Microfoft Word2003-2007-2016部分功能使用方法

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2023年12月15日发(作者：)

Microfoft Word2003-2016部分功能使用方法

一、快捷键

(一) 已默认的快捷键：

1、工具栏里已显示的快捷键：

(1) Alt+字母(切换到工具栏)：文件取消：文件Alt+F、编辑Alt+E、视图Alt+V、插入Alt+I、格式Alt+O、工具Alt+T、表格Alt+A、窗口Alt+W等。

(2) Alt+字母+字母：工具→选项Alt+T+O。

(3) Ctrl+字母：保存Ctrl+S、新建Ctrl+N、打开Ctrl+O、全选Ctrl+A、复制Ctrl+C、粘贴Ctrl+V、查找Ctrl+F、替换Ctrl+H、定位Ctrl+G或F5(不显示)等。

2、工具栏里不显示的快捷键

(1) 段落对齐方式：左对齐Ctrl+L、居中Ctrl+E、右对齐Ctrl+R、两端对齐Ctrl+J

(2) 行距调整：单倍行距Ctrl+1、2倍行距Ctrl+2、1.5倍行距Ctrl+5

(3) 取消缩进、段落对齐方式、行距等：Ctrl+Q（注意，如序号有自动编号的，用此组合键后序号将消除）

(4) 直接切换到字体：Ctrl+D

(5) 加粗：Ctrl+B

(6) 倾斜：Ctrl+I

(7)下画线：Ctrl+U

(8) 逐一关闭每个文档：Ctrl+F4或Ctrl+W

(9) 逐一关闭每个系统：Alt+F4

(10) Word文档窗口切换：Ctrl+F6

(11) 快速移动光标：快速移动光标至光标所在行的行首用“Home”键，快速移动光标至光标所在行的行尾用“End”键，快

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速移动光标至文档首页最上角用“Ctrl+Home”组合键，快速移动光标至文档结尾用“Ctrl+End”组合键。

(12) 选择文档某部分（也叫定义块）：

① 选择任意部分：方法一：先按F8后松开，然后再移动“→、←、↑或↓”键；方法二：同时按Shift+“→、←、↑或↓”键。

② 选择一整行：把光标指在要选择行的最左边缘，单击鼠标左键即可。

③ 选择方块：按住“Alt”键，同时按住鼠标左键并移动。

(13)文件另存：F12

(14) 打印： Ctrl+Shift+F12、当前页Alt+E、页码范围Alt+G

(15) 打印预览：Ctrl+F2

(16) 分页：Ctrl+回车

(17) 浏览器全屏显示：F11（取消全屏显示则再按F11）

(二) 自定义快捷键

1、通过工具栏设置

如果想设置“段落”快捷键，以便今后随时调用，设置方法：工具→自定义→工具栏→键盘→在左右“类型”中选择“格式”，在右边“命令”中选择“FormatParagraph”，然后在“请按新快捷键”下面同时输入“Ctrl+Shift+L”（可以自己选择快捷键）→指定→关闭。

如果想设置“页面设置”快捷键，设置方法：工具→自定义→工具栏→键盘→在左右“类型”中选择“文件”，在右边“命令”中选择“FilePageSetup”，然后在“请按新快捷键”下面同时输入“Ctrl+Shift+P”（可以自己选择快捷键）→指定→关闭。

2、通过录制宏设置

如果想对某些经常重复的操作设置快捷键，可通过录制宏设置，如设置“大标题字号、字体、行距和居中”快捷键，设置方法：移动光标至大标题行首，工具→宏→录制新宏→键盘→在“请按新快捷键”下面同时按“Ctrl+Shift+D”→指定→关闭→F8→End→二号

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字→华文中宋体字→居中→格式→段落→行距设定固定值30磅→停止录制。录制好后，以后对大标题字号、字体、行距和居中的设置只按“Ctrl+Shift+D”即可一次性完成。

(三) 格式刷

如果想使文档中“某部分”的字体、字号和行距与“另一部分”的字体、字号和行距完全相同，则利用光标选定“另一部分”，双击

二、排版

(一) 首行缩进排版

1、全选→（替换空格→）字体→字号→段落→对齐方式→特殊格式→缩进：左右均设置为0，特殊格式选择“首行缩进”→度量值中设置2个字符→段前和段后间距均设置为0→行距（固定值30磅或最小值30磅，并把“如果定义了文档网格，则对齐网格”前面的钩去掉。

