基于Excel模板的在线填表系统的设计

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2024年6月12日发(作者：)

基于Excel模板的在线填表系统的设计

【摘 要】表格填写与汇总已成为我们日常办公中的一项重要工作，但是却非常的费时

费力，严重影响了办公效率。本文设计了一种基于Excel模板的在线填表系统，通过规则

分析并结合智能化的信息获取技术，可以有效实现在线填表和智能填表，从而提高办公自

动化水平。

【关键词】Excel;模板;在线填表;智能匹配

0.引言

在日常办公过程中,我们常常需要填写各式各样的表格。目前一般的流程是通过Office

软件将制作好的电子表格（或打印后）下发，填好后回收再进行统计。例如，每学期学校

都要求教师上报教学工作量和科研业绩，在教师填写后分别由教学秘书和科研秘书进行汇

总，虽然可以通过简单的“复制粘贴”操作进行汇总，但是这种毫无技术含量的重复操作

让人感觉既枯燥又费时；而当教师在评职称和申报项目时又经常需要重复填写这些内容，

可谓费时费力。因此，迫切需要一种有效的方法来提高表格填写与汇总的便捷性和操作效

率。

1.系统设计

本文为此设计了一种基于Excel模板的在线填表系统，用户可以上传自定义格式的

Excel模板文件，系统解析后自动生成相应的表格，以供事先被授权填写此表格的用户进行

在线填写并可进行统计汇总，从而提高日常填表的效率。

系统主要由模板管理、表单管理、好友管理、用户管理和系统管理五大模块组成，具

体功能如图1所示。

系统的一般操作流程如图2所示：首先由用户编辑待填表格的Excel模板文件并设置

每项栏目的属性（包括显示格式与填写格式）；接着上传到服务器并发布，经管理员审核后

自动生成表单供授权用户填写并发布；最后用户可对所填写的所有表单信息进行统计汇总。

2.关键技术

2.1 Excel模板文件的分析

利用COM技术对上传的Excel模板文件进行解析，并应用控件动态加载技术实现网

页表单的自动构造，以便授权用户可以像填写普通表单的方式来填写Excel表格，随后借

助关系数据库技术实现表格的自动汇总统计。

为了确保数据项填写的规范性、有效性和完整性，用户必须在模板文件中为每项数据

定义显示控件类型、数据范围等属性，具体见表1。

表1 数据项自定义格式

例如：

(1)若性别栏的格式为：R[男,女]，则表示将其作为单选按钮组显示，选项为：男和女。

(2)若等级栏的格式为：D[1-5]，则表示将其作为下拉框显示，选项为：1至5共五个

等级。

(3)若金额栏的格式为：TM|F2|(0-100]，则表示将其显示为单行文本框，且为必填项，

可输入大于0且小于等于100范围内含2位小数的浮点数。

(4)若电话号码栏的格式为：

TR((0d{2,3})-)?(d{7,8})(-(d{3,}))?，则表示用正则表达式来验证输入的电话号码，

正确格式为：0开头的3-4位区号（可省略不填）加7-8位号码加至少3位的分机号（也

可省略），每个部分之间用“-”相连。

2.2相似信息的自动获取与填充

在日常办公过程中,用户常常需要填写各式各样的表格，且这些表格中很多栏目都是重

复的或者仅是改了个名称而已，可谓费时费力。因此，迫切需要一种有效的方法来提高表

格填写的便捷性和高效性。本项目使用智能化技术对信息进行分析，当用户需要再次填写

相同或相似信息时，可以从数据库中自动获取，减少重复填写。

系统做智能匹配时，将考虑如下四种情况：

(1)对于完全相同的栏目，如每张表格都会有的姓名和性别等栏目，系统直接获取对应

的数据。

(2)对于多次填写信息不同的栏目，系统会自动获取最近一次的信息，并提供选择功能，

方便用户选择其他填写的信息。例如，教师的研究方向一栏，可能该教师现在的研究方向

与之前相比已有了一定的变化，或者他在某个申报项目中填写了别的方向，那么在下一次

填写该栏目时，系统会自动匹配最近一次的填写信息，并列出之前所有的历史信息方便用

户选择填写；

(3)对于改了名称的栏目，系统中可以由用户自定义各个概念的同义词表，然后系统会

自动获取相应同义词的信息。例如，教职工信息表中的工龄栏，在别的表格中可能被称为

工作年限，如果用户已将工作年限设置为工龄的同义词，则系统会自动获取工龄信息进行

自动填写。

(4)对于名称完全不同但又有一定相关性的栏目，系统会根据用户之前设置的两者之间

的换算关系进行简单运算后再做匹配填写。例如，教师的年龄与出生年月之间就有一定关

系，此时系统会根据用户的出生年月与当前系统日期依次做相减、取整和加1运算来获得

年龄并自动填写。

3.结束语

随着网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，以文字处理、电子表格应用为

主的事务型办公自动化正逐渐向移动办公、远程办公管理等更广阔的领域发展。

本文针对日益增多的填表汇总需求，设计了基于Excel模版的在线填表系统，不仅可

以方便管理员对各类信息进行汇总，而且可以让填表者减少重复填写，从而大大减轻用户

的工作负担，提高办公效率，节约管理成本，进而实现无纸化的网络办公系统，提高办公

自动化的水平。

【参考文献】

［１］郝斌,张萍.企业网络填表系统的实现[J].江苏科技信息,2004,(05):45-46．

［２］陈国强,朱修云.Delphi自动填表系统[J].电脑编程技巧与维护与应

用,2008,(03):9-14,19．

［３］毛战军.利用VBA通过Excel数据交互实现模版的自动填写[J].安阳师范学院学

报,2010,(02):37-42．

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