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2024年7月24日发(作者:)
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关于开展无纸化办公
创建单位内部网络办公平台的实施方案
为认真执行中央八项规定精神,严格落实厉行节约反对铺张
浪费规定要求,大力倡导绿色、环保、节约的良好风气,**单位
决定积极探索无纸化办公模式,依托单位现有办公条件、上级
有关信息化项目和当今社会成熟的办公自动化技术,创建系统内
部网络工作平台,建立OA协同办公系统和电子政务系统,加快
**单位现代化、信息化、数字化、一体化进程,实现信息共享和
协同办公,逐步改善落后办公条件和工作理念,更好的为单位
发展服务。
一、办公优势
近年来,为适应信息化、网络化潮流,政府部门、企业学
校运用现代信息技术,创建办公内网的越来越多,国家、省、
市、县各级都已创建了党政办公网,县内重点企业、关键部门也
开展了办公自动化试点,这些都是因办公自动化优势而带动起来
的。具体地说,办公自动化主要有以下优势。
1、简单实用。采用OA办公系统后,大部分工作人员通过
Windows视窗简单直观的人机界面进行同步办公,不仅减
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轻工作量,方便群众,而且相对于纸质办公繁琐的程序,网络办公
平台操作方便、步骤明了,可迅速掌握和使用。
2、功能齐全。办公自动化系统可提供多种服务,方便日常
工作,通过OA网络平台,网内可实现网上文件处理、公文批示、
传阅,信息采集发布,内部沟通,财务管理,车辆管理和档案管理。
网外可轻松实现共享打印机、扫描仪等外部设备,减轻办公开支。
3、维护简单。采用集中式管理,系统具备良好的可维护性,
一般熟悉电脑操作人员培训后即可进行维护,而且主要维护工
作在主服务器上进行,不影响各具体部门工作。
4、升级方便。随着办公流程的转变和办公自动化技术的提
高,相应的系统软件能够迅速方便得到升级和扩展,升级在服务
器端进行即可,客户端按指示要求相应升级即可享受新的服务。
5、经济节约。只需少部分硬件投入和软件安装,将现有的
单个电脑、打印机等办公设备连接起来,建立一个单位内部“物
联网”,从而实现信息共享、资源互用,即减少了资金投入,又
安装简单方便,不影响正常办公。
6、网内沟通。就想QQ、微信一样,通过内部办公平台,
各部门可实现信息交流、资源共享,单位领导也可通过服务器主
机对各用户终端的工作内容进行监督指导,即是传声筒,也是督
导器。
二、创建价值
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1、搭建办公内网,实行办公自动化,能有效提高工作效率。
现代行政管理规模和内容日益扩大,行政机关各部门之间、行政
机关与直属单位、下属分支机构之间,沟通协作、信息交流、业
务联系愈加困难,而借助办公自动化系统软件,通过网络办公平
台,行政机关的文件发放、热线回复、计划管理、信息发布等
都可以通过特定界面予以完成,节省了大量文件印发、转送、通
知、传递等方面的时间、人力和物力。同时,运用电脑进行操作
后,文件的存档、查找将更加方便、快捷,从而大大提高工作效
率。
2、搭建办公内网,实施办公自动化,能更好实现绿色环保。
无纸化办公除了让大家“省力、省钱”,提高工作效率外,“绿色
环保”也是政府机关采用网络互联办公系统的一个重要原因。
利用互联网络进行无纸化办公,能大量减少纸质文件、油墨碳
粉等办公耗材使用,既节约了使用纸张、碳粉以及打印、装订、
维修等相关费用,也响应了国家提倡的绿色环保政策和厉行节约
要求。
3、搭建办公内网,实行办公自动化,能更好的加快机关文
化建设。通过办公OA系统可以搭建机关论坛、动态信息、单
位新闻、活动通报、最新事件、领导心声、调查问卷、合理化
建议、专家支持、员工天地、电子期刊、专业论文、重大工程、
部门窗口、QQ平台、邮箱通道等各种互动栏目,可以提高机关
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干部职工的爱岗爱业意识,增强机关的凝聚力和向心力,形成良
好的工作环境与和谐健康的机关氛围,更好加快机关文化建设,
同时为党建工作、机关活动提供助力。
4、搭建办公内网,实施办公自动化,能加快打造学习型党组
织和创新型机关。通过办公内网的知识管理模块,实现知识的
采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新,实现机关大量无形
知识资产的积累和归类共享,方便机关干部快速查找到自己所
需文档、资料,提升业务知识和工程信息的开发利用效率,为学
习型机关、创新型机关建设提供支持。
5、搭建办公内网,实施办公自动化,能快速形成信息化门
户和集成交流平台。一是可以通过办公内网构建全员信息化的
第一台阶,实现大量信息的储存、发布、交流、共享。二是可
以发挥办公内网融合、连接其他专业系统的桥梁纽带作用,打
破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛,实现信
息在不同系统间的转送、共享和调用。
三、目标任务
1、掌握单位动态。为管理人员提供工作人员的在线办公情
