打印机各种设置方法

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2024年4月4日发(作者：)

6、打印机和传真

大：打印机在Windows操作系统中被认为是一种单独的设备，其安装和设置并不

是在“设备管理器”中，而需要单独在这里操作。

打开“打印机和传真”后，可以看到这里有点像一个文件夹，里面列出了计算机

中安装的所有打印机和传真机。

（1）、安装打印机：如果按照“系统设置—一、安装驱动程序”中光盘版或下载

版驱动程序的安装方法不能安装打印机时，就要采用以下方法：

a、将打印机的数据线连接到计算机的相应端口（参见“基础知识—八、连

接—1、主板—（6）、外设接口”），一般是连接到并口（LPT，较老的打印机）或USB接

口，并将打印机的电源线连接到电源插座。然后打开打印机电源。

b、点击窗口中“文件(F)”菜单的“添加打印机(A)”选项，或者在窗口的空

白处单击右键选择“添加打印机(A)”，打开“添加打印机向导”对话框。

c、点击“下一步(N)”按钮后，出现选择项，我们这里只讲“连接到此计算

机的本地打印机(L)”，“网络打印机或连接到其它计算机的打印机(E)”在以后讲网络时再

讲述。“自动检测并安装即插即用打印机(A)”默认被选中，一般可以去掉选中以节省时间。

点击“下一步”按钮。

d、如果刚才选中了“自动检测并安装即插即用打印机(A)”而未检测到打印

机的话，点击“下一步”按钮也会转到这里。在这里需要选择打印机的端口，可参照“基

础知识—八、连接—1、主板—（6）、外设接口”。一般计算机只有一个LPT接口，那么

在“使用以下端口(U):”中，并口打印机就选择“LPT1：（推荐的打印机端口）”；而USB

接口的打印机就选择“USB001 （Virtual printer port for USB）”。点击“下一步”按

钮。

e、这里与“系统设置—一、安装驱动程序”中“不要搜索。我要自己选择

要安装的驱动程序(D)。”那一步之后的界面类似，按照其讲述点击“从磁盘安装(H)...”按

钮，找到驱动后“确定”→“下一步”。

f、复制驱动文件前要给打印机起个名字，在“打印机名(P):”输入。点击“下

一步”按钮。

g、询问是否要打印测试页，选择“是(Y)”的话在安装完驱动程序后会自动

打印一张测试页，如果打印成功的话，在纸上可以看到“Windows XP打印机测试页”字

样，并且还有打印机及驱动文件的信息。点击“下一步”按钮。

h、最后点击“完成”按钮，安装驱动程序。安装完成后，如果上面选中打

印测试页的话，那么会弹出一个对话框，说明正在打印测试页，打印成功的话点击“确定”