以上操作也可利用宏一次性完成：先录制好宏：工具→宏→录制新宏→键盘→在“请按新快捷键”下面同时按“Ctrl+Shift+W”→指定→关闭→Ctrl+A（全选）→三号字→仿宋体字→两端对齐→格式→段落→缩进：左右均设置为0，特殊格式选择“首行缩进”→度量值中设置2个字符→段前和段后间距均设置为0→行距（固定值30磅或最小值30磅，并把“如果定义了文档网格，则对齐网格”前面的钩去掉→文件→页面设置→页边距→左设置3厘米，上下右设置2.5厘米→确定→停止录制。录制好后，以后对以上操作的排版只按“Ctrl+Shift+W”即可一次性完成。

2、然后可利用宏或（格式刷）快速设定小标题。

(二) 悬挂缩进排版（多应用于规章制度和手册中）

序号如有自动编号的，先把自动编号改为手动编号→全部选择

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（格式刷）功能快速操作：（格式刷），再用鼠标涂选“某部分”，可连续涂选。取消格式刷按“ESC”键。

要缩进的段落→用替换方法替换掉序号和汉字之间的空格（操作方法：Ctrl+H→“查找内容”中输入一个空格，“替换为”中不用输入→全部替换）→Ctrl+Q（恢复为初始状态）→Ctrl+J（两端对齐）→格式→段落→“特殊格式”中选择“悬挂缩进”，通常设置缩进4个字符(根据序号层次的多少决定缩进多少个字符)→“间距”中段前和段后均设置为0，“行距”设置固定值30磅→确定→取消选择→在需要设置悬挂缩进的每一序号的后面按一下“Tab”键即可，如段落前没无序号，则随便先输入1个序号，再按“Tab”键，再把序号删除，否则直接按“Tab”键无法正常缩进。注意：每个段落中“Tab”键只能按一次。

(三) 替换段落标记

把外网上的文章复制到word后，出现带“↓”的段落标记，改为带回车的段落标记操作方法：

全选文档→替换→把光标放在查找内容里→高级→特殊字符→手动换行符(L) →把光标放在替换内容里→段落标记→全部替换。

三、有关设置

(一) 设置默认三号字、仿宋体字：Ctrl+D→选择三号字和仿宋体字→点左下角的“默认”。以后新建文档时都会默认是三号仿宋体字。

(二) 设置默认页面边距：文件（Alt+F）→（Alt+U）→页边距：左边距设置3厘米，上、下、右边距均设置2.5厘米→点左下角的“默认”。以后新建文档时页面边距都会默认以上的设置。

(三) 设置中文、字母、数字不自动调整间距：段落→中文版式→把“自动调整中文和西文的间距”和“自动调整中文和数字的间距”前的钩去掉。

(四) 取消自动序号和项目符号：工具→自动更正选项→键入时自动套用格式→把“自动项目符号列表”和“自动编号列表”前面

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的钩去掉。（word2007/2010设置→点左上角的windows图标→点右下角的“word选项”→校对→自动更正选项→键入时自动套用格式→把“自动项目符号列表”和“自动编号列表”前面的钩去掉）。

(五) 设置在文件栏中显示最近打开的9个文件：工具→选项→在“列出最近所用文件[ ]个”中选择。

(六) 设置打开默认路径：工具→选项→文件位置→修改→路径→确定。

(七) 设置上标、下标：格式→字体→上标或下标。如2m2

(八) 显示、隐藏空格、段落标记：有时为了清楚了解文档中是否存在空格、段落标记，则点击工具栏右侧缩放比率左侧中的可。如果在显示器分辨率为800×600中不显示分辨率设置为1024×768后点击可。

隐藏Word2007段落标记：点office按钮——选项——显示——将段落标记前面的√去掉——确定。再点选开始菜单中的段落上的显示/隐藏段落编辑按钮，就能显示/隐藏段落标记了。

四、制作文件目录

把光标置于标题中→格式→样式和格式→先定义标题（包括字体和字号、行距等）→插入→引用→索引和目录→目录。

word2007目录虚线：在文档中，右击选择“段落”，在左下角就可以发现“制表位”按钮了。

调整word2016目录虚线（制表符前导符）长短：在目录题名与页号之间手动打“Tab”→段落→左下角“制表位”→清除→手工输入XX字符，如设置26.3 字符→设置

五、超级链接

即，则先把显示器即，再把显示器分辨率设置为800×600即可正常显示。如果想再隐藏空格、段落标记，则再点

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(一) 在本文档中链接本文档的内容：先插入书签，再点超级链接

