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2024年1月14日发(作者:)
发送邮件基本规范
一、 称呼:
1、向外发送邮件时,除非是你很熟悉且关系良好的人员,可以在邮件正文开头使用昵称(如:吴姐)、简称(如:小王)或名字(如:Cindy)。否则,应当使用正式称呼。一般为姓氏加职务简称(如:余总)。
2、若邮件收件人中有多个同姓人士,则须使用名字甚至全名加职务简称任何时候,邮件不要使用“美女”、“老大”等称呼。
3、任何时候,只要有落款的文件(即使是附件)都必须使用正式称呼。
4、若收件人为同级或上级,邮件开头一般使用“称呼,您好!”(如:杨总,您好!),如果是两位或多位共同收件人,应尊者在前,同级资深在前,同资历女士在前,且不得使用“您们”,而用“你们”,(如:“宋总、黄会计,你们好!”)
5、向上级请示问题的邮件,二个以上上级的不能称呼领导,请示人应明确。
二、 正文:
1、尽量使用“您”而不是“你”。若有请托对方之处,应写“麻烦”(下级部门)、“烦请”(同级部门)或“恳请”(上级部门)。
2、说明邮件目的,答复时间等应明确。
三、正文收尾:
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1、一般另起一段,写“妥否,请指示”或“上述事项如有问题,请与我联系”或“以上,请知悉”等类似表达。若有请托对方之意,还应以“谢谢!”结尾。
2、若对方是同级、上级,结尾处,应另起一行问好,一般写“祝好!”“以上,请知悉!”
四、 附件:
1、附件文件多的用压缩格式发送。
2、文件名称应清晰,扫描件应放在一个文档中标注文件名,竖版排放。
五、 发送:
1、 向部门外发送邮件应抄送部门负责人,看情况抄送部门负责人上级领导,一般发送子公司老总的应抄送余总。
2、 抄送顺序应按级别顺序排放。
六、 收到没有说明事项或附件不清晰,混乱无法查看的,应退回说明情况。
七、 注意邮件名称:简明事项作为主题,让读邮件的人方便查询阅读。
八、 后缀:发件人应表明公司、职位、姓名、联系方式。
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