企业内控手册--第10章 信息化软件系统管理

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2023年12月30日发(作者：)

xxxxx有限公司

第10章 信息化软件系统管理

1 控制目标

为了保障用友 ERP、DMS系统在公司运营中的有效应用，促进企业快速实现管理的标准化、程序化；企业运营管理更加规范、高效，确保业务需求及流程的系统实现；保证信息系统访问安全，信息实现合理共享。

2 业务流程目录

信息化管理共设立一级流程目录1个，二级流程目录3个，三级流程目录4个，四级流程目录0个，详见下表：

流程编号 一级流程 二级流程 三级流程 四级流程

10

10.01

10.01.01

10.01.02

10.01.03

10.01.04

10.01.05

10.01.06

10.01.07

10.01.08

10.02

10.02.01

信息化系统管理

信息化软件系统管理规定

公司互联网申请及使用管理规定

新增用户、增加权限及注销用户管理

销售管理

采购管理

仓储管理

物料清单管理

生产订单管理

财务管理

数据安全管理

网络权限及OA开通管理

3 重要控制政策

■信息化管理是企业管理中最重要的内容，按照流程规范、责任清晰的原则对信息化管理项目进行过程控制，具体控制关键点如下：

■保证ERP、DMS系统、设备的稳定运行；

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■保证业务数据真实、及时、准确、安全传递；

■保证ERP、DMS权限有适当审批流程；

■确保业务需求及流程的系统实现。

■明确OA开通权限、标准、网络开通权限；

4 流程控制矩阵

本流程各环节所涉及的控制点、控制目标及控制活动描述，如图表10-1所示。

5 流程权限指引

本流程关键环节所涉及的管理、决策权限分配情况，如图表10-2所示。

6 流程图

本流程的主要子流程及关键控制点，如图表10-3所示。

7 相关制度和文档性记录

7.1 流程相关制度

《信息化软件系统管理规定》

7.2 流程操作表单/文档

ERP权限、注销申请流程

7.3《公司互联网申请及使用管理规定》第 2 页 共 17 页

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图表10-1：ERP系统管理流程控制矩阵

控制点编号

执行部门和岗位

业务

部门

分管领导

信息推进室

经销商

储运部

储运部

储运部

储运部

财务部

配套部

成控部

审计部

财务部

控制行为出现的频率

控制属性

关一键般控控制

制

流程名称

控制目标

风险描述

风险归类

控制活动

控制证据

控制制度

10.01.01新增用户、增加权限及注销用户流程

确保相关业务人员正常、有效使用ERP，并保障数据的安全

占用ERP登录站点，导致站点紧张，无法确保数据的安全

1.1

信息系统管理风险

相关部门提交增加用户、增加权限及注销用户申请

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

审批流程

审批意见

审批意见

客户端订单信息

分销订单

销售订单

发货单

销售出库单

销售发票

采购订单

存货调价单

存货调价单

采购发票

《信息化软件系统管理规定》

《信息化软件系统管理规定》

1.2

业务部门领导确认

1.3

信息室确定可行性并实施

经销商在DMS下采购订单

跟单员及时在DMS确认并分销订单

订单分销审核后生成销售订单审核后传至ERP销售订单

开单员参照销售订单开具发货单

发货员参照发货单PDA扫码出库

财务部参照销售出库单开具销售发票

采购员根据销售信息及库存情况下采购订单

价格审核员录入存货调价单

10.01.02销售管理流程

提高营销中心的工作效率，确保订单信息正确无误，便于排产及时

订单信息确认或不及时，直接导致排产错误，影响交车效率，增大库存，积压成本

1.1

生产计划管理风险及成品积压风险

1.2

10.01.03采购管理流程

实现代管业务，降低库存成本，减少资金积压，信息实现合理共享

调价单价格不正确、调价不及时，导致成本核算差异大，采购订单信息错误，导致库存积压或者停线

计划管理风险、物资采购风险及停线风险

1.1

审计部核价后审核调价单

1.2

财务部参照采购入库单及代管挂账确认单生成采购发票

《信息化软件系统管理规定》

第

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控制点编号

确保仓库数量的正确，降低库存积压，出入库及时可准确10.01.04仓掌握库存情储管理流程

况，并采取货位管理，实现空间利用率最大化。

控制属性

控制活动

执行部门和岗位

物流及各个车间

控制行关为出现键的频率

控制

不定期

品保部检验合格后审核到货单 品保部

物资采购风险及停线风险

仓管人员参照到货单做采购入库单

仓管人员参照生产订单做材料出库单

完工后，仓管人员参照生产订单做产成品入库

相关部门提出BOM变更申请

账务不符、成本核算风险

丢失客户及积压库存的风险

计划员根据销售订单生成LRP计划

计划员根据现有库存调整生产订单

生产部 不定期 √