按钮，否则可以点击“疑难解答(T)...”按钮来检查原因。

安装完成后，就可以在“打印机和传真”窗口看到我们安装的打印机了。

在上述的安装步骤中，如果进行了错误的设置后就“下一步”了，想要更改

的话，可以随时点击“上一步(P)”按钮回到上一步的对话框，但不是每一步都可以回到

“上一步”的，比如点击“完成”按钮后就不能回到“上一步”了。

（2）、设置：在安装的打印机图标（或名称）上单击右键，选择“属性(R)”，打

开打印机属性设置对话框。这里一般包括六个标签：

a、常规：这里可以看到打印机的基本信息，如“名称”、“位置(L):”、“注

释(C):”（这三者可在相应的文本框中自行更改，“位置”和“注释”无特殊意义）、“型

号(O):”，“功能”中简单介绍该打印机的性能，如：

“颜色:”：是黑白打印机还是彩色打印机；

“双面:”：是否能自动在纸张双面打印；

“装订:”：打印机能否自动装订纸张；

“速度:”：打印时的最大打印速度，单位是“每分钟打印页数

（Page Per Minute，ppm）”；

“最大分辨率:”：打印机在纸上打印出的图案也是由一个一个小点组成的，

与显示器的分辨率概念有些类似。打印机的分辨率指纸上每英寸范围内打印出多少个点，

单位是“点每英寸（Dot Per Inch，dpi）”。

“可用纸张:”：打印机可以使用的纸张大小，这个大家应该都知道，一般

都能打印A4大小的纸。不同的打印机可以使用的纸张大小有所不同。

打印首选项(I)...：这里的设置随不同的打印机及驱动而不同，以后我们在

技巧环节慢慢讲。

打印测试页(T)：与前面安装时的打印测试页效果相同，如果前面安装时没

有打印测试页的话，在这里还可以测试。

b、共享：这里可以设置该打印机能否在局域网中被其它计算机共享使用。

后面我们讲到网络时再讲。

c、端口：这里可以改变打印机的端口，在某个接口损坏、需要换到另一个接

口时才需要改变，一般安装好后就不用更改了。

启用双向支持(E)：可以使打印机能将打印的状态信息（如打印机工作是否

正常、正在打印哪一页等等）发送给计算机，默认是选中，建议保持默认选中的状态。

小：“双向”的意思是不是，计算机将要打印的内容发送给打印机，打印机也可以

把打印状态信息发送回计算机？

大：可以这么理解。

启用打印机池(N)：选中此项的话，可以实现计算机上安装的多台打印机同

时打印。注意在选中此项前，先要在上面的列表框中，把需要使用的多台打印机的对应端

口都选中。

d、高级：这里可以对打印机进行更多的控制：

使用时间：如果想让打印机只在每天的某个时间段内使用，则可以选中“使

用时间从(B)”，然后在右面的两个文本框中设置起止时间。

优先级(Y)：多个打印机同时打印时，我们需要设置哪台打印机先打印，哪

台后打印。给每台打印机设置一个“优先级”，就可以排好打印的顺序（注意是每台打印

机都要设置）。优先级高的打印机就可以先打印。优先级以数字表示，最高可设到99，数

字越大表示优先级越高。

驱动程序(V)：可以在这里的下拉列表框中选择该打印机使用的驱动程序，

注意要选择与打印机名称和型号对应的驱动。不过一般在安装好打印机后这里就不用调整

了。点击“新驱动程序(W)...”可以为该打印机安装新版本的驱动程序。

打印功能：先介绍一下“后台文档”的概念（“文档”一般指文字处理软

件生成的可以打印出文字的文件）。在软件中使用打印功能时，计算机先将要打印的文档生

成“后台文档”（后台文档一般储存在C:WindowsSystem32spoolprinters文件夹下）。

这样做的好处是，生成完后台文档后，计算机就立即可以处理其它事情了，而不用等待打

印机打印完毕才能继续工作。

这里可以选择“使用后台打印，以便程序更快地结束打印(S)”或

“直接打印到打印机(D)”，默认选择后台打印。选择后台打印的话，还可以选择“在后台

处理完最后一页时开始打印(T)”或“立即开始打印(I)”，这两项的区别是文档对应的后台

文档全部生成完毕再打印还是生成一页就立即打印一页，在文档的页数较大时可选择处理

完最后一页再打印。

其它：“挂起不匹配文档(H)”：如果文档的设置与打印机不匹配的话，会

不能打印。默认未选中，建议保持默认不选中。

“首先打印后台文档(R)”：选中的话，如果后台文档未能及时打印，

那么下次打印时会自动先打印后台文档，所以建议不要选中此选项。

“保留打印的文档(K)”：后台文档在打印完毕后会自动删除，选中此

选项则会在打印完后仍然保留后台文档，这样的话下次再打印相同文档的话就不用先生成

后台文档，可以直接打印了。不过一直保留后台文档的话会有些副作用，所以还是取消选

中为好。

