协同办公系统使用管理办法

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2024年1月21日发(作者：)

1 目的

为加强对协同办公（以下简称OA）系统的使用规范管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，保障文件和各种信息传递快捷通畅，制定本办法。

2 适用范围

公司及下属各分、子公司。

3 职责与分工

3.1信息部

3.1.1 负责管理OA系统的管理维护和日常运行，主要职责包括：

（1）负责管理OA系统软件的开发升级管理；

（2）制定、落实管理OA系统有关规章制度；

（3）承担公司各部门及员工的培训和技术指导工作；

（4）负责服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

（5）负责数据备份工作；

（6）保障公司各部门和各用户与服务器网络的正常连通；

（7）负责系统用户注册管理，包括现有用户、新增用户的开通和使用权限及对需注销的人员及时办理注销，注销前应备份用户OA系统文件；

（8）负责日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

3.2使用部门

（1）指定专人负责日常OA系统的管理、对接工作，负责关注、收集、提出、协助信息部解决与本部门相关的流程存在的异常问题，督促和培训本部门人员使用OA系统，及时处理流程节点任务；

（2）负责制订本部门OA系统工作流程的相应管理制度；

（3）负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时申请调整；

（4）负责根据本部门工作需要，提出流程固化及现有流程优化需求。

4 内容

4.1 集团OA系统账号信息维护

4.1.1 OA系统账号申请

开通OA系统账号，需要由本部门其他员工在OA系统内发起《信息资源使用申请》，填写姓名，岗位等内容后，提交给部门负责人审批，并由信息部确认后，由OA管理员开通OA系统账号。

4.1.2 OA系统账号注销

OA管理员根据人事确认员工离职信息，及时对离职员工的账号进行注销，OA管理员负责对离职人员在OA中遗漏事宜的转交工作。

4.2 使用规定

4.2.1 所有用户必须在每天上班后60分钟内登陆OA系统，并应全天保持在线状态，对涉及到的流程应及时响应、快速有效处理，响应时间视原则上不超过2个小时，处理时间原则上不超过１个工作日；

4.2.2 使用部门在使用流程时应遵循线上固化，线下停止流转的原则，流程一旦线上固化，原则上不允许线下再流转。

4.2.3 OA系统登录密码，是OA系统识别员工身份的唯一方式，员工必须妥善保管自己的OA系统登录密码，防止密码丢失和泄密，登录密码应定期修改，首次分配的初始密码必须修改；

4.2.4 在OA系统中发布规章制度、红头文件、通知、通报、公告以及涉及对横向部门工作要求的等一律由总裁办负责发布，其他任何部门（人员）不得擅自发布；

4.2.5 严禁在OA系统中创建与工作无关的工作流，扰乱正常工作秩序，严禁处理工作流时，在“意见”栏胡乱输入无意义或不文明的内容，在提交流程相关附件时，必须规范附件标题；

4.2.6 因公外出办事（出差）或请假的员工，必须使用流程委托功能，以便及时处理紧急工作流，设置时选择的工作代理人应为被代理人的同级（应事先征得主管领导的同意，并到信息部备案）或直接上级。

4.3 OA系统工作流程

4.3.1 每一个新工作流的启用，流程提交部门进行流程上线固化申请，关联部门

会签、流程最终审批人批准后才予以上线固化，同时由总裁办发布相关通知公告，工作流的启用依据是制度或批准后的流程固化申请；

4.3.2 新建（修改）工作流，各部门提交新建（修改）工作流，需要将相关流程内容和流程节点提交关联部门会签，并得到该流程中最终审批人批准后，OA管理员才予以按要求在OA系统中建立（修改）。

4.4 应急方案

4.4.1 当OA系统出现问题后，OA管理员应立即检查故障原因，首先应检查网络通信、服务器等硬件设施、设备是否正常，属硬件故障的立即联系硬件提供商派人解决，属软件问题，对自己不能解决的技术问题，须立即联系OA系统供应商，要求对方派技术人员远程或上门解决；

4.4.2 当OA系统超过2小时不能登录或不能正常运行时，立即启动应急预案，应急预案步骤：

（1）立即通过电话，邮件等途径告知全体员工，走线下审批流程，系统恢复后一工作日内必须在系统内补入（备注：系统故障补单）；

（2）系统故障排除后，OA管理员应测试并确认运行正常后，方可通知全体员工系统恢复正常运行。

5 罚则

5.1 协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的按《员工奖惩管理办法》规定5.2进行处罚；

5.2 OA系统的使用由公司信息部、人资行政中心共同进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据，网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50---200元罚款；

5.3 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，罚款100元；

5.4 侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款50—200元，严重者将移交公安机关进行处理；

5.5 盗用他人密钥，将罚款50—200元，严重的将移交公安机关进行处理；

5.6 所有员工使用OA情况将纳入年度考核范围。

6 附则

本办法由财务中心负责制定并解释。

本文标签： 系统流程工作部门使用