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2024年6月26日发(作者：)
电子邮件书写的格式
一、收件人
仔细确认收件人地址是否正确，以免错发邮件
Cc（抄送）人数降至最低，避免造成不必要的垃圾邮件
Cc（抄送）功能：让相关人员参考，如团队中其他人员；
让相关人员知晓，如您的直接主管等
二、主题
邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识”。
主题应该简单，明确且具描述性，或是与内容相关的主
旨大意概括邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮
件的内容。（一般不超过35字）
三、正文
正文内容简洁、美观、易懂，力求简明扼要，并求沟通效益。
称谓+礼貌用语如：***（名字）您好！
***经理（名字+职位），您好！
***先生（女士），您好！
内容
字体：一般选择宋体、黑体；
字号：可事先设置文字大小，一般选择:10—12号字；
正文内容编排原则：
要事第一，结论在前，分析在后，使用收信人容易接受
的口吻陈述内容；
电子邮件内容，附件说明；
结尾套语：如祝您顺利！工作愉快！致礼！等。
四、签名
签名主要包括：部门（职务）、公司、地址、电话、传
真、E-Mail等书写时应将内容归类，一般不超过5行，对于
电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿。
签字文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体
应比正文字体小一些。
五、附件
要上传附件的文件文档：
附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控
制在5M以内，大于这个数字的，通过FTP或者是网络
空间传送。
附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火
墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能
包含破坏性代码的exe，doc，jpg，js，scr等等格式
的附件。
所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客
户的重要信息一定要加密，密码必须在6位以上，且必
须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写
在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。
六、发送前的注意事项
电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所
添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点
符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所
使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部
信箱。
七、回复邮件
忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的
网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信
件是否到达了该去的地方如果收信者能从信件内容看出正
确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复
发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮件
时，称号和署名也是必要的。
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