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2024年7月15日发(作者：)
新奥集团邮件系统FAQ手册
新奥集团
Lotus Notes邮件系统
FAQ手册
第 1 页 共 26 页 Powered By Luoyi
新奥集团邮件系统FAQ手册
目
录
Q
：新邮件系统如何输入收件人地址？
....................................................................................... 3
Q
：邮件数据库归属服务器查询？
............................................................................................... 4
Q
：
Notes
客户端密码忘记了怎么办？
......................................................................................... 5
Q
：
Internet
密码忘记了怎么办？
................................................................................................. 5
Q
：为什么我需要填写邮件主题？
............................................................................................... 6
Q
：邮件信头怎么定制？
............................................................................................................... 6
Q
：发件人地址栏显示中文名怎么设置？
................................................................................... 6
Q
：新邮件到来时怎么设置实时提醒？
....................................................................................... 7
Q
：关于回执、加密等邮递选项该怎么使用？
........................................................................... 8
Q
：邮件加密是怎么回事？
........................................................................................................... 9
Q
：未查看邮件都标记为红色未读，可以在不打开邮件的情况下标记为已读吗？
................ 9
Q
：为什么
URL
（超链接）
没有显示为热点？
...................................................................... 11
Q
：邮件太多，怎么快速找到需要的历史邮件？
..................................................................... 12
Q
：系统出了问题，需要重新安装
Notes
客户端，我需要备份那些文件？
.......................... 12
Q
：删除邮件后为什么还提示邮箱已满，我该怎么办？
......................................................... 13
Q
：集团通讯录该怎么使用？
..................................................................................................... 14
Q
：如何复制邮件到本地？
......................................................................................................... 17
Q
：我的网络情况不好，我该怎么使用邮件？
......................................................................... 21
Q
：打开
notes
数据库时报
"
远程的计算机无响应
"
或者
"
远程服务器不是已知的
TCP/IP
主机
"
错误，怎么办？
............................................................................................................................ 21
