什么是办公自动化

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2024年6月20日发(作者：)

第1章 概 论

1.1 什么是办公自动化

随着科技、经济及社会的不断发展与进步，管理和办公活动的重要性日渐突出，引起

了各级领导者、管理学者以及技术人员的普遍重视。20世纪60年代以来，在微电子技术

和通信技术迅速发展的推动下，办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”，

也称为“管理革命”，其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效

率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化/现代化的轨道中。办公自动化（简称OA）是

20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化或办公信息

系统（简称OIS）是现代信息社会的重要标志之一，涉及到系统工程学、行为科学、管理

学、人机工程学、社会学等基本理论以及计算机、通信、自动化等支撑技术，属于复杂的

大系统科学与工程。

科学技术突飞猛进的发展，在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件，社会向着

物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进。科学技术的飞速发展也使办公室这一传统

的以人工（脑力和体力劳动的高度结合）为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化。

办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝，办公桌上的打

字机被计算机文字处理机所取代，办公室墙边的文件柜被又小又薄的“磁盘”所取代，包

括记录、起草、编辑、修改、打印、存档、复制在内的办公室常规工作，无论在时间上还

是在空间上都被大大地压缩了，这不但减轻或节省了人们的办公劳动，而且大大提高了办

公效率，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解放出来，

从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。用于办公室工作

的这些技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，这为实现办公

自动化和无纸办公创造了必要的条件。例如，用于处理办公信息和进行协同工作的各种计

算机（包括微型机、超级小型机和中、大型机）；起草文稿用的文字（词）处理机；制作

报表用的电子表格打印机；编排各种文件、资料格式等的电子台式出版系统；存放、管理

文件和档案用的文档资料管理系统；自动控制各种工作流程的办公自动化系统；支持远距

离协同工作的视频会议系统；计算机通信用的局部网络系统；用于办公通信的现代化电话

机、传真机；复制资料用的复印机等，这些技术和设备对办公室工作提供有力的支持，在

不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。

在这些技术和设备中，对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息处理设备

办公自动化系统及其应用

和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统。信息处理技术得益于计算机的高速处理能

力，没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术。信息处理技术也延伸了办公室业务处

理的内涵，成为办公室自动化的主要技术手段，其内容也在不断地深化和丰富。近年来，

计算机工业和产品的飞速发展扩大了信息处理技术的应用范围，也使办公室信息处理技术

向纵深方向发展，并不断扩大其应用范围。网络通信技术的发展，有可能使相隔任意距离

的办公室之间，超越空间的界限，实现处于不同地点的办公室之间的同时办公。Internet、

数据仓库与数据挖掘、电子邮件、多媒体信息的传输与处理、电子数据交换、信息安全等

新技术使办公室自动化技术更上升到一个新的技术境界。信息处理和信息通信两者的紧密

结合，使办公室自动化技术具有更高的效能，也是办公室自动化技术发展的重要趋势。

办公自动化是一项综合性的科学技术，它涉及到系统科学、行为科学、信息科学等，

是一门交叉性的综合学科。其中系统科学为办公自动化建立办公模型与决策模型，通常办

公自动化系统要用系统工程的方法来组织和实施；行为科学研究在社会中人的行为产生的

原因和规律，希望对行为进行预测和控制，以改善与协调人际关系；信息科学是研究信息

的采集、储存、传播、处理和安全使用的科学，目前正在不断发展中；管理科学则是根据

一些必要的信息，研究如何对国民经济或地区、部门、企业的发展问题进行预测和决策，

以从宏观与微观两个方面调控物质、能源、资金和人员。

办公自动化的概念在世界各国产生以来，出现了很多种关于办公自动化的定义。这些

定义从不同的角度描述了什么是办公自动化。关于办公自动化，不同的人从不同的角度，

会有不同的理解，不同的时期也会有不同的标准。首先要明确办公自动化与管理信息系统

之间的相互关系，这种关系从概念上看有两种观点：一种认为管理信息系统包含办公自动

化，另一种认为办公自动化包含管理信息系统。这两种观点都各有道理，原因是这两种观

点对“办公自动化”和“管理信息系统”的概念定义不同，就“办公自动化”而言，第一

种观点属狭义，第二种观点属广义。这里讨论的是广义的办公自动化，因为广义的办公自

动化更多的是对智能化办公功能及实现方案的讨论。现代办公可理解为人们借助一些先进

机器，利用资源操纵信息以完成某些事务处理活动的过程。可以说，OA是一个不断发展

的过程，是力争把现代科技的最新成果尽快应用于人类办公和管理的一种努力，它从概念

到实体都是在不断发展的，强调实用性。许多OA产品都是围绕着产品及其使用来下定义

的。以下列举几个比较流行的有关办公自动化的定义：

 用电子计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行事务，提高人们在

办公室中工作和管理的效率。

 利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务物化于人以外的各种现代

化的办公设备中，以达到提高办公效率的目的。

 办公自动化是把计算机技术、信息技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据

处理技术难以处理的，数量庞大而结构又不明确的业务处理工作的一项综合技术。

 利用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进科学技术，不断地、综

合地提高办公系统的业务处理能力，自动和智能地服务于某种目的的人机信息

系统。

 办公自动化，就是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化

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