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2024年6月22日发(作者：)
外来文件管理要求
1、 外来文件定义
取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等，被本公司用作质量管理体系流程中引用
的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国家国际标准，以及客户、供应商提供的标准、规范等文件，外来文
件不属于本公司编写，但需要执行的文件。
2、 外来文件的分类与管理
项目 举例 管理部门 外来文件管理要求
一、接收和登记：
外来文件收到后，按文件名称、接收日期、发文日
期或版本信息进行登记，记录在《外来文件清单》
中。当文件有更新时，应及时更新清单。
(1) 法律法规、政府
发文
行政部
二、外来文件的保存：
1.国家、地方政府法律法规文件
电子文档在电脑
人力资源部
纸质档用档案袋保存于文件柜中，
2.政府公文通知、相关批复
财务部
中建立文件夹分类保存。
三、信息发布：
管理部门评估法律法规、政府发文通知的重要指
示，特别对有变动的要求进行摘录，发布在OA上，
适当时，可组织相关部门进行培训学习。
一、获取与登记：
品质部标准管理员在产品标准网站、行业网站上搜
集与产品相关的标准，或在标准发行机构购买标
准，并将标准文件按文件名、编号、发布日期、版
本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在
电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分
类保存。
三、标准的内部传递与评审：
(2) 产品标准（非本
公司编制）
有关产品的国家/国际/行业标
准和规范
品质部
1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行
分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产
品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。
2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解
标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以
及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产
品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。
四、产品标准与清单的更新
产品标准管理员应定期对产品的相关标准的版本
进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最
新版本的标准及清单。
项目 举例 管理部门 外来文件管理要求
一、获取与登记：
品质部量具管理员在相关标准网站上搜集与量具
校准、产品测试有关的标准，或在标准发行机构购
买纸质标准，并将标准文件的文件名、编号、发布
日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清
单》中。
(3) 量具校准与产
品测试类标准
1.量具校准国家标准
2.产品测试国家/国际标准
3.量具说明书/使用说明书等
品质部
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电
脑中建立文件夹分类保存。可按量具种类、测试标
准类型进行分类保存。
三、标准与清单的更新
量具校准员应定期对产品的相关标准的版本进行
核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版
本的标准及外来文件清单。
一、获取与登记：
销售部助理负责接收顾客提供的供应商手册、技术
协议，并将文件按顾客名称、文件名、编号、日期、
版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、文件的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电
脑中建立文件夹分类保存。可按客户、产品、文件
1.顾客供应商手册、技术协议
(4) 顾客提供的文件
2.顾客订单与合同
销售部
类型进行分类保存。
三、文件的评审：
顾客提供的文件按照《订单处理流程》要求，并使
用《顾客订单、合同与要求评审表》进行文件评审
和签收。
四、文件与清单的更新
销售部助理接收到顾客提供的文件资料后，应更新
《外来文件清单》，同时还需确认是否已有该文件
的旧版，如果已有旧版文件，还应替换成新版文件。
一、获取与登记：
研发部助理负责公司技术类图书、文献等资料的登
记工作，当接收到该类文件后，将文件名、版本、
购入日期等信息记录在《外来文件清单》中。
二、文件的保存：
(5) 技术类图书、文
献等
与产品设计、技术相关的图书，
杂志等
研发部
研发部助理将技术类图书、文献等资料，按资料分
类陈列到研发部小图书室的文件架上。
三、文件的借阅登记：
当文件被借阅时，借阅人需将借阅人姓名、借阅文
件名、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文
件借阅记录表》中，研发部助理确认后发放需要的
文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。
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