Q
：打开
notes
客户端时报
"
打开窗口时出错
"
错误，怎么办？
................................................ 22
Q
：为什么
URL
（超链接）没有显示为热点？
........................................................................ 23
Q
：系统报“
TCP/IP
通信协议堆栈报告内存用完”错误怎么办？
........................................ 23
Q
：什么是
Lotus Notes
客户端的场所？具体设置有哪些？
.................................................... 23
Q
：什么时候应该注销一个用户？
............................................................................................. 26
Q
：
Lotus Notes
客户端零时文件在
windows xp sp2
中的位置？
.............................................. 26
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Q：新邮件系统如何输入收件人地址？
A
：
Lotus Notes邮件系统可以采用通用E-mail地址（如luoyi@）发送邮件，也可以使用
其特有的层次地址格式（如luoyi/hebei/xinaogroup），在本系统中使用层次格式更方便，有两种使用方
法（适用于集团内部用户互发）：
1.通讯录中选择。
a.在“收件人”处单击，弹出地址选择框，使用个人通讯录，使用个人通讯录就选择“**的通讯
录”，使用集团通讯录就选择“xinaogroup`s Directory”。
b.在“查找以下列字符开头的名称”中输入收件人用户名，每输入一个字符，内容框便会快速
查找匹配信息。命中用户名后点击收件人则出现在收件人栏目，点击抄送或者密送则出现在抄送
密送栏位。选中条目点击“详细信息”则会出现该用户在通讯录中的详细信息，选择删除则把收
件人从列表中删除。
2.地址栏中输入后自动适配。在地址栏中输入您知道的中文名或者邮件用户名(英文)的部分，按
“Enter”键，系统会自动查询匹配用户名。
a.输入英文名。
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b.输入中文名。
Q：邮件数据库归属服务器查询？
A：
配置notes客户端时需要用户填写自己所在服务器，您可以通过如下步骤自己查询：
1.通过ie浏览器打开登陆到您的邮箱。
2.点击“新奥集团邮件系统”图标，如下图：
3.在“关于”窗口的服务器栏填写了您所在服务器，如下图：
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Q：Notes客户端密码忘记了怎么办？
A：
id文件密码用户可以自己更改，一个id文件用一个密码保护，若用户本地拷贝了多份id文件，
则每个id文件可以有不同的密码保护。客户端id文件密码忘记了可以向系统管理员索要原始id
文件，或者用一个自己知道密码的id覆盖正在使用的id文件。
Q：Internet密码忘记了怎么办？
A：
Internet密码可以跟用户当前登录id文件密码不一致，可以通过“文件安全用户安全
安全性基本信息登录和口令设置”中的“始终将Domino Web/Internet口令设置为与Notes口令
匹配”进行设置。
Internet密码丢失可以向系统管理员求助恢复，也可以通过Notes客户端登录后在集团通讯
录中自己修改（通讯录基本Internet口令（双击进入编辑状态）），如下图：
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Q：为什么我需要填写邮件主题？
A：
随着信息化程度的越来越高，邮件作为基础通讯平台对日常的工作影响也将越来越大，每天
您可能会收到很多跟工作内容密切相关的邮件，对邮件的处理也会分缓急。为了方便自己及他人
的工作，为邮件写上合适的主题是日常互相尊重的礼仪标准，有助于对方及时回应。
Q：邮件信头怎么定制？
A：
标准的邮件信头如下图：
1.信头图标。进入邮箱后选择“工具惯用选项邮件信头”，如下图：
2.用户部门电话信息。打开集团通讯录，搜索到自己，双击打开，在“工作/家庭工作”选项
卡填写如下图所示内容：
Q：发件人地址栏显示中文名怎么设置？
A：
用户可以设置自己的Notes客户端，使邮件地址以中文名显示：
1.窗口右下角状态栏单击“办公室网络”，选择“编辑当前场所”。
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2.基本选项卡中缺省显示名称选择“显示等价名”，保存并关闭该窗口。