况,公文、资料、岗位的查询,方便单位领导了解掌握工作情
况,检查、督促人员工作,真正做到打开机器,通晓全局。
2、实现一体办公。逐步建立公文管理的有效机制,对公文
流转中的收文、办文、催办文、督办文、制发公文进行管理,为
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领导提供阅示、阅办、查询、统计、打印服务,提高办公效率
和纸张节约率。
3、共享资源数据。充分利用现有网络资源,创建单位内部
大数据平台,实现共享业务数据的集中管理,方便查询相关业务
数据,减少相关工作量。
4、促进工作推进。强化自身办公的计划管理,建立单位内
部,乃至每个科室、每个人工作日历和工作台账,使干部职工
随时掌握工作动态,创造良好监督环境,提高工作效率。
5、保护公共资产。实现人员、固定资产等信息资源的计算
机管理,增加资产的透明度,提高设备利用率,方便人员、资源
调度及设备更新。
6、加强保密管理。实现对现有网络环境的优化与设置,减
少信息泄漏危险,确保单位网络安全、信息安全。
四、设计功能与创建方式
建设办公内网,创建网络交流平台,要以上述目标为方向,
形成诸多专项办公平台,更好的实现网络化办公、无纸化办公和
现代化办公。
1、借助“无纸化”办公系统,搭建新型通讯传递平台。
具体通过办公内网的电子邮件、公文收发窗口、在线QQ、手
机短信、政务微信功能,形成办公内网通讯交流体系,改变传统
文件发放、沟通协调模式,实现全方面、全天候、多渠道网络互
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联,无痕迹、无缝隙连接,便捷、安全的开展公文传递和信息交
流。
一是使用收发文件窗口,采用单发、群发方式,快速实现
公文传递,并通过回执功能及时查看是否签收文件、何时签收
文件,对文件收发进行全程监控;同时对各类收发文件进行长
期保存,方便查询和存档。二是使用电子邮件、微信群与组织
内部人员进行通信。三是通过在线QQ、手机定位系统即时
感知用户是否在线,并进行实时交流、留言和信息传递。四
是充分发挥手机短信提醒功能,当重要工作到达时以短信形
式将通知发送到非在线用户手机中并自动语音提醒,确保重
要事件的及时通知、查收。
2、借助“无纸化”办公系统,搭建实时更新的信息发布平
台。具体通过电子公告、电子论坛、电子刊物、单位独立工
作窗口功能,将上级有关文件,政务公开内容,最新动态信息,
领导讲话,重大专项工程,简报、专报、督查文稿公开发布并
及时更新,确保单位职工及时了解单位动态,关心发展大事,
同时为领导决策提供参考。
一是使用电子公告功能发布各种公共信息,如公告、通
知、启事,每个部门也可建立自己的公告专栏。二是利用电
子论坛功能,为全系统基层工作者提供一个信息交流、思想沟
通和问题讨论的空间。三是通过电子刊物实现网上收集、编
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辑和发布单位内部刊物,特别是公开简报、专报、信息和新
闻稿。四是通过单位独立工作窗口,将科室、部门工作电子化、
网络化,每日工作情况,工作安排、日程,独立公告、新闻都可
通过科室部门工作窗口进行处理,方便日常工作。
3、借助“无纸化”办公系统,搭建方便实用的日常办公
平台。一是开展网上审批业务。通过网上审批系统办理各项
涉民审批事项,特别是建设项目论证、行政许可、影响评价、
证件办理等行政审批,通过网上系统将大大减少工作量,与现
场审批结合后,将形成完善的立体审批体系。此外,单位内部
诸如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、
出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程也可通过
网上进行办理和审批。二是进行网上公文处理。实现收文处
理和发文处理电子化,提高公文处理的效率。收文处理可对
来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办
理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、
编号、登记、打印等环节进行处理。三是进行实时工作监控。
单位领导可通过网上联系平台对各项工作进展情况进行实时
监控,了解每个科室、每个职工、每个专项的办理情况,并可
进行催办。四是进行文件管理。文件是信息和知识的载体,通
过网上文件管理,可实现对文件存放、阅读及查找的有效组
织和控制。五是开展会议管理。办公内网包含对会议全过程
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管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:
计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:
纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。六是开展档
案管理。办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统,
并按档案管理规范进行归档,方便查询。
