人员数据管理制度

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2023年12月14日发(作者：)

XX软件股份有限公司

规范性文件

人员数据管理制度

文件编号：广（人力）字规A [XXXX] 第004号

版 次：XXXX年V1.0

编 制：人力资源部 目 录

第一章 总则 .................................................................................... 3

第一条

第二条

第三条

第四条

第五条

编制目的 .............................................................................................................................. 3

适用范围 .............................................................................................................................. 3

管理原则 .............................................................................................................................. 3

术语、定义 .......................................................................................................................... 4

角色分工及职责 .................................................................................................................. 5

第二章 管理内容 ......................................................................... 6

第六条

数据管理要求 ...................................................................................................................... 6

第七条

数据服务流程 ...................................................................................................................... 8

第八条

监管机制 ............................................................................................................................ 10

第三章 附则 .................................................................................. 11

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文件修订记录

版次 生效日期 修改修改页码 章节

修改依据

修改内容

修订人

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XX软件股份有限公司

人员数据管理制度

第一章 总则

第一条 编制目的

为规范公司人员数据管理，保证为公司经营分析及管理决策，及时提供真实、准确的人员数据，特制定本制度。

第二条 适用范围

XX总部及各分子公司。

第三条 管理原则

（一） 遵循“双重确认原则”，即在信息的处理上，要有复核的部门或职位参与。

（二） 人员数据发生错漏或泄露等不合规行为，应遵循追责并积极整改原则。

（三） 人员数据由总部人力资源部组织发展部统筹管理，各部门及分子公司分散维护。

（四） 根据管理需要，各部门及分子公司应设定接口人，负责数据维护及数据提供。

（五） 人员数据维护及提供应保证及时、准确、完整、真实。

（六） 人员数据使用及传递，应做到统计口径及来源清晰，谨慎使用，保证人员数据安全。

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第四条 术语、定义

（一） 人员数据：指员工在公司工作过程中，由公司管理的个人基本信息、任职经历、学习经历、工作经历、培训经历、薪酬福利记录、考勤休假记录、奖惩记录、岗位绩效结果等数据。

人员数据分类：根据用途和重要性分为O类、C类、S类、ST类四大类。

➢ O类数据：即开放数据（Open data）,指公司内部所有员工均可知晓和使用的数据，如员工个体的姓名、部门、职位、工号、内邮、性别等。

➢ C类数据：即核心数据（Core data）,指用于公司人员管理和对公司经营有一定影响的数据，如任职经历、学习经历、培训经历等。

➢ S类数据：即敏感数据（Sensitive data）,指对公司经营管理有一定影响的、或详细完整体现公司人员现状的、或带有员工个人隐私信息等的数据，如员工产品线价值链属性、带有手机号的人员清单、人员定编表、体现公司经营分析的报表等；

➢ ST类数据：即保密数据（Secret data），指仅在特定范围内传递和使用、并对人员管理有重大影响的数据，如数薪资相关数据等。

（二） HR系统：即人力资源管理系统，是公 司管理人员数据的

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核心平台，是实现人员数据平台化管理应用的主要载体，同时也是公司信息化建设的重要组成部分。

系统工作原理举例：通过技术手段，实现HR与OA入转调离流程的对接，流程结案后将人员数据自动存储到HR系统，业务人员按期把业务数据维护/计算/导入/读取到HR系统中，如薪资数据、劳动合同数据、出勤刷卡数据，并可以通过接口开发向外围系统传输数据，如广讯通、OA、工作流等，实现数据共享，提升数据流转效率。

第五条 角色分工及职责

人员数据管理过程中的角色分类及职责如下：

(一) 业务管理员：由总部人力资源部组织发展部eHR经理担任，负责制定人员数据管理机制、数据应用及服务管理、监督数据质量及安全等，推动人员数据平台化管理及应用，提升数据运转及使用效率。

(二) IT管理员：由企管与IT部的业务顾问担任，负责HR系统相关业务需求分析、方案设计、后台配置、权限分配、系统运维、等工作，保证HR系统正常运转，协助业务管理员及业务负责人，提升人员数据平台化管理及应用效率。

(三) 业务负责人：指总部人力资源部薪酬福利、员工关系、员工培训与发展等业务的负责人，负责制定业务数据处理规则，并有责任交授业务数据处理规则和方法，履行跟催提醒责任，同时将跟催提醒的相关邮件或通知告知eHR经理及关键数据使

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用者，保证数据顺畅流转；负责将业务数据逐步完善到HR系统中，实现平台化管理及应用。

(四) 数据维护人：指数据的直接维护人，包括在HR系统上可直接维护数据的eHR专员、人事专员、运作支持人员、各业务负责人等；也包括在入转调离流程上填写信息的操作人，如填写员工价值链的二级部门经理。

(五) 数据复核人:对数据维护人维护的数据质量进行复核,对数据质量负连带责任，一般由数据维护人的上级或经理授权人担任，没有明确授权人的，由经理担任，如分子公司。

(六) 数据提供人：上述的所有角色均可能是数据提供人。

(七) 使用者：通过公司准许的方式获取人员数据的员工，如可以登录HR系统的员工。

第二章 管理内容

第六条 数据管理要求

（一） O类数据及C类数据管理：

广泛用于日常数据服务及应用，数据主要通过入转调离流程生成或由员工维护，数据维护人涉及范围广，需各部门及分子公司相关人员紧密配合，保证数据质量和更新及时性。

各部门及分子公司若发生人员变化，运作支持经理/部门经理应提前或当天安排相关人发起流程，并督促遵照入转调离流程处理规定，保证当月发生流程当月结案。

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人事专员负责督促工作，保证每月按时完成HR系统数据的更新及数据完整性、准确性核查。

