Email英语电子邮件写作资料整理

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2024年6月6日发(作者：)

英语电子邮件写作资料整理

A 英文邮件如何写

A1. 内容

从问候开始

用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关

系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear

Mrs. Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联系，

而不是个人，你就可以写"To Whom It May Concern:"

感谢收件人如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客

户想了解你的公司，你就可以说， "Thank you for contacting ABC Company."如果

此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说， "Thank you for your prompt

reply."或是"Thanks forgetting back to me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢

收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

表明你的意图

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字

句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about…"或

是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才

能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简

短明了，句意前后一致。

结束语

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以 "Thank

you for your patience and cooperation."或 "Thank you for your consideration."开始接

着写， "If you have any questions or concerns, Don’t hesitate to let me know."及"I

look forward to hearing from you."

结束

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank

you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词。因为这些词都常

用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并

检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

A2. 结构

地址栏的写法：

地址栏（To）电子邮件的地址，包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人

地址、密送收信人地址，这四部分无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电

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子邮件地址即可，而且并非每一项都要填，若收信人只有一个，就不需填写其他

收信人的电子邮件地址，处理比一般信件要简单得多。

主题摘要的写法：

主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。邮件标题是邮件主要内容

的浓缩，是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可

起到索引的作用，便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。邮件标题选

择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。因此，为了确保收信人能及时阅读

邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词

短语或动名词短语，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”，

“weekly Sales Meeting”，“广告”等标题都信息明确、一目了然。

称呼（salutation ）

商务英文电子邮件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方的姓氏，有时可以

省去Dear，直呼对方的名或姓，或者用随意的称呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，

Davis”等。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”，“Dear

Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。

正文部分的写法：

正文部分（body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。

齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，

提高工作效率。正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个

小主题一段，每段一般只有一两句话，正文由两三个或三四个简短的段落构成。

敬意结尾（complimentary closing）

结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“Best Regards”，“Best

Wishes”，或使用 “Good day to you！”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使

得电子邮件更趋向随意体（casual style）。

签名（signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因

为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。

附件（Enclosure）电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件，可用 word、

excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等，并在邮件中

说明具体文件的名称及份数等，以便对方确认。

附言（Postscript）

打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在签名下方注明 P.S.再附上补充

的内容。但补充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充的内容很多，则需另

写一封邮件，以免喧宾夺主。

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