4、借助“无纸化”办公系统,搭建全面细致的辅助办公平
台。主要是通过日程、活动安排,人事管理,物品管理,图
书管理,车辆管理,信息采编,资源管理等功能,协助做好单位
内部管理工作,为单位工作开展创建良好工作环境。
一是进行日程安排,提供个人日程、共享日程和日程提
醒等功能,使单位职工、部门负责人能够有效安排工作时间。
二是进行活动安排,提供领导活动计划拟定与审批、日程安排
查询功能。三是进行人事管理,提供人事档案、劳动合同、奖
惩记录及培训记录等功能,可方便进行查询和报表输出。四
是进行物品管理,提供办公用品信息登记与分类维护、物品库
存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报
损功能。五是进行图书管理,开展图书信息登记、分类查询、
借阅申请与审批、图书归还工作。六是开展车辆管理,主要是
可以开展车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、
用车审批、车辆与司机调度工作。七是进行资源管理,提供单
位内各类可共享资源分类与登记、使用状态查询、资源预约
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申请、审批与调度等功能,实现网上资源管理与提高资源利
用率。八是进行信息采编,开展信息收集与整理、信息刊物
编辑、发布与查阅。
五、使用范围与注意事项
1、实行无纸化办公的文件范围。单位办公内网建成后,单
位机关原则上不再接收机关各部门、各单位、各派出机构报送
的纸质总结、报告、简报和汇报材料(密件等其他另有规定的
文件除外),这些文件的接收、办理和传阅都通过办公自动化系
统进行,提高办文办会办事效率。
2、继续接收、办理的纸质文件范围。对于以下文件、事项,
将继续通过纸质文件传输和办理,不通过办公自动化系统进行传
输和办理。一是按照国家有关规定,涉及国家秘密事项的文件;
二是上级来文、来电中,注明是“秘密”、“机密”或“绝密”
等级的来文、来电;三是涉及人事任免审批过程的文件;四是涉及
财政资金安排、追加预算的文件;五是需要有纸质档案留底的
文件;六是请示、文号文件等需盖公章的材料可限定范围进行印
发。
六、组织领导与实施阶段
建立OA系统办公自动化机制,是一项复杂的系统工程,必
须加强组织领导,有步骤、分阶段地进行创建。
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1、加强组织领导。建立由单位分管同志任组长,单位办公
室、财务科、信息中心、调度中心负责同志为成员的单位无纸
化办公推广工作领导小组,具体负责OA系统无纸化办公推广
建设工作。各相关科室、直属单位、派出机构必须积极配合,
特别是要积极做好无纸化办公电子政务流程工作的顶层设计,
将全系统无纸化办公模式创建工作落到实处。
2、具体实施步骤。**单位无纸化办公模式建设工作建议
分五个阶段推进:
(1)制订方案阶段。根据上级统一部署和要求,结合**
单位工作实际,研究制定**系统无纸化办公机制建设的实施方
案和技术实现框架方案,并报单位无纸化办公领导小组审核,确
定具体工作程序。
(2)实施建设阶段。根据**单位无纸化办公机制建设方案,
分头组织实施。首先是系统开发,聘请高水平软件研究机构,委
托其为单位建立统一的电子平台系统,对电子政务工作运行流程
进行固化设计。其次是对人员进行系统的操作培训工作,确保
相关人员能够熟练掌握电子系统的正确、准确运行工作。三是
对电子化系统、无纸化办公流程进行试运行,主要在机关部门
开展,对电子化系统的执法权限、标准、流程、责任、监控等运
行流程进行全过程的试运行,既要对电子系统各模块进行试运
行,又要对操作人员进岗前训练。同时各直属单位使用过程中,
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要及时将办公自动化系统需求变更信息及应用问题反馈至领导
小组办公室,收集汇总后送电子政务内网工作建设部门处理。根
据反馈意见,办公网建设单位修改完善后,单位领导小组进行
初步验收。
(3)并轨运行阶段。为减少单位内部壁垒,将尝试将办公
网联入县委、县政府“党政办公网”,并与上级有关部门办公
网系统连接,扩大无纸化办公范围,方便信息交流。
(4)全面开展阶段。试运行验收后,单位内部发文实行电
子文件和纸质文件双轨运行,之后根据双轨运行的情况,酌情制
定完全实现无纸化办公的时间表。并将内网相关建设推进到我
局直属单位、派出机构,在**系统实现全面协同办公,并收集
全面推广阶段发现的问题和意见,及时进行修改,务求符合实际
工作需要。全面运行走上正轨后,单位领导小组进行全面验收,
并与办公网建设单位签订技术支持、维修、升级协议。
(5)健全管理阶段。建立健全监督、制定保障电子政务内
网系统正常运转的相关工作机制,与技术部门签订长期保养维
护合同,安排专人定期进行相关业务培训,依托信息中心成立
办公自动化管理中心,全面负责OA办公自动化系统管理服务,
积极指导单位各科室、部门开展自动化办公,并与其他办公自
动化系统进行交互对接,实现单位工作领域自动办公全覆盖,
全面践行节俭办公、节约办事理念,不断提高管理水平。
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