☆Microsoft Office 2007的常用组件

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2024年7月16日发(作者：)

第4章 Microsoft Office 2007的常用组件

Microsoft Office 2007是微软公司推出的办公软件包，由Word2007、Excel2007、

PowerPoint 2007、Access 2007等十二个组件构成。对普通使用者来说，有必要学会与使用

它的前三个组件。本章学习Office2007中Word2007、Excel2007、PowerPoint 2007三个常用

组件的使用方法。

主要学习内容

●Office 2007的界面

●Word 2007的使用

●Excel 2007的使用

●PowerPoint 2007的使用

4.1 Office 2007的界面

Office 2007是软件公司推出的最新的办公软件包，Office 2007中文版是目前国内办公

软件的主流产品。作为该软件的开发商微软件公司，在开发该软件时，一方面，致力扩充软

件的功能，尽最大努力满足用户要求，另一方面，加强了用户界面设计，确保用户能够快捷、

高效地使用该软件。本章首先介绍Office 2007软件包界面新的特点。

4.1.1 Office 2007

界面的特点

Office 2007采用了面向结果的全新的用户界面设计，这种界面使用户可以轻松地工作。

过去，Office软件包的命令与功能常常深藏在复杂的菜单或工具栏中，用户要找到这些命令

或功能比较困难。现在，Office2007把软件主要功能设计在功能区的的逻辑命令组中，用户

在面向任务的选项卡上可以轻松、快速地找到它们，同时，新的用户界面利用显示有可用选

项的下拉库替代了前一些版本的对话框，并且提供了描述性的工具提示或示例预览来帮助用

户选择正确的选项。无论用户在新的用户界面中执行何种操作，Office2007都会显示成功完

成这项任务最合适的工具。Office 2007软件界面的主要特点是：

⑴界面设计简洁明了。界面按钮集中分布在窗口顶部且以分组形式显示与呈现的功能区

中。功能区将各种元素集中在一起，确保用户方便、快捷与高效地使用Office 2007。

⑵将Office 2007命令集提供的命令精简为最常用的命令，且把用户使用率较高的命令

放置在最显眼的位置。

⑶在功能区中划分核心任务区，每个任务区由一个选项卡组成，将完成该类任务的所有

需要的命令集中在一起被称为逻辑命令组。功能区的大小可以调整，以确保功能区适应屏幕

的大小。

⑷为保证Office2007软件界面的整洁，尽量为用户提供较大编辑空间，微软在设计Office

2007时，让一些命令仅在执行相应操作时才被激活显示，而不是始终显示这些命令。

⑸所有组件提供“快速访问工具栏”。该工具栏提供了对大多数所需命令（如“保存”

和“撤消”）的快速访问。

当然，微软公司在设计Office的每一个版本时，都尽量融合用户的需求，朝用户满意

的方向改进。但随着Office的发展与用户要求的越来越高，在Office 2007中，微软公司大

胆采用全新界面设计风格，引入新的界面元素，该界面设计本身就是软件设计的一种突破，

这也是Office 2007的风格。

4.1.2 Office 2007

界面的构成

Office 2007 界面在继承前一些版本的快捷菜单、窗口与对话框的界面设计的同时，融

入许多新的界面元素。这些界面元素包括功能区、Office按钮、快速访问工具栏、浮动工具

栏与上下文选项卡。

1.功能区

功能区位于Office 2007程序窗口顶部的区域，用于代替前一些软件版本的菜单和工具

栏，用于提供 Office 2007 软件包的主要命令。功能区的主要优势是将通常需要使用的菜单、

工具栏、任务窗格与其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一个地方。这样一来，

用户只需在一个位置查找与使用命令，为用户带来了方便。如图4.1.1显示了Word 2007软

件的功能区。

软件的功能区 图4.1.1 Word 2007

在该功能区中，有“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、

“视图”与“加载项”8个选项卡。在选项卡下面显示了当前“开始”选项卡的命令集，其

中命令又按功能分为“剪贴板”、“字体”、“段落”、“样式”与“编辑”5个命令组。

功能区可以最小化、短时最小化与移动操作。最

小化的操作方法是单击快速访问工具栏旁的“自定义

快速访问工具栏”，执行列表中的“功能区最小化”