（二） S类数据及ST类数据：

针对S类、ST类数据的传递和使用，业务负责人应在业务管理规则中制定明确的要求和有效的管理规范，使数据维护人及使用者知晓并遵守。并在业务流程设计上充分考虑数据传递的顺畅和安全。

S类、ST类数据的数据质量尤为重要，维护人必须保证数据的100%准确、完整，及时，具体遵照业务要求执行。

（三） 数据复核要求：

总部、分子公司必须遵照业务管理要求，建立数据复核机制，充分保证数据100%及时、准确、完整，数据传递流程如下：

业务负责人制定业务数据规则、交授维护方法维护提醒、跟催将HR系统数据推送给EBS系统、BI平台、阿米巴系统维护人流程跟催、HR数据维护及核查合格不合格通知可以复核复核人完整性、准确性核查使用者使用数据结束

数据维护人及复核人涉及的数据范围，如下：

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数据分类 数据范围 数据维护人/第一责任人

1、总部：招聘人员、部门运复核人

入离调转流程上填写的信息、价值链产品线人员基本信息

信息、新员工填写的信息。

作支持人员、行政助理及流程上填写信息的人员，如二级部门经理。

2、分子公司：人事专员/行政助理

1、总部：薪酬专员

1、总部：员工关系专员、员工关系助理

2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人

1、总部：薪酬经理

2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人

1、总部：薪酬经理

每月薪资发放明细、年薪酬

终奖金数据

括兼职的会计/出纳）

2、分子公司：薪酬专员（包1、总部：薪酬专员

社保、公积金 每月社保、公积金明细

2、分子公司：人事专员

支持经理/其他授权人

1、总部：员工关系专员、员劳动合同签订、续签、劳动合同

终止等信息 2、分子公司：人事专员 2、分子公司：分支经理/运作支持经理/其他授权人

1、总部、广正（总部发薪员工）：员工关系专员、员工关总部、广梦、广正月度1、总部、广梦、广正：行政考勤请休假处理；

考勤

销服分支工作时间、加2、销服分支：人事专员

班时间

3、销服分支：分支经理/运作支持经理/其他授权人

正运作支持人员。

助理/运作支持人员 2、广正（广正发薪员工）：广系助理

1、总部：员工关系助理 工关系助理

2、分子公司：分支经理/运作

第七条 数据服务流程

使用者应根据不同的数据需求，选择相应的服务申请流程。数据提供人应尽可能满足使用者的需求，并在约定时间内提供数

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据。

（一） O类、C类数据需求申请：总部各部门申请人应说明数据用途、数据要求，并以邮件形式发给二级部门经理，经理同意后，由人力资源部组织发展部eHR专员提供。分子公司及设有数据接口人的总部部门应自行处理日常数据需求，超其权限范围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部组织发展部eHR专员申请协助处理。

（二） S类、ST类数据需求申请：总部各部门申请人应说明数据用途、数据要求，并以邮件形式发给人力资源部相应业务负责人，申请人的一级部门经理同意后，由业务负责人直接提供。分子公司及设有数据接口人的总部部门应自行处理，超权限范围外的数据需求，由数据接口人向人力资源部业务负责人申请协助处理。

（三） 系统集成数据需求申请：凡是需要与HR系统集成的系统或工具，需向HR系统业务管理员、业务负责人邮件申请，并经IT管理员评估后方可使用，同时IT管理员负责备案和管理系统接口。

（四） HR系统数据权限申请、转移、废止：申请人应以邮件形式，说明权限申请范围、使用周期、用途等，经二级部门经理同意；涉及S类或ST类的，需经一级部门经理批准。

业务负责人及业务管理员同意后，由IT管理员开通权限并备案。

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申请人权限发生转移或需要废止的，应及时告知总部业务负责人、业务管理员，由IT管理员做权限调整并备案。

（五） 其他数据需求申请：基于HR系统的复杂数据需求、报表需求等，由业务管理员负责处理；基于HR系统无法提供的数据，由总部业务负责人提供。

第八条 监管机制

为保证给公司经营提供准确数字，制定以下机制：

（一） 通报机制：各部门及分子公司若出现数据错误或数据传递延迟等，经所在部门一级经理确认同意后，将在一级经理范围内通报批评，并责令整改。

（二） 开罚单机制：情节严重的，经所在部门一级经理确认同意后，处罚责任人300元，上级经理同等处罚，其他人酌情负连带责任，同样的错误不允许犯第二次，要求有错必改，重复犯错，加重50%处罚，同时责令作书面检查（包括改进和补救措施）；给公司经营分析及决策带来严重影响或经济损失的，上报总裁办，经调查属于重大公司质量事故的，按照《公司问责制》的规定，追究相应管理责任。

（三） 抽查机制：

总部人力资源部组织发展部每月对数据质量进行抽查，包括但不限于数据的准确性、及时性、完整性，并将结果以邮件形式通报给数据维护人、业务负责人及各部门经理，抽查结果遵照上述通报或开罚单机制处理。

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（四） 关于申诉:对处理结果有明显异议的，可以自收到处罚决定起5个工作日内向直管一级经理及人力资源部提出申诉，发现处理错误的，应当及时纠正，否则维持处理结果。

第三章 附则本文件从发布之日起生效。

本文件由人力资源部负责解释与修订。

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人力资源部

本文标签： 数据公司人员业务经理