3.新建一封邮件，当您输入收件人后按“回车”，系统将自动转换到其中文等价名，如下图：
注：非集团邮箱无法显示其等价名。
Q：新邮件到来时怎么设置实时提醒？
A：
打开notes客户端后，有新邮件到来需要视觉提示或者声音提示，可以通过“文件
惯用选项
用户
惯用选项”来个性化定制，可以选择声音提醒、任务栏图标提醒和弹出窗口提醒，如下图:
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Q：关于回执、加密等邮递选项该怎么使用？
A：
集团Lotus Notes邮件用户可以使用回执、加密等邮递选项优化日常办公：
1.新建一封邮件，编写完全后点击“惯用选项”。
2.在基本选项卡下可以选择您需要的邮递选项。
回执：发送邮件的同时发送一个回执申请，在对方打开邮件的时候系统自动回复一封邮件给发件
者，提示对方已经打开过邮件。
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加密：采用Notes系统的加密体系加密待发邮件，确保只有发件人可以打开该邮件。加密特性只
能在集团邮箱用户间使用。
3.高级选项卡可以设置“邮递选项”的高级属性。
4.快捷选择回执等邮递选项。
Q：邮件加密是怎么回事？
A：
Lotus Notes邮件系统的优点之一就是安全性，
用户可以对邮件进行加密发送，保证邮件传输的
安全性，即使传输过程中邮件被人截获，基本上是无法破解的，因为该系统采用了密级很高的非
对称加密体系。由于系统的差异性，该项功能只能在集团内部使用，适用于传送保密公文等，即
使他人获得了您的邮件，也是无法打开查看，因为没有您id文件内的解密密钥。加密只适用于对
方也是Notes客户端才能打开，如果对方用的是Outlook或者Foxmail则不能打开加密的邮件。另
外，当你发给公司外部的邮件时，加密不起作用。
Q：未查看邮件都标记为红色未读，可以在不打开邮件的情况下标记为已读吗？
A：
当第一次打开邮箱，所有的邮件均显示为未读，您可以在不打开邮件的情况下标记为已读：
1.选中需要操作的邮件。
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2.选择菜单项编辑->未读标记，选择相应的操作。
3.为了方便使用，您可以把该操作加入到工具栏图标。
选择菜单“文件->惯用选项->工具栏惯用选项”，如下图：
在定制选项卡中选择需要的操作，单击“添加按钮”。
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Q：为什么 URL（超链接） 没有显示为热点？
A：
URL热点不会自动创建。必须复选用户惯用选项“将 Internet URL 转换成热点”（选择“文
件惯用选项用户惯用选项”可以见到此惯用选项）。另外，当Notes文档处于编辑模式或 URL
文本在文本域中而不是 RTF 文本域中，绿色的下划线不出现。如图：
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Q：邮件太多，怎么快速找到需要的历史邮件？
A：
邮件多了，想找到一封关于某些内容的历史邮件，您可以：
客户端打开您的邮箱，菜单栏选择“查看－>搜索此视图”，效果如下：
邮件系统可以对收件箱内的邮件按照一定规则排序，如图：
Q：系统出了问题，需要重新安装Notes客户端，我需要备份那些文件？
A：
当您需要重新安装配置Notes客户端，您需要备份旧系统以下文件：
文件路径：数据文件路径（集团标准在D:lotusnotesdata）。
文件列表： (用户名.id)。
Notes中包含用户个人信息文件列表：
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文件名
位置
NotesData directory
NotesData directory
NotesData directory
NotesData directory
Notes program directory
注释
包含保存的书签和欢迎页面信息。
包含本地空闲时间信息。
这是映射到书签的工作台。
包含数据库预约信息。
包含基于安装 Notes 时可用选项的配置信息。升级新版本的
Notes 时可用此文件进行新旧版本之间的对照。
NotesData directory
NotesData directory
Notes program directory
包含来自新闻组预约 (NNTP) 的信息。
包含联系、连接、场所及个人通讯录信息。
包含设置 Notes 时提供的信息，包括在“用户惯用选项”中
选定的选项。还可能包含管理员创建的信息。当卸载 Notes 时
此文件会被删除。
NotesData directory
NotesData directory
这是包含 Web 浏览器信息的“个人 Web 导航器”数据库。
包含所有通过“拼写检查器”中的“添加到字典”选项添加入
个人目录中的所有单词。
*.NSF NotesData directory 您所创建的本地数据库存储在 Data 目录下。
