附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的

说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公

文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在

成文时间下一行。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请

示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

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14．主题词

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“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；

词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点分隔。一般

情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。上

报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出准确反映

主题内容类属的词时，应在确定词的后面加△，以便区别。

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15．抄送机关

公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿

宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，

回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句

号。排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、

人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等

合排一行，其他单位合排一行。实际中，同级机关也可按党委、

人大、政协、法院、检察院、其他单位的顺序排列。如果主送机

关移至“主题词”之下，标识方法同抄送机关。普遍存在的问题

是：一是抄送、抄报同时混用。抄送是指主送机关之外的其他需

要告知公文内容的上级、下级和下相隶属机关。不少单位对上级

单位抄送文件时仍然沿用"抄报"一词。目前，公文无论是对上级

还是对下级抄送，概用"抄送"一词。不再使用"抄报"一词。二是

抄送栏中重复出现主送机关名称。

16．印发机关和印发时间

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印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名

称。印发机关位于抄送机关之下占1行位臵，用3号或4号仿宋

体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文

付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

17．份数

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份数臵于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉

伯数字标识。政府机关公文按新《办法》规定已经取消了"份数"。

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本文标签： 机关公文标识名称发文