美国开源式档案管理系统的开发与管理

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2024年6月8日发(作者：)

美国开源式档案管理系统的开发与管理 -

1第一代开源式档案管理系统

第一代开源式档案管理系统最具代表性的就是AT和

Archon系统，两个项目源于同样一种需要，即找到一种工具用

来支持档案管理和档案数据能够按照反映档案实际的方式进行

自动化操作，并能够按照行业标准输出数据。这种需要首先在

2002年得以满足，当时联邦数字图书馆和加利福尼亚数字图书

馆共同赞助的一系列档案管理工作坊开始探讨此项议题，并发表

了《“档案管理工作坊”白皮书》，白皮书设想通过开发一套开放

源码工具来整合档案描述分类和元数据编码功能，通过数字化目

标管理达到提升档案管理效率的目的。

与AT项目一样，Archon项目同样针对系统的可持续性问

题而开发，项目希望吸纳更多外部机构的支持，以便能够更进一

步地开发和发展该项目。随着越来越多的用户因为个人偏好而使

用Archon系统，文档编制开始成为基于用户社群的活动。即便

如此，香槟分校发现难以满足用户的期待，通过志愿者活动提供

更多的文献资料来提高档案馆成员参与的层次仍然是一项挑战。

同时，Archon系统还面临着档案资料的更新、对Archon编码的

维护保养、修复电脑病毒、满足新功能要求、由于后端技术更新

必须进行的代码重构等诸多挑战。

1.3AT系统与Archon系统的比较。AT是用Java语言编写

的客户密集型、基于桌面的应用系统，而Archon是基于浏览器

的PHP网页应用系统。两个应用系统各自有其功能优势：AT系

统集中于构建与元数据的内容和结构标准紧密耦合的应用软件，

致力于使档案馆的后台业务工作流程效率更高，开发元数据标准

是为了通过标准的逐渐普及达到互通性目的。实际上，AT系统

提供了输出EAD、HTML、PDF等版本的档案检索工具的途径

和方法，并没有解决线上直接访问问题。Archon系统基于网络

的用户个人，界面相对简洁，提供联机搜索、访问机制，能够覆

盖档案描述编码和数据搜集等功能，较好地适应了小型机构对后

续应用程序必须按比例递减的要求，不仅能被大型的研究和学术

性档案馆所采用，还可以获得单一用户或者小用户的支持。二者

同样都面对可扩展性的问题，实现更大数据收集能力问题或者大

量的描述性数据在配置方面的效能问题。

2第二代开源式档案管理系统

第二代开源式档案管理系统的典型代表是ArchivesSpace

系统，项目开始于2009年9月，由纽约大学图书馆等五家图书

馆合作开发，并得到梅隆基金会资助。项目的推出是为了整合与

集成AT和Archon系统的功能，以解决AT和Archon的技术局

限性和市场推广的可持续性问题。

2.1ArchivesSpace系统：功能、使命与技术

2.2可持续性的构建：治理体系。治理体系分为三块：组织

中心、会员组成和治理结构。2012年3月，纽约大学宣布LYRASIS

被选为ArchivesSpace的组织中心后，软件开发、运营支持和管

理用户群参与的责任从ArchivesSpace团队转移到LYRASIS。项

目将会员分为五个等级：微小型、小型、中型、大型、特大型，

会员费用按照规模比例征收。

3关于第二代开源式档案管理系统的思考

3.1面临的挑战。成功的开源性项目一般都要依赖用户和开

发者之间构成的协作性志愿群体，然而ArchivesSpace项目却没

能成功地培育出足够的志愿群体。目前很明显存在两方面的问

题：第一，缺乏用户基础，带来项目的不可持续性风险;第二，

项目的治理结构需要更加开放化，尽可能地给用户委派任务，降

低日常管理费用，使项目在本质上真正具有协作性和基于用户社

群的开源性特征。

3.2发展建议

3.2.1改变软件开发的理念。改变以往基于设计师的立场，

采用基于为用户提供服务支持的立场。通过组织区域用户团体会

议，开展行业论坛会议，促进开发团队之间正式沟通、用户之间

的非正式沟通，在论坛上通过软件的展示证明系统的可行性，为

现有用户提供机会与潜在用户分享他们成功的应用案例，同时也

让潜在的用户能够更加了解软件及其功能。从一开始的应用开发

就优先考虑易用性;在软件开发中评估插件程序，将其作为评估

用户真正需求的一种途径;提供完整产品包，包括发布和编辑、

版本升级修正等。

3.2.2创造更加开放和参与性的环境。提供大部分最新的代

码;指导如何处理代码贡献，谁可以获得提交者的地位;将一切可

以分配给开发团队外的任务都分配出去，在用户群中而不是在项

目团队中培养文档编制、软件测试、规范说明等方面的专家;注

意开发与第三方的伙伴关系，与第三方的关系有助于软件项目传

递整个产品的所有方面的信息，第三方的存在还能够说明该产品

的稳定性，获得了潜在使用者的较多支持。利用圆桌会议作为一

种治理方式、决策方式和任务分配平台，使项目中领薪人员数量

达到最小值。

3.2.3提供志愿者奉献框架，减少日常管理费用。在资金有

限的条件下，可以寻找一个能够将该项目作为其分支机构的孵化

机构，这个孵化机构要充分尊重ArchivesSpace的价值理念，并

有意愿通过资源共享的形式提供孵化，直到项目资金来源稳定。

如果不能为项目找到合适的孵化机构，可以给有奉献精神的用户

分配任务，建立让志愿者奉献的框架。可以将与实际编写程序不

相关的成本，包括测试、文档、技术参数等，由来自用户社群的

志愿者提供。在这些任务上依靠档案管理者社群的贡献能够减少

日常开支，以确保该项目能够具有可持续性和可行性。在管理开

源性软件项目中，要想能够吸纳和鼓励志愿者们为项目做贡献，

首先是将每一位用户都视作潜在的志愿者。团队要将用户视为平

等的水平，而不是以专家的腔调与用户相处，让每一位使用者认

识到他们与项目团队成员之间并没有截然不同的区别。

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