包含邮件、日历和待办事宜列表。如果有邮件文件的本地复本，
该文件只显示在数据目录中。
这是用户标识符文件。您需要用它来访问 Notes。
(local copy)
Q：删除邮件后为什么还提示邮箱已满，我该怎么办？
A：
当邮箱数据达到限额后，新邮件将无法投递，这时您需要备份历史邮件到本地，然后删除服务器上的
部分数据以腾出空间收取新邮件，为了使操作立即生效，您可以手动压缩邮件数据库释放未使用空间，操
作如下：
1.选中邮件数据库，右键
数据库
属性。
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2.选择信息选项卡（i），单击“已用”可以查看图示显示空间使用率，假如使用率低，您可以
单击“压缩”以腾出磁盘空间。
3.您可以不作上面的操作，系统会在每天夜间自动压缩邮件数据库。
Q：集团通讯录该怎么使用？
A：
集团通讯录收录了集团所有邮件用户，可以查询用户更新的基本信息：
1.双击打开集团通讯录。
2.选择菜单编辑->查找/替换(ctrl + F)，输入您要查找的个人，如图：
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3.选中条目双击打开，查看用户基本资料及联系方式，如图：
4.更新个人资料。
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每个用户有权限编辑自己的资料，您可以查找到自己，双击打开，选择“编辑个人”，进入编辑
状态，填写个人最新信息，如图：
更改（如图）：
更改后，您所发的邮件邮件头将会自动附上您填写的信息，如图：
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Q：如何复制邮件到本地？
A：
1选择工作台中您邮箱的图标，邮件单击，复制新建复本。
文件路径选择您愿意保存在本地的位置，默认在程序安装路径LotusNotesDatamail文件夹下。
单击“其他设置”，“发送”选项卡，选中“不将此复本中做过删除的部分发送到其他复本中”。
单击确定完成复本创建。
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创建完复本，Notes客户端默认把两个图标重叠在一起，单击图标右上角的小三角，弹出下图所
以菜单，通过选择“cnlfklns**/xinaogroup”选择连接到服务器上的邮件数据库（Local为上
面所做的本地邮件数据库）。
选中服务器邮件数据库图标（图标上标有下图所以“xxx在cnlfklnsxxx”），右键单击，复制
设置。
“基本”选项卡设置复制频率及日程安排信息。单击“发送”选项卡。
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选中“不将此复本中做过删除的本分发送到其它复本中”选项，单击确定完成设置。（注：此项
设置的目的是不把您服务器上邮件数据库的删除操作同步到本地，使本地始终保存一份完
整的历史邮件。）
除了上面提到的按照日程安排自动复制，您还可以手动复制，以接收服务器上的新邮件。选择邮
件图标，右键单击，复制复制(R)…。
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默认从后台复制，单击确定。
复制完成后您可以从notes客户端左下角状态栏看到复制成功完成信息及复制的时间。
复制完成后，选择本地邮件数据库图标，双击打开该数据库，便可以查看您从服务器上复制下来
的邮件。
（注：上图所示为两个数据库，分别位于服务器与您本机，请注意分清他们的不同）
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Q：我的网络情况不好，我该怎么使用邮件？
A：
在网络情况不稳定的情况下建议使用本地复本收发邮件。
本地复本建立具体方法参考“如何复
制邮件到本地”。
1.接收邮件。
进入工作台，选中邮件数据库，右键单击，选择“复制
复制”，在弹出窗口中选择“确定”。复制
完毕，状态栏将显示如下图：
复制完成，切换场所到“孤岛(未连接)”，打开邮件数据库便可以查看新邮件（复制过程完成的时间
跟您的网络速度、新邮件的数量及大小有关）。
2.发送邮件。
发送邮件按照常规方式编写，点击“发送”，只是此时的发送不是真正发送到了服务器，而是储存到
了本地。待需要处理的邮件都处理后，切换场所回“办公室（网络）”，系统会弹出提示框如下，选择“是”，
完成发送过程。
您可以在切换场所前在工作台上打开“外出邮件在本地”数据库，查看在发送队列中的邮件，进行删
除等处理，如图：
Q：打开notes数据库时报"远程的计算机无响应"或者"远程服务器不是已知的TCP/IP主
机"错误，怎么办？
A：
出现这类问题的原因是用户到邮件服务器的网络连接有物理或者配置错误。首先您先确定koa或者
是否能够正常打开，若无法打开，请咨询当地系统管理员或者联系信息中心解决。
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若能打开，则问题出在域名解析上，解决办法如下：