销售订单、LRP计划生成

《信息化软件系统管理规定》

研究所审核确认

工艺部做出维护BOM

物流及各个车间

物流及各个车间

各个车间

相关部门

研究所

工艺部

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

√

√

√

变更申请单

变更申请单

物料清单

《信息化软件系统管理规定》

√ 产成品入库单

√ 材料出库单

√ 采购入库单

√ 到货单

《信息化软件系统管理规定》

一般控制

√

控制证据

控制制度

流程名称

控制目标

风险描述

风险归类

配件及原材料到货后，仓库人员参照采购订单生成到货单

采购订单

出入库不及时无法掌握库存状况，导致采购盲目及生产面停产

维护不及时造成物料出库错误，导致财务核算不准确

生产订单不及时导致生产延误，导致客户满意度下降，影响信誉度

确保单车用量的准确性，变更申10.01.05物请及时维护料清单管理

修改，各个部门业务通畅

确保销售订10.01.06生单及时下达产订单管理 生产，提高交车效率

生产部 不定期 √ 生产订单

流程名称

控制目标

风险描述

风险归类

控制点编控制活动

执行部门和岗控制行为出现控制属性

控制证据

控制制度

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号

位

的频率

关键控制

不确定

资产管控风险

按照ERP财务核算操作顺序进行核算

财务部 不确定

财务人员出具财务报表

财务部

相关部门

信息化推进室

相关部门

信息化推进室

不确定

不确定

不确定

不确定

不确定 √ 备份记录

√ 申请单

√ 申请单

《信息化软件系统管理规定》

√ 申请单

√ 财务报表

√ 业务单据、通报

一般控制

√ 采购发票、销售发票

《信息化软件系统管理规定》

10.01.07财务管理

通过各个模块实现财务业务一体化核算模式，提高库存周转率，降低库存资金占压，建设资源集成信息共享的企业运营平台

1.1

数据不统一核算不准确，造成成本核算错误，导致财务损失

存货核算员对各个部门做的单据的正确性进行检查确认

财务部

确保信息数据的及时，准确，有效10.01.08数的传播，对据安全管理

信息安全风险进行有效管理。

系统漏洞、计算机病毒及设备意外损坏，可能造成数据丢失、信息外泄；

有可能产生人为数据外泄。

相关部门提出对数据库系统进行操作申请

信息化推进室提供技术支持

信息安全风险

相关部门对数据备份进行备案

定期对数据进行备份

10.01.09

OA权限管理

保证信息系统访问安全、措施得当，信息实现合理共享，权限设由于权限分配不合理，或未按照审批通过的有关制度和操作规范对权限进行管理，导信息系统风险

1.1

申请人发起申请（或填写审批单）

部门负责人审批

各部门

各部门负责人

第

5 页 共 17 页

不定期

不定期

√

√

审批单

公司互联网申请及使用管理规定山丽字【2015】111号

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置合理可行。 致信息系统安全得不到保证，信息不能实现合理共享

1.2 人力资源专员审核 人力资源部 不定期 √

1.3

知会系统管理员

申请人OA发起申请（或填写审批单）

部门负责人审批

各部门中心负责人

知会系统管理员

审计部

各部门

部长

各中心

各中心分管副总

不定期

不定期

不定期

不定期

不定期

√

√

√

√

√

10.01.10

网络权限管理

规范公司的网络权限，确保网络安全管理

对外网使用不控制，容易造成工资资料泄露，及工作效率低下

1.1

1.2

1.3

审批单

图表10-2：ERP系统管理流程权限指引

子流程及业务 部门/岗位

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各相关部门

新增用户、增加权限及注销用户流程

销售管理流程

采购管理流程

仓储管理流程

物料清单管理

生产订单管理

财务管理

数据安全管理

网络权限及OA开通管理

各部财审市储服渠销研门务计场运务道售究负部 部 部 部 部 部 部 所

责人

○

工技总品配艺术经保套部 部 办 部 部

成控部

物生流产中部

心

冲压车间

○

☆

总装车间

○

☆

企业管理部

人力资源部

办分管公副总

室

总经理

董事会

焊装涂装车间 车间

▲ ■

○

○

○

○

☆

○

☆

☆

☆

☆

☆ ☆

☆ ☆

☆

○

○ ○

★ ○

○ ○

○

○ ○

▲

○

☆ ☆

▲ ★

符号说明：▲:上报、申请、发起、召集审核、审批事项。★:相应职级人员审核事项。■:相应职级人员审批事项。●:办公会(专题会)讨论事项。○:参与、组织、确认调查事项。△:上报备案事项、资料保管.☆:监督、审查、检测事项

第

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图表10-3：ERP系统管理编制单位：流程编号及名称：系统管理业务参与部门：相关部门版本号：01业务主管部门：审计部编制日期：2016年6月系统管理一级流程二级流程三级流程10.01.01ERP

