OmniFocus(附最全面的资源汇总) 限时免费 APP每日推送

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2024年5月23日发(作者：)

【转载】手把手教你入门 OmniFocus（附最全面的资源汇总） 限时免费 APP每日

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最近几年，效率 App 得到疯狂的追捧，加上苹果良心的生态圈，应运而生大批优秀

的生产力效率工具，这些工具中有一类 GTD 时间管理应用，主要目的是帮助用户科学地

进行时间规划，逐步地完成每天的任务目标，提高自己的工作效率，比如 Mac 和 iOS 平

台上的 OmniFocus、Things、Clear、2Do 等等。

在众多 GTD 时间管理应用中，最受推崇的莫过于 OmniFocus 了。它覆盖 Mac、

iPhone 和 iPad 三大设备，功能丰富、设计和用户体验极佳、扩展性强，素有「GTD 神

器」的称号。但初入门用户往往由于 OmniFocus 功能太过强大、设置过于复杂、学习曲

线太高，转投其它更轻量级的 GTD 应用，因此，笔者一直就想写这篇文章，帮助更多初

学用户更好上手这款「神器」。

以下将以 OmniFocus for iPhone 为例，详细为大家讲解 OmniFcus 的基础功能和

使用方法，文末还有笔者长期收集的最全面的学习资源汇总，欢迎分享收藏。

1. 自带入门教程

初进 OmniFocus，应用实际自带了一个基础入门教程，以帮助新用户在短时间内尽

快上手这款功能复杂的应用。如果你想学到更多，还可以前往美国区的 iTunes 下载官方

出品的 iBooks《iPhone OmniFcus 2 用户手册》。

1.1 初始设置

加载完 OmniFocus 之后，首先会显示一个欢迎界面，我们在这个界面里需要选择数

据同步的方式，以便我们在不同的设备上实时同步项目和动作列表。比如你在一台 iPhone

上编辑了一个新的任务或者项目，通过数据同步操作之后，你可以在 iPad、Mac 甚至另

外的 iPhone 设备上访问这些数据（相同同步帐号的前提下）。

当然如果你不想进行数据同步，只想在本设备上使用，你可以选择「Keep Data Here

Only」。不过笔者还是推荐用户开启数据备份和同步功能，一是方便数据的同步共享，二

是为了避免本机误操作或数据丢失，可以利用云端备份进行恢复。当然进行远端数据同步

的方式也可以进行选择，这点我们会在后面的评测中细讲。

1.2 任务列表范例

接下来，我们会在收件箱中看到一个任务列表，这个任务列表是 OmniFocus 自带的，

目的是为了帮助用户快速掌握 OmniFocus 的基本的功能和设置。选择第一条「动作」，

在「注释」项中可查看这条动作的内容。该列表总共有 6 ~ 8 条记录，我们可以快速翻阅，

暂时不必纠结于一些术语，比如「收件箱」「上下文」等概念，这些概念我会在后面的评测

中一一为大家讲解。

2. 实战入门教程

完成上面的自带教程，我们大概知道了 OmniFocus 是个什么样的东西，应用大概长

什么样，但对很多概念可能不是很了解或者说完全不了解，对于如何使用 OmniFocus 这

款应用还是有很大的困难，没关系，这一节我将为大家一一解答。

2.1 动作和无限项目层级

首先从主界面说起。最上面一栏是「时间预测栏」，显示「今天」、未来四天、「过去」

及「将来」的到期动作数。

这里先解释一下项目（Project）和动作（Action）的概念。根据 GTD 理论，「动作」

是 GTD 中最小的、不可分解的事件单元，而「项目」是包含若干「动作」的集合。

举个简单的例子，以「上街买菜」为例，今天要买猪肉、排骨、西红柿、鸡蛋等等一

堆食材，每一个购买的选项都是一个「动作」，在这个动作里面你可以指定动作相关的细节，

包括这个动作的具体的名称、所属项目及上下文信息、标记、持续时间、推迟及到期时间、

注释和附件。而这些类似的动作构成一个大的项目，名为「买菜」。可能有人觉得将「买菜」

是不是作为一个动作来看会更好，因为今天上街买菜，明天上街买菜，每天一个项目可能

太繁琐了，甚至还可能把「买菜」包含在一个更大的项目里面，比如「生活开销」。

绝大多数 GTD 应用允许用户指定一个项目，在项目中添加多个动作，但只允许用户

进行一个项目层级的定制。而 OmniFocus 的杀手锏是「支持无限层级项目的定制和管

理」，它允许我们在项目里面嵌套项目——这符合我们的预期，多数情况下我们可能会设置

两三层的项目层级，但笔者建议最好不要进行太多项目层级的定制，因为从数据结构的角

