文件管理办法(最新)

admin管理员组

文章数量:1530912

2024年6月22日发(作者：)

文件管理办法（最新）

文件管理制度 篇一

一、体系文件的构成及分类

生产、研发

一级文件

二级文件

三级文件

四级文件

对物业管理企业而言，公司的管理体系，基本可由以下四个子系统构成:质量、环

境管理体系；营销管理体系；人事行政管理体系；财务管理体系。其分别对应企业

的生产、研发；营销；人事；财务'五种基本职能。

文件体系分四个层次，'管理手册'为一级文件，'程序文件'为二级文件，'工作手册'

为三级文件，'企业标准'为四级文件。

二、体系文件使用指南

质量、环境管理体系文件

我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成

的。通过认证，符合iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》

标准要求。

质量、环境手册:iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》是通

用标准，适用于各种行业、各种组织。因行业差别，企业、组织需根据自身特点，

用行业的语言来理解、描述iso9001、 iso14001标准条款的要求，从而产生了企

业的《质量、环境手册》。本企业编制的《质量、环境手册》章节号和iso9001

标准基本相同，通过把iso14001条款映射到iso9001结构中，将其进行整合。

《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手

册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品

（服务）实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。

程序文件:《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别，

并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做，如

何做，即所谓的5w1h。程序文件是质量体系中的第二级文件。

接管入伙手册:本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件，基本按专业进行

划分。本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5w1h（比程序文件要

详细得多），并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。

工程管理手册:包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。介绍了土建、

设备、精装修管理模式、制度及运作程序。

支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、

《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准

（四级文件）。《房屋设备使用指南》描述主要（重要）房屋设备的`操作方法、

使用规程、经济性运行措施等内容，《房屋设备保养标准》为我司企业标准，按'

