巧妙处理Word文档使用中的常见故障

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2024年4月22日发(作者：)

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巧妙处理Word文档使用中的常见故障

作者：张伟 许博光

来源：《科技与企业》2013年第15期

【摘要】在Word文档处理过程中，用户可以进行输入文字、排出精美的版面、制作表

格、插入图片等操作。虽然Word文字处理的功能很强大，但如果不能合理的使用它，也会给

用户带来许多不便。本文作者根据多年的工作经验，总结了几个巧妙处理Word文档使用中常

见故障的方法，以供大家参考使用。

【关键词】Word文档；编辑；故障

Word文字处理软件是Microsoft Office套装软件中的一个功能强大的字处理软件，它处理

文字的功能在排版过程中发挥得淋漓尽致。下面介绍给大家几个巧妙地排除Word使用中故障

的方法，希望对Word用户有所帮助。

1.打开Word文档速度变慢

用户故障：打开一个比较大的Word文档时，程序的反应速度非常慢。

医师解疑：经过检查，发现程序反应速度慢是Word的“拼写语法检查”功能引起的。在打

开文档时，“拼写语法检查”功能会自动从头到尾进行一次语法检查。如果文档很大，检查的时

间就会很长，同时占用大量的系统资源，从而直接造成了程序“反应迟钝”。

可以通过以下步骤来关闭这项功能：

第1步：选择“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。

第2步：切换到“拼写和语法”选项卡，禁用“键入时检查拼写”、“键入时检查语法”和“随拼

写检查语法”选项。

第3步：单击“确定”按钮，关闭对话框。

医师出招：关闭拼写检查功能以后，可以在需要时，选择“工具”→“拼写和语法”命令调用

该功能进行检查。

2.无法正常编辑Word文档

用户故障：使用Word制作了一个文档，在打开该文档时，Word提示“此文档正在被XXX

编辑，以只读方式打开”，单击“是”按钮，文档可以正常打开，但是不能修改。而实际上，这

个Word文件没有被使用。

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医师解疑：根据故障现象分析，推断该问题和Word打开文档的机制有关。Word在打开

文档时，会在TEMP文件夹（通常位于C：＼Windows或者C：＼Documents and Settings目录

下）或原文档所在目录生成几个扩展名为TMP的临时文件。当遇到断电、系统崩溃等突发情

况时，可以使用这些临时文件来恢复所编辑的文档。正常退出或者保存文档后，这些临时文件

会被自动删除。

医师出招：有时可能需要重新启动系统，或者进入DOS环境才能正常删除临时文件。

3.撤销系统自动项目编号功能

用户故障：在Word默认设置的情况下，在一个空行中输入“1、word 2007操作技巧”，系

统会自动将其变为项目编号的形式，并且输入第二行时会自动添加“2、”字样。这时如果按

【BackSpace】键，可以删除第二行中的项目编号，但是不能消除第一行中的“1、”已经变成项

目编号了。

医师解疑：这种问题的产生是因为系统有“自动更正”的功能，默认按照一些约定将输入的

内容自动更正。当输入“1、Word 2007操作技巧”按【Enter】键后，系统做了两件事，先是换

到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。按【Ctrl+Z】组合键就取消了第二步操作，这

就是妙用【Ctrl+Z】组合键的功能。利用此方法可以很方便地取消系统的自动项目编号。

4.拖放功能在Word中无法使用

用户故障：在使用Word进行文档编辑的过程中，发现在Word中选定一部分文字时，不

能保持选定状态，无法使用拖放功能把选定的文字拖放到其他的位置。

医师解疑：根据故障现象分析，出现这种现象的原因可能是没有启用拖放式文本编辑功

能。按照如下方法就可以将这项功能重新开启：

第1步：选择“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。

第2步：在“选项”对话框中切换到“编辑”选项卡，选中“拖放式文字编辑”复选框。

第3步：单击“确定”按钮。

中部分文字隐藏在表格单元格内无法看到

用户故障：在使用Word进行文本编辑时，发现有时部分文字隐藏在表格单元格内无法看

到。

医师解疑；有两个原因可能导致在Word中出现部分文字隐藏在表格单元格内无法看到的

现象：

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①要显示的文本高度超过了所指定的固定行高。如果是这种情况，可以选中该单元格，再

选择“表格”→“表格属性”命令。在“表格属性”对话框中，切换到“行”选项卡，在“尺寸”区域里

选中“指定高度”复选框，然后在“行高值是”下拉列表中选择“最小值”。

②单元格内文字的缩进量设置不合适。如果是这种情况，可以选中该单元格，然后选择

“格式”→“段落”命令。在打开的“段落”对话框中切换到“缩进和间距”选项卡，然后在“缩进”区

域重新指定缩进量。

无法自动保存文档

用户故障：使用Word进行文档编辑。一次编辑文档的过程中，因为设置了word的自动

保存功能，所以就没有手动保存正在编辑的文档。编辑过程中突然断电，来电后，重新启动电

脑，发现编辑的文件没有了。

医师解疑：其实，在设定了Word的自动保存功能之后，程序对于正在编辑的文档进行了

自动保存。这种自动保存功能就是针对诸如系统崩溃、突然停电等意外情况设计的，以保证意

外情况发生之后，用户不至于受到太大的损失。Word会定期对正在编辑的文档进行复制操

作，并且将其存放于扩展名为asd的文件中（保存路径参见“选项”对话框的“文件位置”选项

卡）。

7.在Word中的表格里输入文字时列宽发生变化

用户故障：在使用Word时，如果文档中使用了表格，而且又在表格中输入了文字，有时

表格的列宽就会根据输入的文字发生变化。

医师解疑：在Word中，表格中的列宽能够自动调整尺寸，以适应文字或图形的大小。如

果在表格中输入的文字超过了列宽，Word将调整列的尺寸，以容纳这些文字。如果用户不需

要再输入时调整列宽，可以按照下面的方法设置：

第1步：在文档中选中表格，再选择“表格”→“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。

第2步：在“表格属性”对话框中，切换到“表格”选项卡，然后单击“选项”按钮。在打开的

“表格选项”对话框中，取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。

第3步：单击“确定”按钮。

8.在Word中打印图形和表格时没有输出边框

用户故障：使用Word进行文档编辑，文档中的图形和表格的边框在打印预览时显示正

常，但是使用打印机打印时，却发现图形和表格的边框没有打印出来。

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医师解疑：可以按照以下的步骤排除这个故障：

第1步：在Word中选择“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。

第2步：切换到“打印”选项卡，在“打印选项”区域中取消选择“草稿输出”复选框，在“打印

文档的附加信息”区域中选择“图形对象”复选框。

第3步：单击“确定”按钮，完成设置。

参考文献

[1]王保成，向炜等.计算机组装与维护[M].北京：高等教育出版，2009年8月

[2]李天为.电脑故障排查实用宝典[M].北京：中国铁道出版社，2010年1月

[3]陈波.电脑组装、维护、故障排除简明教程[M].北京：清华大学出版社，2010年9月

[4]姜薇.计算机综合应用能力教程[M].北京：中国铁道出版社，2011年8月

本文标签： 文档表格使用自动功能