命令即可。要快速最小化功能区，也可双击功能区中

活动选项卡的名称。

注意：

注意

如果再次双击选项卡可以还原功能区。用

户也可按 Ctrl+F1组合键来实现功能区的最小化或

还原。

2. Office 按钮

Office 2007用户界面将 Microsoft Office 软件包

的一些常用功能整合在用户界面的一个入口处，即

“Office 按钮”中。如图4.1.2所示了Word 2007

4.1.2 Office 按钮与该按钮弹出的界面

的Office按钮与点击Office按钮弹出的界面。

3.快速访问工具栏

快速访问工具栏是显示在功能区中的单个标准工具栏，它提供了对常用命令

（如“保存”和“撤消”）的单击访问。

快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏，用户可以向快速访问工具栏中添加所需的常

用命令。添加方法之一是单击“快速访问工具栏的下拉列表”，选择“其它命令”，从打

开的对话框中选择命令。方法之二是右击功能区上要添加到快速访问工具栏的命令，从弹出

的快捷菜中选择“添加到快速访问工具栏”。

快速访问工具栏的位置也可移动。可移动的位置有两处，一处是“Microsoft Office 按

钮” 旁边的左上角（默认位置），该位置也称功能区的上方，另一处是功能区下方。移

动的方法是单击快速访问工具栏的下拉列表

即可完成移动。

4.浮动工具栏

浮动工具栏透明地显示在所选文本的上方，用

户可以使用它对文本应用格式。Word2007的浮动

工具栏如图4.1.3所示。

图4.1.3 Word2007的浮动工具栏

，从中选择“功能区下方”或“功能区上方”

5. 上下文命令选项卡

在设计Office 2007的界面时，设计者并不让应用程序的所有命令都以固定选项卡的方

式放在功能区中，有些选项卡要根据上下文（用户选择操作对象或正在执行的任务）才显示

命令选项卡，这种选项卡被称为上下文选项卡。如图4.1.4 是在Word2007中插入一个图片

后弹出的“格式”上下文选项卡。

图4.1.4 上下文选项卡

6.状态栏

状态栏位于程序窗口底部的一个条形区域，用于显示状态信息。如图4.1.5为Word 2007

的状态栏。该状态栏从左到右依次显示了“文档页面数”、“文档字数”、“文字标准”、

“编辑状态”、“视图”与“显示比例”等状态信息 。

图4.1.5 Word2007的状态栏

相似的界面元素，由选

含按钮和各种选项，通

或任务。对话框一般不

4.1.6是Word 2007的

7.对话框

对话框是一种与窗口

项卡构成，在选项卡中包

过它们可以完成特定命令

能最大化、最小化。如图

“字体”。

4.1.6 Word 2007字体对话框

4.2 Word 2007的使用

Word 2007是Office2007的一个重要组件，是一个功能强大的文字处理软件。使用

Word2007，用户可以很方便创建和编排文档，可在文档中插入很多文档对象，生成具有专

业水准的文档。

4.2.1

文档的基本操作

1.创建文档

启动Word2007后，系统会自动生成一个新文档，通常这个文档缺省名为“文档”，

用户在保存文档时，可重新为文档命名。

在Word20007中，主要有如下两种方式新建一个文档：

⑴单击“Office按钮”，选择“新建”命令，从打开的“新建对话框”中，选择“空

白文档”即可完成文档的新建。

⑵ 在编辑界面使用“Ctrl+N”组合快捷键来新建文档。

2.打开文档

如果需要对以前所编辑过的文档进行重新编辑与处理，必须打开文档。打开文档的主要

方法有：

⑴击“Office按钮”，选择“打开”命令，从弹出的“打开”对话框中，选择需打开

的文件。

⑵如果要打开的文档是最近新建的文档，用户可以从Office按钮的菜单中“最近新建

文档”列表中选择文档即可打开。

⑶在编辑界面使用“Ctrl+O”组合快捷键弹出“打开”对话框，从对话框中选择文档即

可打开。

3.保存文档

在Wor2007中，保存文档的主要方法有：

⑴击“Office按钮”，选择“保存”命令，即可保存文档。

⑵单击“快速访问工具栏”中，或在编辑界面使用“Ctrl+S”组合快捷键也可保存文

档。

注意：如果文档是第一次保存，会弹出“保存”对话框，用户可为文档命名，在Word2007

注意

：

中文档的扩展名为docx。如果用户要确保保存的文档能与Word的低版本相容，扩展名可选

择doc。另外，在第一次保存文档时，还可以为文档设置“打开文件时的密码”与“修改文

件时的密码”，具体设置方法是通过另存对话框中的“工具”按钮的“常规选项”来设置。

经验：打开后，请选择“另存为”

