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2023年12月20日发(作者：)
样品管理程序
编制
审核
批准
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日期
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2021-3-26
2021-3-30
2021-3-31
2021-4-1发布 2021-4-7实施
**************股份有限公司检测中心程序文件
样品管理程序
ZLJC-2021-CX-014 版本：1/0
1 目的
检测样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检测结果的准确度，因此必须对样品的流转、接收、处置、保护、贮存、保留、清理或返还以及样品的识别等各个环节实施有效的质量控制。应根据客户要求做好样品的保密与安全工作。
2 范围
本程序用于本中心各类检测业务中检测样品的接收、流转、贮存、处置（保留、清理或返还）以及样品的识别等项的管理。
3 职责
3.1实验室样品管理员负责记录接收的样品状态，做好样品的标识以及样品贮存、流转、处理过程中的质量控制。
3.2实验室检测人员应对制备、测试、传递过程中的样品加以防护。
收样室在受理委托检验时，负责对送检样品的完整性和对应于检测要求的适应性进行验收，记录接收样品状态，并负责将样品及其资料传递到实验室。
3.3中心监督员负责对各检验室样品管理情况进行督查，并配合综合科对样品管理要素进行审核。
4 步骤和要求
4.1样品的接收
收样员在接收客户送检样品时，应根据客户的检测需求，查看样品状况（包装、外观、数量、牌号、规格、批号等），并清点样品，认真检查样品、资料的完整性，检查样品的性质和状态是否适宜于进行要求的检测，有些样品还应检查采用的包装或容器是否可能造成样品的特性变异，并在《委托检测书》或《产品/原料报验单》和《样品管理台账》上登记说明。同时（特殊样品）应与客户商定有关样品准备的要求和检测完毕样品处理方式。收样员应及时将样品及其资料、流转单传递到实验室。
样品传递到实验室后，样品管理员与检测员应进行交接验收，查看样品状况是否与流转单填写内容相符，对以封装方式送达的样品，应检查封签是否完整有效以及运输过程有无损坏。
4.2样品识别编码规则
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收样员根据《委托检测书》或《产品/原料报验单》的存档号，其中检测书的存档号NO:按照送检的当天日期（XXXX年XX月XX日）-XX流水号进行编制，样品管理员根据当月的日期对样品编码，编码规则为：XXXX年-XX月-XXX流水号，并作为检测报告唯一编码流转到检测人员。每月编号从当月1日开始截止到月末止。
4.2样品流转
4.2.1样品按检验工作流程图流转，检测员在样品登记委托单上交接签署时，应核查样品状况。
4.2.2收样员接收的所有委托送样样品应在样品或其包装上贴上编码标识标签、同时附有的样品流转单上应填写样品识别号编码标识标签。
4.2.3送检样品传递或送达后均由样品管理员按样品登记表的内容统一登帐，待检样品应分类堆放整齐。
4.2.4样品传递时，样品（报告）编码不得改变。
4.2.5样品在制备、测试、传递过程中应加以防护，应严格遵守有关样品的使用说明，避免受到非检验性损坏，并防止丢失。样品中遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向负责人报告，必要时应立即与客户联系。
4.2.7检验人员在样品检测完后，应将样品交样品管理员入样品库保管，包括有分析意义的已失效或损坏的试验样品。样品管理员应把试验样品统一放置在有“检验完毕”标识的区域。
4.3样品的贮存
4.3.1实验室应有专门的且适宜的样品贮存场所，配备样品间及样品架。样品间由样品管理员专人负责，限制出入。样品应分类存放，标识清楚，做到帐物一致。样品贮存环境应安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好。
4.3.2对要求在特定环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。
4.3.3样品管理员负责保管样品的完好性、完整性。应在文件中按样品性质和其专业要求的不同对保管条件作出规定。
4.4样品的处置
4.4.1试验样品留样期不得少于报告申诉期，留样期一般不超过30天，特殊样品根据要求另行商定；
4.1.2送检的生产样留样期一般不超过30天，留样期已过的，实验室样品管理员按照公司要求进行处置回收。
4.4.3试验样品处置，根据与委托要求，分以下几种处理方式；
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a)客户要求领回样品（包括客户委托处理样品）；
b)客户不要求领回，但有利用价值的样品；
c)报废、报损的样品；
d)会造成环境危害，必须按法规处理的样品。
e)客户要求领回的样品，样品管理员应通知客户及时领回。客户领回样品时，领样人员根据要求配合样品管理员办理退样手续。
g)客户没有要求的留样期已过的还有利用价值的样品（包括部分报损样品），样品管理员应分类填写样品处理申请表，说明处理方式，报中心主任批准后进行处理。
4.5样品的识别
4.5.1样品的识别包括不同样品的区分识别和样品不同试验状态的识别。
4.5.2样品区分识别号可贴在样品上或贴（写）在样品袋（器皿）上（样品标识不应粘贴在容易与盛装样品容器分离的部件上，如容器盖）。识别号为报告编号，由收样员统一按照样品标识编码要求编制。
4.5.3样品在不同的检测状态，或样品的接收、流转、贮存处置等阶段，应根据样品的不同特点和不同要求，如样品的物理状态、样品的备样要求（如分样或混样）、复检样要求、样品形状的大小、样品制备、样品的包装状态（如裸状样品、器皿盛装样品）和其他有特殊要求的样品，根据检测活动的具体情况，做好标识的转移工作，流转状态分为：“待检”、“已检”、“正检”，以表明样品的检测状态，样品不管处于那种检测状态应保持清晰的样品识别号，保证各实验室内样品编号方式的唯一性和必要时可追溯性。
4.6样品的保密与安全
4.6.1实验室严格按有关规定进行样品的检测、贮存和处置，严格执行《保护客户信息和所有权程序》，对客户的样品、附件及有关信息负保密责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作他用。
4.7.2特殊要求的样品，应根据客户的特殊要求作出相应安排，包括样品接收、流转、贮存、处置及附件资料的管理，采取安全防护措施，保护样品的完好性和机密性。
5 应用文件
《保护客户信息和所有权程序》 ZLJC-2021-CX-02
6 相关记录
6.1 《委托检测书》 ZLJC-012-JL-R01
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**************股份有限公司检测中心程序文件
6.2 《样品管理台帐》 ZLJC-014-JL-R01
6.3 《样品流转状态标识》 ZLJC-014-JL-R02
6.4 《报验单》 ZL/QM08-016
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