“启用高级打印功能(E)”：这个选项默认选中，不过安装了打印机驱

动后，驱动程序会自行添加其高级的打印功能，所以这个设置起不了什么作用，一般还是

保持默认选中。

“打印默认值(F)...”按钮：其设置内容和前面“常规”标签中的“打印

首选项”相同，不同的是设置的效果对所有的用户和其它通过网络共享打印机的用户都有

效，而“打印首选项”的设置仅对当前用户的帐户有效，“用户”的相关内容在“系统设

置—二、控制面板—16、用户帐户”中会介绍。

“打印处理器(N)...”按钮：一般情况下不需要自行设置，保持默认即

可。

“分隔页(O)...”按钮：如果设置了分隔页的话，那么以后不论打印什

么文档，每一页的开头都会出现分隔页的内容，一般不需要设置分隔页。

e、颜色管理：如果打印机打印出来的颜色和在显示器屏幕上看到的不一样，

就需要设置“颜色配置文件”，我们在“系统设置—二、控制面板—2、显示”中的“设

置”—“高级”—“颜色管理”中也提到过“颜色配置文件”，不过这两处所选择的颜色

配置文件并不一定要一样，要根据实际情况并进行测试来选择。不过一般也不用自行设置，

默认“自动(U):”即可。

f、安全：这里可以设置计算机的各个帐户使用打印机功能的权限，我们会在

以后的章节中介绍。

在安装了打印机的驱动程序后，这里还会增加一些标签，可以对打印机进行

更多更详细的设置，以后我们作为技巧来讲述。

（3）、其它：

a、打印机图标（或名称）上的右键菜单（与选中打印机后、“打印机和传

真”窗口中“文件(F)”菜单部分对应内容的作用相同）：

打开(O)：点击“打开(O)”选项会打开该打印机的状态窗口，里面列出了

该打印机正在打印的所有后台文档（总称为“打印队列”），打印完成的后台文档会被系统

自动删除（参见上面“保留打印的文档(K)”）。

状态窗口的“打印机(P)”菜单内容和上述打印机图标（或名称）上

的右键菜单的内容基本一致；“文档(D)”菜单的内容与在该窗口中后台文档上右键菜单的

内容一致，“暂停(A)”可暂停打印选中的后台文档，“继续(E)”可继续打印被暂停打印的

后台文档，“重新启动(S)”可重新启动打印选中的后台文档（用于打印有问题时），“取

消(C)”可停止打印并删除选中的后台文档，“属性(R)”可查看选中的后台文档的信息；

“查看(V)”菜单中，“状态栏(S)”可选择是否在窗口中显示状态栏（窗口最下方），“刷

新(F)”可更新打印状态；“帮助(H)”菜单可查看相关的帮助。

设为默认打印机(F)：可将选中的打印机设为默认使用的打印机，这样以后

打印时就默认使用这台打印机打印。默认打印机的图标上会有一个小对勾。

打印首选项(E)...：与上述设置中“常规”标签的“打印首选项”作用相同。

暂停打印(G)：可暂停打印机的打印。与上述打印机状态窗口中的“暂停”

不同的是，这里的“暂停”可暂停该打印机所有的打印任务，而打印机状态窗口中的“暂

停”只能暂停选中的后台文档的打印。

共享(H)：与上述设置中“共享”标签的作用相同。

脱机使用打印机(U)：选中此选项后，只会生成后台文档而不能打印。要想

打印的话，在“脱机”的打印机图标（或名称）上的右键菜单中选择“联机使用打印机(U)”，

则所有未打印的后台文档会自动开始打印。

创建快捷方式(S)、删除(D)、重命名(M)：作用与文件中的类似（参见

“Windows XP—三、文件的操作”、“Windows XP—七、运行程序”）。注意

Windows XP会提示快捷方式不能放在“打印机和传真”“文件夹”，可放在桌面或者其

它地方。“删除”会删除打印机，但不会删除安装的驱动程序，再次安装时就不用找驱动

了。“重命名”与前面安装打印机和上述设置中“常规”标签的“名称”的作用相同。

属性(R)：就是上述的打印机“（2）、设置”。

b、“打印机和传真”窗口空白处的右键菜单（与“打印机和传真”窗口中

“文件(F)”菜单部分对应内容的作用相同）：

添加打印机(A)：就是上述“（1）、安装打印机”的第二步“b、”。

服务器属性(T)：打开“打印服务器 属性”对话框。“格式”标签中可设置

和创建打印机所能打印纸张的格式；“端口”标签中可设置计算机所有的端口和对应的打

印机；“驱动程序”标签中可设置计算机中安装的所有打印机驱动程序；“高级”标签中

可设置后台文档储存的位置（上述默认为C:WindowsSystem32spoolprinters文件夹）、

是否记录和通知打印机的各种信息。

设置传真(X)：可以设置计算机能够收发和打印传真，需要事先安装

MODEM（参见“基础知识—七、性能指标”）并连接电话线，并且电话线要开通传真服

务。

本文标签： 打印机打印文档后台设置