1.在
C:WINDOWSsystem32driversetc下找到文件hosts文件，用记事本打开，可以看到内容如下：
2.在上面内容下添加两条记录，如下：
172.20.1.108 cnlfklns01
172.20.1.109 cnlfklns02
3.保存并关闭。
Q：打开notes客户端时报"打开窗口时出错"错误，怎么办？
A：
出现这类问题的原因大多数是因用户异常结束Lotus Notes软件，遗留进程导致打开窗口出错。
错误提示截图：
解决办法：
在操作系统任务栏单击右键，选择“任务管理器”，单击进程窗口，单击“用户名”使进程按照
用户名排序，查找用户进程中以n打头的进程，如“”。选中进程，单击右键，结
束进程树。
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Q：为什么 URL（超链接）没有显示为热点？
A：
URL热点不会自动创建。必须复选用户惯用选项“将 Internet URL 转换成热点”（选择“文
件惯用选项用户惯用选项”可以见到此惯用选项）。另外，当Notes文档处于编辑模式或 URL
文本在文本域中而不是 RTF 文本域中，绿色的下划线不出现。如图：
Q：系统报“TCP/IP通信协议堆栈报告内存用完”错误怎么办？
A：
notes客户端报“TCP/IP通信协议堆栈报告内存用完……”警告，如图：
此类问题主要由恶意软件导致，利用修复工具修复tcp/ip协议或者卸载掉网卡驱动再重新安装驱
动。
Q：什么是Lotus Notes客户端的场所？具体设置有哪些？
A：
场所是Notes客户端的一种帐号配置信息，其预定义的各种场所配置是根据您的工作环境的
不同作的特征性初始设置，该配置保存在用户的本地通讯录（）中。
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1.进入场所设置（文件设置场所场所），选择需要更改配置的场所（一般我们只会用到
“办公室（网络）”），双击进入配置页面，如下图：
2.在基本选项卡下面跟用户有关的配置主要有“场所名称”、“Internet邮件地址”、“缺
场所名称：对此场所的命名，缺省为“办公室（网络）”，用户可自定义。
Internet邮件地址：记录着用户的E-mail地址，由客户端配置自动生成，用户可编辑。
缺省显示名称：两个选项，显示主名称及显示等价名。主名称为用户Notes名称层次下的英
省显示名称”，如上图：
文名（如luoyi/hebei/xinaogroup），等价名为用户Notes名称层次下的中文名（如罗懿/河北/
新奥集团）。
3.服务器选项卡主要记录着用户所在的服务器信息。
4.邮件选项卡记录着用户邮件数据库的详细位置信息。
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邮件文件位置：有在服务器和在本地两个选项。配置该场所下打开的邮件数据库所在的位
置。
邮件文件：记录用户邮件数据库的路径。该配置在客户端配置时生成，用户的邮件数据库
都在mail文件夹下，以用户邮箱名加后缀nsf构成。
Domino邮件网络域：在集团邮箱系统中该选项为“xinaogroup”。
收件人姓名快速寻址：该配置设置用户在收件人栏输入用户邮箱用户名时查找匹配的位置。
默认为先本地后服务器，即先查找本地names通讯录，再查找集团通讯录。
启动收件人姓名快速寻址：选择在什么条件下触发快速寻址。有两个选项，当每输入一个
字符时和当输入分隔符。
收件人姓名查找：选择姓名查找命中目标后的办法，选择“在发现第一个匹配后停止”则
命中一个后即完成此次查找。
发送外出邮件：用户使用Lotus Notes邮件系统发送邮件，必须选择“通过Domino服务器”，
即通过集团的Domino服务器往外发送邮件。
et浏览器选项卡选择用户打开URL时使用的浏览器类型，推荐使用ＩＥ。
６．复制选项卡记录着用户本地副本复制时间计划信息，下图为推荐设置，其中时间间隔
可以视个人情况设置。
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７．高级中的基本选项卡。如果用户需要配置多账户，在这里推荐邦定用户ｉｄ文件。
Q：什么时候应该注销一个用户？
A：
一个邮箱帐号是随着用户进入新奥时应该申请的，如果用户离开了新奥集团，则应该注销帐
号。若用户只是从一个产业集团调到另外一个产业集团或下属公司，邮箱帐号不变，只须填写变
更申请单，写明从哪里调到哪里，便于我们作调整，以方便您的使用。
Q：Lotus Notes客户端零时文件在windows xp sp2中的位置？
A：
操作系统盘:Documents and Settings登陆用户Local SettingsTempnotes*
其中Local Settings文件夹属于隐藏文件夹，需通过“工具-〉文件夹选项-〉查看-〉隐藏文件
及文件夹”中选择“显示所有文件及文件夹”。
第 26 页 共 26 页 Powered By Luoyi
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