三级保养'详细叙述保养内容及应达到的标准。《节能环保指南》是iso14001体系

的作业指导书。

清洁绿化手册:实施清洁绿化工作的管理手册。包括清洁标准、绿化标准、清洁过

程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。

安全护卫手册:由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。其中物业管理安

全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。包括

部分应急情况的处理，如消防演习、紧急集合等方面。另对护卫员的职责、纪律、

权限、着装方面进行详细说明。

应急手册:识别了物业管理活动中可能出现的紧急情况、灾害、事故，并制定了预

防、反应措施及解决方案。

服务手册:广义上讲，物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务，可

分为公共服务、专项服务和特约服务。本手册中的服务'是指除基础性的公共服务

外的专项服务、特约服务及社区文化活动，'客户'指业主及物业使用者等。本手册

是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。

人事行政管理体系

行政管理手册:按照行政管理方法编制而成的，在公司内部管理、资源提供和保障

方面作到有文可依。包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、

督办办法、公共关系、对外宣传等。

人事手册:文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、

续约、解聘方面的制度。对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。

财务管理体系

财务管理手册:财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合

行业、企业的手册，包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准

等。

营销管理体系

市场拓展手册:是企业开拓市场的指导性文件。

为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人

民共和国保密法》（以下简称《保密法》）及有关保密工作规定，制定本制度。

一、收文制度

接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄

登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

二、发文制度

分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发

文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定；签收时必

须逐件清点、核对。

传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作（打印）制度

制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和

保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计

算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部

文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读（传阅）制度

涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员

泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，

记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办

的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当

即阅即批即退，并有保密员在场。

五、借阅制度

阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所

外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责

任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场

所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘

抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，

同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

六、清退制度

按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。

特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

七、销毁制度

需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记

手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。

严禁将涉密载体作为废品出售。

为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人

民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关保密规定，制定本制度。

一、收文制度

接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄

登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

二、发文制度

分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发

文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定；签收时必

须逐件清点、核对。

传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作(打印)制度

制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和

保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计

算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部

文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读(传阅)制度

涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员

泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，

记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办

的。文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应

当即阅即批即退，并有保密员在场。

五、借阅制度

阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所

外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责

任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场

所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘

抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，

同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

六、清退制度

按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。

特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

七、销毁制度

需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记

手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。

严禁将涉密载体作为废品出售。

第一章 总 则

第一条 为加强我镇行政规范性文件的管理，维护法制统一，确保依法行政，根据

《广东省行政机关规范性文件管理规定》和《东莞市行政规范性文件管理办法》，

结合我镇实际，制定本办法。

第二条 本办法所称行政规范性文件是指镇政府依据法定职权和程序制定并公开发

布的涉及公民、法人或者其他组织的权利、义务，在一定时期内反复适用，在所管

辖区域内具有普遍约束力的规范行政管理事项的文件。

本办法所称行政规范性文件限于以镇政府名义(含镇人民政府办公室)发布的规范性

文件。

第三条 行政规范性文件的制定、审查、发布和备案等活动，适用本办法。

镇政府及其部门内部管理制度，包括人事、行政、外事、财务管理等对公民、法人

和其他组织权利、义务没有直接影响的内部公务规则、向上级行政机关的请示和报

告、对具体事项所作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力的文件，不适用

本办法。

第四条 下列机构不得以自己的名义发布行政规范性文件：

(一)临时性机构；

(二)为完成项专门任务而设立的议事协调机构；

(三)镇政府的内设机构(镇人民政府办公室除外)。

第五条 镇政府法制办公室(下称镇法制办)负责行政规范性文件的审查、发布、备案、

解释等工作。

第六条 制定行政规范性文件，应当遵循下列原则：

(一)遵循《中华人民共和国立法法》确定的立法原则，符合宪法、法律、法规、规

章的规定，不得违反上级行政机关的命令、决定；

(二)属于镇政府的法定职权范围；

(三)职权与责任相统一；

(四)保障公民、法人和其他组织的合法权益。

第七条 行政规范性文件不得设定下列事项：

(一)设定行政许可事项、行政处罚以及行政强制措施；

(二)设定行政事业性收费和经营服务性收费；

(三)其他应当由法律、法规、规章或者上级行政机关设定的事项。

第八条 行政规范性文件应当符合精简、统一、效能的原则，用语应当准确、简洁；

条文内容应当明确、具体，具有可操作性。

第九条 行政规范性文件一般以条文的形式表述。除内容复杂的外，一般不分章、

节。

行政规范性文件的名称一般称“规定”、“办法”、“规则”、“细则”、“意见”、“决定”、

“通知”、“公告”和“通告”等。涉及实体内容的一般用“规定”、“办法”、“细则”等。

行政规范性文件的名称不影响其性质。

第二章 行政规范性文件编制计划和起草

第十条 编制行政规范性文件年度立规计划，应当根据国家、省和市确定的立法重

点，并结合镇政府的工作重点，在调查研究的基础上，全面考虑，统筹安排，科学

编制。

第十一条 行政规范性文件的年度立规计划由各部门根据各自工作实际情况拟定，

并填写立规申请表。立规申请应当对制定行政规范性文件的必要性、所要解决的主

要问题、拟确立的主要制度作出说明。

各部门应当于每年12月份向镇法制办提交下一年的立规申请表。

第十二条 镇法制办应当对制定行政规范性文件的立规申请进行审查，经综合平衡

后，编制我镇行政规范性文件制定计划。

第十三条 列入制定计划的行政规范性文件，由制定计划的起草部门按确定的内容、

时间完成起草任务，报镇法制办审查；未列入当年制定计划的行政规范性文件，镇

法制办一般不予审查，确需制定的，经镇分管领导同意增补列入计划。

第十四条 起草行政规范性文件，应当对制定行政规范性文件的必要性和可行性进

行研究，并对行政规范性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主

要措施等内容进行调研论证。

第十五条 起草行政规范性文件应当广泛听取公民、法人或者其他组织的意见，增

加公众参与程度。听取意见可以采取座谈会、论证会、听证会和公开向社会征求意

见等形式。

第十六条 公民、法人或者其他组织对行政规范性文件草案内容提出意见和建议的，

起草部门应当研究处理，将意见采纳情况反馈给提出意见或建议的公民、法人或者

其他组织，并在草案说明中载明。

第十七条 行政规范性文件由镇政府有关部门组织起草。

起草行政规范性文件可以邀请有关专家、机构参加，也可以委托有关专家、机构起

草。

第十八条 部门组织起草行政规范性文件，如有必要，可以提前征求镇法制办的意

见，并可邀请镇法制办参与调研、论证。

第十九条 起草行政规范性文件的内容，涉及政府其他部门的职责或者与其他部门

关系密切的，由党政办统一向其他部门征求意见并汇总反馈回起草单位。对存在不

同意见的应当充分协商，经协商不能取得一致意见的，起草单位应当在上报送审稿

时说明情况和理由。

第二十条 部门组织起草的行政规范性文件送审稿(以下简称“送审稿”)须经本部门领

导集体讨论通过，部门主要负责人签署意见，两个以上部门共同起草的，应当由各

部门主要负责人共同签署，由主办部门负责送审。

第三章 行政规范性文件的审查

第二十一条 送审稿在提请镇委委员、副镇长联席会议(以下简称“班子会议”)审议前

应送镇法制办审查，并附送下列材料：

(一)送审稿一式两份(纸质版一份，WORD文档一份);

(二)制定行政规范性文件的起草说明(包括必要性、可行性和起草的简要过程);