度来看，多层项目层级意味着增加了数据的深度，会增加遍历检索所需的时间，而且过多

的项目在实际使用中也会更繁琐。

2.2 预计持续时间 & 到期

这个很好理解，「预计持续时间」也就是项目或动作预期的完成时间，大概需要多长时

间才能完成；「到期」则是指项目或动作具体的截止时间。

2.3 上下文

第二个要解释的概念是上下文（Context），这是 OmniFocus 独有的一项设计，简单

来说，上下文类似 Tag 标签，利用上下文，我们可以快速分类管理和检索项目或动作。

如何在实际使用中运用「上下文」呢？这里大致有两种思路：一种是采用地点的方式

划分，列出执行任务所在的不同场所——家里、办公室、商场、菜市场等等；另一种是根

据我们完成任务所需的时间及精力来划分，比如重要、紧急、立即、琐事等等。但需要注

意，OmniFocus 的上下文不支持标注多个「上下文」，这也是它区别于通常「标签」功能

的重要体现。因此，这两种上下文机制对于同一个任务不能同时使用，那么具体使用哪一

套，各位就要根据自己的喜好和需求选择了。

2.4 任务推迟、注释、附件及分享功能

接下来讲的「推迟至」在任务执行过程中经常会碰到。比如预计定于昨天下午 5 点完

成的任务，最后因为某某突发原因或者自己拖延，一直搞到今天上午 10 点才搞定，这个

时候你不必删除原来的任务，再新建一个任务，只需在原任务上点击「推迟至」重新确定

一个时间即可。

「注释」是一个比较实用的功能（这里 OmniFocus 官方翻译为「注意」，但笔者认

为「注释」更好理解）。在规划或者任务执行的过程中，我们多少需要记录一些必要的信息，

帮助自己更准确地描述任务和日后的归档检索，纯文本的「注释」功能就非常有用。

「附件」这个不用多说，它可以将任务有关的图片和音频资料添加进来，但

OmniFocus 做得比较简陋——一来它不能批量添加附件，比如我每次外出会给任务添加

一个离线的地图，如果有多张图就需要一个个添加，实在麻烦；二来当附件中有多张图片

时，每次只能查看一张图片，不能左右滑动切换上一张 / 下一张，很不方便。

「分享」这个功能也不用过多解释，用户可以将已经定制好的项目或者动作以短信、

邮件的方式进行分享，目前 OmniFocus for iPhone 已经支持 iOS 8 的分享扩展菜单，

所以你甚至可以利用 Workflow 进行更复杂的分享操作。

2.5 任务和项目的转换

OmniFocus 中的项目和动作是支持互相转换的。我们通常在指定任务的时候，很可

能对全局的把握不是很准确，需要在之后调整。OmniFocus 提供了方便的转换功能，可

以将项目转成动作，也能将动作转成项目。一般来说，当一个动作需要很多步骤才能完成

时，我们就应当将一个动作转成项目，以便更好地规划管理。

2.6 透视功能

什么是「透视」呢？简而言之，就是事先设定的一组过滤器，可以对数据库中的多个

项目和动作进行不同维度的筛选过滤，只显示符合你要求的项目和动作，避免过度的任务

对我们当前的状态产生不必要的干扰。

这个功能绝对是 OmniFocus 最大杀手锏，但是目前在 iPhone 版上不支持定制，

只能查看，在 iPad 和 Mac 上我们可以根据自己的需求任意定制，具体定制方法可以查

看本文末尾 Oceangirl 的教程。顺带一提，OmniFocus for iPhone 默认不显示「已完

成项目」的透视，我们需要进入「透视」中点击右边的五角星，之后便可以在应用主界面

快速查看已完成的项目和动作。

2.7 附近、检索功能

「附近」是 iPhone 版独有功能，大概原理是利用网络定位，为任务进行地理位置的

分配，方便对任务进行聚类管理，但由于国内定位偏移的问题，这一功能的实用性很低。

差点忘了说一个重要的功能——「检索」。当数据库中的任务越来越多后，我们有时需

要对之前的项目进行检索，甚至对已完成的任务进行检索，OmniFocus 可以按照项目名、

动作名甚至注释对用户数据库进行检索，帮助我们快速找出任务目标。

2.8 WebDAV 及 TextExpander 支持

前文提到过，笔者强烈建议所有人都开启 OmniFocus 的云端数据备份功能，但可能

有些用户会抱怨 OmniFocus 自有的同步服务速度太慢或不稳定，那么可以试试使用国内

的 WebDAV「坚果云」对 OmniFocus 的数据进行同步，具体方法可参考《让 OmniFocus

更快更强的 3 个实用技巧》一文。此外，TextExpander 作为一款键盘加速输入的神器，

OmniFocus 也完美支持，只需在设置中对 TextExpander 片段进行同步，便可开始使用。

3. 入门教程及相关资源推荐