新增用户、增加权限及注销用户管10.01.02销售管理10.01.03采购管理10.01.04仓储管理10.1用友ERP系统管理规定10.01.05物料清单管理10.01.06生产订单管理10.信息化系统管理10.01.07财务管理10.2公司10.01.08数据安全管理10.02.01网络权限及OA开通管理互联网申请及使用管理规定用友ERP系统管理规定第

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10.01.01ERP新增用户、增加权限及注销用户管理

编制单位：流程编号及名称：10.01.01新增用户及注销用户管理业务主管部门：审计部编制日期：2016年6月业务参与部门：相关部门版本号：0110.01.01 ERP 新增用户、增加权限及注销用户管理审计部公司领导相关部门不通过审计部确认可行性1.3通过02.业务部门领导审核1.201.相关部门提交增加用户、增加权限及注销用户申请1.3通过04审计部实施

结束备注：本流程依据《用友ERP系统管理规定》.第

9 页 共 17 页

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10.01.02销售管理流程

编制单位：业务主管部门：营销中心流程编号及名称：10.01.02销售管理流程业务参与部门：相关部门编制日期：2016年6月版本号：0110.01.02 销售管理流程营销中心财务部开始经销商在DMS下订单跟单员确认并分销订单1.1跟单员DMS销售订单审核发车员参照发货单扫码生成销售出库单财务人员根据销售出库单开具销售发票1.2结束备注：本流程图管理依据：《用友ERP系统管理规定》。

第

10 页 共 17 页

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10.01.03采购管理流程编制单位：业务主管部门：采购中心编制日期：2016年6月流程编号及名称：10.01.03采购管理流程业务参与部门：相关部门版本号：01采购管理流程财务部审计部成控部配套部开始根据需求物料计划员下采购订单通过价格审核员审核价格做存货调价单审计部审核价格1.1不通过财务人员参照采购入库单做采购发票1.2结束备注：本流程图管理依据：《用友ERP系统管理规定》。

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10.01.04仓储管理流程编制单位：流程编号及名称：10.01.04仓储管理流程业务主管部门：各车间及物资管理部编制日期：2016年6月业务参与部门：相关部门版本号：0110.01.04仓储管理流程物资管理部及各个车间质量管理部开始仓管员参照采购订单根据来货情况做到货单质检员检验配件合格后审核到货单仓管员根据生产订单做材料出库各车间参照生产订单做产成品入库结束备注：本流程依据《用友ERP系统管理规定》.

第

12 页 共 17 页

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10.01.05物料清单管理

编制单位：业务主管部门：工艺部编制日期：2016年6月流程编号及名称：10.01.05物料清单管理业务参与部门：工艺部版本号：0110.01.05物料清单管理工艺部开始BOM维护员根据PLM传至U8的产品BOM进行接收BOM维护员根据产品颜色复制产品BOM并同时修改颜色件依据设变单、及变更通知及时修改ERP的BOM结束备注：本流程依据《用友ERP系统管理规定》.第

13 页 共 17 页

有限公司 xxxxxxxxx

10.01.06生产订单管理编制单位：业务主管部门：生产制造部编制日期：2016年6月流程编号及名称：10.01.06生产订单管理业务参与部门：生产制造部及各车间仓库版本号：0110.01.06生产订单管理生产制造部开始车间仓库计划员参照销售订单生成LRP计划计划员根据库存情况生成生产订单仓管员根据订单做材料出库单仓管员做产成品入库单结束备注：本流程图管理依据：《用友ERP系统管理规定》。第

14 页 共 17 页

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10.01.07 财务管理编制单位：流程编号及名称：10.01.07财务管理业务参与部门：财务中心版本号：01业务主管部门：采购中心编制日期：2016年6月10.01.07财务管理财务中心开始存货核算员对各个部门做的单据的正确性进行检查确认1.1按照ERP财务核算操作顺序进行核算财务人员对账后出具财务报表结束备注：本流程图管理依据：《用友ERP系统管理规定》。

第

15 页 共 17 页

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10.01.08 数据安全管理编制单位：流程编号及名称：10.01.08数据安全管理业务主管部门:审计部编制日期：2016年6月业务参与部门：相关部门版本号：0110.01.08 数据安全管理审计部相关部门开始01.相关部门提出对系统数据库操作申请02.审计部提供技术支持03.相关部门对备份资料进行备案结束备注：本流程图管理依据：《用友ERP系统管理规定》.

10.01.10网络安全管理

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流程编号及名称：10.02网络权限及OA开通管理业务参与部门：相关部门版本号：01编制单位：业务主管部门：审计部编制日期：2016年5月<互联网开通审批流程><公司领导>审计部<相关部门>01申请人OA发起申请或填写审批单文件审批单OA开通申请流程N03人力资源部审批02部门负责人审批04知会系统管理员结束01申请人OA发起申请或填写审批单文件审批单外网申请流程02部门负责人审批分管副总审批06知会系统管理员结束备注：1、本流程图管理依据：公司互联网申请及使用管理规定。

第

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