(三)法律、法规、规章或上级行政规范性文件依据；

(四)有关部门的协商意见及主要存在问题的说明；

(五)有关听证会笔录、调研报告及参考资料的说明；

(六)其他相关材料。

第二十二条 送审稿按照公文处理的有关规定由镇法制办统一收文审查。

第二十三条 送审部门提交的材料符合本办法第二十一条规定的，镇法制办应当受

理并出具受理回执。

第二十四条 送审稿有下列情况之一的，镇法制办可以缓办或退回起草部门：

(一)有关部门或组织对送审稿规定的主要内容存在较大争议，送审部门未与有关部

门或组织协商的；

(二)送审稿及相关资料不符合本办法第二十一条规定的；

(三)未列入年度立规计划且未经镇分管领导同意增补列入计划。

第二十五条 镇法制办主要从以下方面对送审稿进行审查：

(一)是否符合《广东省行政机关规范性文件管理规定》第七条、第八条和第九条规

定；

(二)是否与正在实施的市、镇政府的行政规范性文件协调、衔接；

(三)是否正确处理了有关机关、组织和公民对送审稿主要问题的意见；

(四)是否符合行政规范性文件的技术要求；

(五)需要审查的`其他内容。

第二十六条 镇法制办应当在受理之日起5个工作日内审查完毕，并将审查意见书

面通知送审部门。

送审稿内容复杂，争议较大或涉及其他重大问题，在前款规定的期限内不能审查完

毕的，经镇法制办负责人批准，可以延长5个工作日，并应当将延长审查期限及

其理由书面告知送审部门。

镇法制办在规定期限内未提出书面审查意见的，视为审查同意。

第二十七条 送审稿直接涉及公民、法人或其他组织切身利益，送审部门在起草过

程中未采取座谈会、听证会、论证会或者向社会公布等方式公开听取社会公众意见

的，镇法制办应当要求送审部门向社会公开征求意见。

公开征求意见的时间一般为15日。公开征求意见的时间不计入本办法第二十六条

规定的的审查期限。

第二十八条 镇法制办应当认真收集、审查社会公众的意见，并及时向提出意见的

公民、法人或其他组织反馈对意见的采纳情况。

第二十九条 镇法制办应当认真研究各方面的意见，依照有关法律、法规对送审稿

进行审查，根据情况分别作出审查意见：

(一)送审稿符合本办法第二十五条规定的，应当作出审查同意的意见；

(二)送审稿违反本办法第二十五条规定或制定行政规范性文件的基本条件尚不成熟

的，镇法制办认为不适宜发布的，应当作出补充修改或者暂缓制定的意见，退回送

审部门。

第三十条 送审部门应当按照镇法制办的审查意见对送审稿进行补充修改，再重新

报送镇法制办审查。

第三十一条 送审部门对镇法制办的审查意见有异议的，可自接到审查意见之日起

5个工作日内向镇法制办反馈。

第三十二条 送审稿符合以下情形之一的，由送审部门提请班子会议审议：

(一)镇法制办作出审查同意意见的；

(二)镇法制办在规定期限内未提出书面审查意见的。

第三十三条 班子会议对送审稿进行审议，根据情况作出如下决议：

(一)对无原则性分歧意见的，同意报镇主要领导签发；

(二)对存在原则性分歧意见，经班子会议讨论后仍未达成一致意见的，将送审稿退

回送审部门再行修改后按本办法的规定重新报送。

第四章 公布与解释

第三十四条 行政规范性文件应当向社会统一发布。未向社会统一发布的行政规范

性文件一律无效，不得作为实施行政管理的依据。

第三十五条 镇政府在办公所在地、公共场所建立公告栏，公布其制定的行政规范

性文件，也可以通过媒体发布行政规范性文件，公布日期应当不少于30日。

第三十六条 行政规范性文件一般应当自公开发布之日起30日后施行。但公开发布

后不立即施行将有碍行政规范性文件施行的，可以自公开发布之日起施行。

第三十七条 行政规范性文件的解释权属于镇法制办。

第五章 其他规定

第三十八条 行政规范性文件应当自发布之日起30日内，报送市法制局备案。报送

备案的资料包括行政规范性文件正式文本、起草说明和备案报告纸质文本(PDF版)。

对报送备案的行政规范性文件中需要说明的事项，应写入备案报告。

第三十九条 行政规范性文件应当规定有效期。暂行、试行的规范性文件有效期自

施行之日起不超过3年，其他行政规范性文件有效期自发布之日起最长不得超过5

年。有效期届满，行政规范性文件的效力自动终止。

行政规范性文件有效期届满前6个月，原起草部门认为该文件需要继续实施的，

应当对该行政规范性文件的实施情况进行评估，根据评估结果重新修订。

重新修订的行政规范性文件为新制定的行政规范性文件，应当按照本办法的要求重

新报送审查。

第四十条 行政规范性文件应当每年清理一次。原起草部门应当根据实际情况的变

化以及法律、法规、规章和国家的方针、政策的调整情况，提出对行政规范性文件

的清理建议，报镇法制办审查，由镇法制办统一进行清理。

第四十一条 公民、法人或者其他组织认为行政规范性文件不符合本办法的，可以

向镇法制办提出审查的建议。镇法制办应当进行审查，并答复提出审查建议的公民、

法人或者其他组织。

第四十二条 本办法自公开发布之日起30日后施行，有效期为5年。

本文标签： 文件行政规范性