(二) 在文档中链接另一文档：

1、本电脑链接地址格式：E:

2、不同电脑链接地址格式：（ttttty文件夹要设共享，并且键接地址中不加盘符）

(三) 在文档中链接网上已发文件

打开网上已发文件→复制地址（即www.****）（点浏览器中的查看→工具栏→地址栏）→切换到文档中需要做链接的标题→选定标题→点鼠标右键→超链接→把复制的地址“粘贴”到地址栏中→确定。

(四) 在文档中链接网上未发文件

鹏程网信息维护（ECM）-鹏程网信息管理门户→文件→添加→→相关附件→浏览（选择拟链接的附件）→附加→复制地址（即/IMPEcmWebUI/…………）→切换到拟链接的标题处→选择拟链接的标题→点鼠标右键→超键接→把复制的地址“粘贴”到地址栏中，并在地址前加上（即完整地址为：/IMPEcmWebUI/…………）→确定。

六、分节符

(一) 利用分节符，可设置不同的页眉页脚：插入→分隔符→分节符→下一页→移动光标至分节前→视图→页眉和页脚→在页眉上添加信息后点→移动光标至分节后→点击弹出来的工具栏上的“”，则“与上一节相同”字样消失，即可本节页眉的信息进行有时删除页眉内容后，画线仍然存在，想彻底删除画线，则在画线上方双击鼠标，并在页眉的最左边按鼠标左键（即选定边框），再点：视图→工具栏→表格和边框→再选择表格和边框工具栏上的

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修改，而不改变上一节页眉的内容。不同页脚的操作方法与此类似。

“”（无边框）即可。

(二) 利用分节符，可在一个文档中设置不同的页面（纵向或横向）：“插入→分隔符→分节符→下一页”后即可对分节前后设置不同的页面（纵向或横向）。

word2007： window左上角图标→word选项→自定义→插入分页符和分节符→添加→确定。

word2010： 打开Word2010文档窗口，将光标定位到准备插入分节符的位置→然后切换到“页面布局”功能区，在“页面设置”分组中单击“分隔符”按钮→在打开的分隔符列表中，“分节符”区域列出4中不同类型的分节符。

七、修订

(一) 显示修订：

工具→修订（word2007→审阅-修订）。

(二) 接受修订：

1、逐个接受：修改后不想显示修订：点鼠标右键，再点受插入）即可。

2、全部接受：全选文档→点工具栏上最右侧的工具栏上不显示“视图→工具栏→审阅”即可显示。

(三) 比较文档

如果想比较2个文档之间的差别，先打开一个要比较的文档，然后点：工具→比较并合并文档→打开要比较的文档即可。

八、表格

(一) 把表格转换为文本或把文本转换为表格

1、表格转换为文本

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（接（接受插入）即可。如果这行工具栏，则点

有时发邮件时需要把表格中所有人的名单转换为文本，则：选择表格→表格→转换→表格转换为文本→确定。

2、文本转换为表格

有时需要把文本转为表格，则：先在每行的每列之间键入制表符“Tab”→选择需要转换为表格的部分→表格→转换→文本转换为表格→（默认制表符→）确定。

word2007-2016：插入→表格→文本转换成表格→制表符→确定。

(二) 设置表头一行在各页首页自动显示

选定表头→表格属性→行→在“各页顶端以标题行形式重复出现”前打上钩即可。

(三) 表格中利用公式进行加法计算方法

1、同列或同行计算方法：把光标放在指定和的位置，直接点表格工具栏中的∑即可

Word2007自动求和：点中要求和的表格框，选择工具栏的“布局”项，右边倒数第一栏为“数据”，里面有一个FX公式，点击，默认为sum（ABOVE），确认即可。

2、不同列或不同行计算方法：点表格→公式→粘贴函数→SUM→=SUM（C3:E5）表示从C3至E5区域的和，=SUM（C3,E5）表示从C3和E5的和，其他依此类推

1 A B

2

3

4

5

6

……

九、邮箱

8

C

5

23

6

D

2

12

4

E

11

8

6

F

G

L

77

……

1、outlook2010只显示未读邮件设置方法

更改视图→管理视图→新建→确定→新视图名称改为“未读”→筛选其他选择→仅当时项目前打钩（显示“未读”）→确定→确定→应用视图。

十、设置文件打开密码

设置文件打开密码(Microsoft office word 2010设置方法：文件打开状态→左上角“文件”→信息→保护文档→用密码进行加密→输入密码→确定)

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