以下是我耗费很长时间精心收集的一些 OmniFocus 的教程和评测贴资源，大家可以

根据自己的问题导向选择进行查看，在查看完后一定要记得多进行实践练习，方能不断提

高 OmniFocus 的利用率，提高自己的效率。

3.1 少数派相关技巧教程

原作者：iTodd @ 少数派

《细节成就优秀：6 个你未必知道的 OmniFocus 2 for iPhone 技巧》

《让 OmniFocus 更快更强的 3 个实用技巧》

《给 OmniFocus 减负的 5 个整理小技巧》

3.2 系列教程：「工具控的福音 - OmniFocus 使用心得总结」

原作者：Oceannagirl @ douban

《Part 1——基础设置》

《Part 2——项目与情境》

《Part 3——透视》

《Part 4——Applescript》

《Part 5——External Support》

《Part 6——Workflow & Case Study》

3.3 褪墨专题文章

《褪墨?时间管理》

《入门GTD时间管理系统必读》

《通过结构化拖延完成任务》

《“习惯培养清单”使用介绍》

《重拾时间管理》

《用iPhone实践GTD一年后的心得体会》

《iPhone Mac OmniFocus实践GTD和ZTD的几点心得（上）》

《iPhone Mac OmniFocus实践GTD和ZTD的几点心得（下）》

《怎样打造高效的OmniFocus系统》

3.4 知乎部分精华问答汇总

3.4.1 专题

《知乎 OmniFocus 精华专题》

3.4.2 OmniFocus 购买咨询及其它 GTD 产品对比

《Mac 下有什么笔记软件值得推荐？》

《OmniFocus 和 二者孰优孰劣，怎样选择？》

《Onenote 和 OmniFocus 你会用哪个？》

《就为了用 OmniFocus 买 MacBook 值得吗？》

《OmniFocus for Mac 2 对比旧版本有哪些改变？》

《OmniFocus 2 for Mac 与 Pro 版本的区别在哪里？》

3.4.3 OmniFocus 评价

《OmniFocus 被过誉了吗？》

《OmniFocus 2的 iOS 和 Mac 怎么样？》

《OmniFocus 2 for iPhone 的使用体验如何?》

《如何评价 OmniFocus 2 for iPad？》

《如何评价 OmniFocus 2 for Mac？》

《如何评价 OmniFocus 2 for Mac？》

3.4.4 OmniFocus 入门问题

《如何高效的使用 OmniFocus？》

《有什么 Omnifocus 2 高效使用指南 for 入门者?》

《OmniFocus 2 for iPhone 如何使用？》

《OmniFocus 里定期重复、定期推迟什么的到底怎么用的?》

《关于 OmniFocus，所谓的「透视」到底是什么意思?》

《OmniFocus 该怎样设置上下文？》

《OmniFocus 子动作完成，母项目或者母动作为什么不能自动完成？》

《OmniFocus 能将项目分类吗？》

《OmniFocus 2 for Mac 收集箱项目怎么一步放到 Project 的对应文件夹里？》

3.4.5 OmniFocus 进阶问题

《OmniFocus 中，project 和 action 应如何选择？》

《GTD 软件中，多层级项目该如何使用，既分类清楚又避免臃肿低效？》

3.4.6 OmniFocus 其它

《OmniFocus 的开发团队有多少人，产品设计是谁？》

《为什么 OmniFocus 不推出 Windows 版本？》

这是 GTD 时间管理的两个英文站点，博客内容更新很快，提供订阅式服务。这里汇

集了从基础入门、进阶到高手的各种教程，各种你想不到的教程资源，对于有一定英文阅

读能力的用户强力推荐。

《Asian Efficiency: Time Management and Productivity》

《Cal Newport》

4. 总结语

不管这些工具多么强大、多么智能，要明白的是他们不能替代我们进行干活，只是从

运筹学角度来说帮助我们规划管理，提升单位时间的产出，所以说动作才是根本，没有执

行，再好的规划都是天方夜谭。

另外搜集、筛选、整理和归纳汇总这个总结帖着实耗费很多时间和精力，但限于我个

人的理解和水平仍可能有不到位之处，欢迎各位指正、补充。

本文系转载，目的是方便OmniFocus的用户进行学习交流。原文发表于少数派，作

者：A饭。原文地址为：/27582

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本文标签： 项目任务动作进行用户