经验

：如果用户打开一个文档想修改，又想保存原文档不变，

命令更名保存，更名保存后原文件自动关闭，用户编辑的是更名后的文档。

4.文件的关闭

关闭文档也是通过单击“Office按钮”，执行“关闭”命令来实现。当然，用户退出

Word 2007时，编辑的文档会被自动关闭。

注意：

注意

：Word2007增加了很多文档功能，如文档格式转换，文档属性的查看与编辑，文

档的加密，文档权限限制与文档的签名等，实现这些功能的命令都放置在“Office”按钮的

菜单中，读者不防去试一试，加深对这些功能使用的一些认识。

4.2.2 Word2007

文档的编辑

1.文本的选择

⑴文本的选定操作

文本的选定操作是进行文本移动与复制，设置文本格式与段落格式的基础。文本选择的

主要方法有如下几种：

●连续文本的选择

连续文本的选择操作是在要选定文本的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文本的

结束位置再松开，或者按住Shift键，在要选定文本的结束位置单击，选中相应的文本。该

方法对连续的字、句、行、段的选取非常适用。

●文本行的选择

文本行的选择操作是把鼠标移动到文本选定区，鼠标就变成了一个向右上方的箭头，单

击鼠标就可以选中鼠标指针所在的行。

●文本段的选择

文本段的选择操作是在段的任意位置三击鼠标左键，或在左边的选定区双击鼠标左键，

也可选中对应的段落。

注意：

注意

：文本段处于两个分段符（回车符）之间，段落包括回车符。

●全文选择

使用快捷键“Ctrl + A”可选中全文，也可把鼠标移动到文本选定区，再三击鼠标选择

全文。

2.文本的移动、复制与删除

⑴文本的移动操作

要实现文本的移动，首先选择需要移动的文本，然后右击弹出快捷菜单，选择“剪切”

命令或按“Ctrl + X”组合键（也可以单击功能区中“开始”选项卡中“剪贴板”命令组中

的“剪切”命令）将所选定的内容复制到剪贴板上。再将光标移动到目标位置，然后右击弹

出快捷菜单，选择“粘贴”命令或按“Ctrl+V”组合键（也可使用功能区“开始”选项卡中

“剪贴板”命令组中的“粘贴”命令）完成文本的移动。

⑵ 文本的复制操作

对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，具体方法与移动相似，只是选定文

本对象后要使用“复制”命令。

⑶文本的删除操作

删除少量文字时，可以使用键操作，退格键Backspace删除插入点左侧文本，Delete键

删除插入点右侧文本。对于大段文字和段落的删除，可以先选中这个段落，然后按一下Delete

键即可删除选定的文本。

注意：

注意

：剪贴板是内存中的一块临时区域，当用户在程序中使用“复制”或“剪切”命令

时，操作系统将把复制或剪切的内容及其格式等信息暂时存储在剪贴板上，以供“粘贴”使

用。剪贴板就像是一个中转站，它被用于存储用户要复制或者移动的数据，然后，从剪贴板

里粘贴（其实也是复制）到其他位置。

3.文本的查找与替换

在文档编辑过程中，经常要查找某些内容，有时也需要对某一内容进行统一的替换。对

于较长的文档，如果手工逐字逐句查找和替换，不仅费时费力，而且可能造成遗漏。利用

Word 20007提供的查找或替换功能，可以很方便地完成这样的工作。

⑴文本的查找

要想在文档中查找内容，可单击“开始”选项卡的“编辑”命令组中的“查找”命令（也

可以按快捷键“Ctrl+F”组合键），则打开如图4.2.1所示的“查找与替换”对话框。

图4.2.1 查找与替换对话框

在“查找和替换”对话框的“查找”选项卡的“查找内容”文本框中输入要查找的内容，

单击“查找下一处”按钮，系统即从插入点处开始查找，插入点被移到查找内容第一次出现

的位置，查找到的内容会反白显示。

注意：

注意

：文本查找可按文本格式查找，格式查找是通过“更多”按钮中的相关选项的设置

来实现。

⑵文本的替换

如果想在文档中替换某些文本，可用Word 2007的查找与替换功能。查找与替换的具体

操作方法是：首先在“查找与替换”对话框中，单击“替换”选项卡，在“查找内容”文本

框中输入要替换的内容，在“替换为”框中输入要替换的内容。然后，单击“查找下一处”

按钮，Word会自动在文档中找到下一处使用这个词的位置，这时单击“替换”按钮，Word

会把查找到的文本替换成替换的文本。如果要实现文档中查找文本的全部替换，可直接单击

“全部替换”按钮即可；如果要进行格式或特殊字符的替换，可以单击“格式”进行相应的

设置。

经验：

经验

：替换功能可以进行字符格式替换，如一篇文档有十个二级标题，如果想把这十个

二级标题的字体与颜色换成另一种字体与颜色，就可以采用替换功能来实现，只是查找与替

换的文本必须设定字符格式。

4.操作的撤消与恢复

在Word的编辑排版过程中误操作是难免的，因此撤消和重复以前的操作就是非常必要。

利用Word 20007的“撤消”与“重复”操作可轻松地做到，因此，即使进行了误操作，只

需单击“快速访问工具栏“中的“撤消”按钮，就能恢复到误操作之前的状态。

注意：

注意：

⑴按Ctrl+Z键或Alt+Backspace键一次可以撤消前一个操作，反复按Ctrl+Z键可以撤

消前面的多个操作，直到无法撤消为止。

⑵单击快速访问工具栏的“撤消”按钮，可以撤消前一操作，如果单击该按钮右边的下

三角按钮，从中可以撤消到某一指定的操作。

当进行了撤消操作后，又想使用所撤消的操作，可以使用恢复（重复）操作。恢复操作

具体操作方法是单击快速访问工具栏的“恢复”按钮即可。

注意：注意：

⑴按Ctrl+Y键一次可以重复前一操作，反复按Ctrl+Y键可以恢复前面的多个操作，直

到无法恢复。

⑵单击快速访问工具栏上的“恢复”按钮，可以重复前一操作，如果单击该按钮右边的

下三角按钮，可以打开恢复列表框，从中可以选择重复到某一指定的操作。

5.视图的选择

在Word中，视图是指文档的显示方式。Word 2007中提供了常用的五种不同的视图分

别用于文档的不同显示。

⑴页面视图：它以页面形式显示文档，适用于文档的编辑与排版。

⑵阅读版式视图：Word 2007阅读版式视图是一个优化的视图，便于在计算机屏幕上阅

读文档。在阅读版式视图中，用户可以选择以文档在打印页上的效果进行查看。

⑶Web版式视图：适用于Web页的编辑与设计。

⑷大纲视图：显示了文档的内容层

次，适用较长文档的编辑。

⑸普通视图：是Word默认的文档视

图，以分页符表示页，适用于文档的文

字输入和编辑。

视图的切换通过功能区中的“视图”

如图4.2.2 文档视图命令组

选项卡中的“文档视图”命令组中命令

来切换，如图4.2.2所示。也可以使用状

态栏右边的“视图”状态来切换。

4.2.3 Word2007

文档排版

1.字符格式设置

字符格式的设置通过功能区的“开始”选项卡中如图4.2.3所示的“字体”命令组来实

现的。字符的设置包括：

图4.2.3 开始选项卡的字体命令组

：字体设置列表框。选择文本后，再单击字体设置列表框右边的，从列

表框中选择设置的字体。

：用于设置字号。选择文本后，单击字号

设置列表框右边的，从列表框中选择设置的字号。

：用于增大与缩少字号。选择文本后，单

击可以增大或缩小字号。

：选择文本后，单击可清除所选内容的全部格

式，只留下纯文本。

：显示所选文本的拼音，明确文本字符的发

音。

：在所选文本周围加框。

：从左到右依次为所文本字符加粗，

倾斜，加下划线。

：为所选文本加删除线。

：左边的命令把所文本字符设置成下标，

右边的命令把所选文本字符设置成上标。

图4.2.4 字体对话框

：将所选文本字符全部设定为大小或小写，或其它常见的大小写形式。

：左边的命令是以不同的颜色突出显示文本，右边的命令用来设置所选字符文

本的颜色。

：为文本加字符底纹。

：为所选文本字符周围加圆圈。

注意：

注意：

单击“字体”旁的系统将弹出如图4.2.4所示的“字体”对话框，在对话框中

可以完成字符格式的设置。

2.段落格式设置

在Word 2007的文档中，段落是字符、对象

或其它项目的集合。每个段落有一个段落结束标

记符

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