Office2007软件操作方法和技巧

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2024年7月16日发(作者：)

信息与电脑

2016年第8期

China Computer&Communication

软件开发与应用

Office 2007软件操作方法和技巧

李利萍

（河南省商丘幼儿师范学校，河南 商丘 476000）

摘　要：

Office办公软件实用性强，易操作，是人们处理文件的重要工具，尤其是Word文字处理和Excel电子表格

的应用，在使用中掌握一些方法和技巧更能做到事半功倍。笔者结合实际教学和工作，总结了几点Word和Excel的操作

技巧。

关键词：

完美文档封面；公式计算；试卷打印；数字序列；复制图片

中图分类

号：TP317.1  文献标识码：A  文章编号：1003-9767（2016）08-105-02

Office办公软件以其实用性和易操作性，给人们的学习

采用电脑编排。Word软件可操作性强，简单易学，大多数老

和生活提供了很多方便和帮助，成为人们日常办公处理文件

师在编排试卷时多采用Word。但是，在实际排版时有时却会

的重要工具，尤其是该软件中的Word文字处理和Excel电

出现问题。试卷一般是16开用纸，如果直接在16开纸张上

子表格两大分支更是人们处理相关工作的首选。作为一线计

排版，试题内容多，又不能删减，例如试题内容超过4页用

算机教师，结合自身教学和在实际工作中的实践应用，现提

纸，而最终要求必须打印4页试卷。遇到这种情况，解决办

出几点Office软件中Word文字处理和Excel电子表格中的

法一般采用减小字号、缩小图片或者压缩空格等手段，调整

一些方法技巧，希望对大家能有所帮助。

到合适页数，但这样往往不是很好做到。在编排试卷时，利

１　Ｗｏｒｄ文字处理方面的技巧

用Word中的打印下的缩放功能，就能很好解决这种问题。

具体操作为：使用A4纸进行排版，在“打印”设置对话框下，

1.1 利用封面功能，制作完美文档封面

设置“缩放”下的“按纸张大小缩放”，选择16开纸张即可。

利用Word制作教案、求职简历等专业文档时，需要配

由于A4纸比16开纸张稍大，在16开纸张上排版内容稍多

有漂亮的封面。封面该如何设计？怎样设计才能漂亮美观而

的情况下，在A4纸上就可能正好。

又大方得体？很是让没有设计功底者苦恼。利用Word内置

1.4 利用特殊符号，美化Word文档

的“封面库”就能轻松解决上述问题。具体操作为：单击“插

在编辑文档时，为了让内容醒目或者美观，有时需要在

入”下的“封面”按钮，在打开的“封面库”中选择一种自

文档中添加样式漂亮的线条，而通过直接插入的形式又不易

己喜欢的合适封面，现有文字内容会自动下移到下一页。根

实现。利用Word环境下，一些特殊符号的特殊功能就可实现，

据所选封面格式编辑封面，输入相应文字内容，一个美观漂

快速方便。

亮的封面即轻松制作完成。

输入3个“*”，按回车键，得到一条虚线；

1.2 利用Word中表格下的公式功能，计算表格中的数据

输入3个“=”，按回车键，画出一条双直线；

Word中的表格数据，具有基本的公式计算功能，与其

输入3个“～”，按回车键，得到一条波浪线；

他专业表格处理软件相同，可以利用公式对表格中的数据进

输入3个“#”，按回车键，得到一条中间加粗的三直线；

行计算。例如，要计算学生成绩总分时，可以把光标定位到

输入3个“-”，按回车键，得到一条直线。

总分单元格，输入公式“=SUM（LEFT）”（学生每科成绩

1.5 巧用“拼音指南”，所有汉字不再陌生

在总分左侧的一行），即可计算该同学的总分。对其余同学

Word中有“拼音指南”功能，可以为汉字添加拼音，“拼

的总分成绩计算，只需在该同学的总分单元格按一下F4功

音指南”还有更加强大的一种功能，不被人们利用——能识

能键，就可以实现上一个公式的复制操作，在这里F4键的

别所有汉字，并且可以对选择的所有汉字标注拼音，包括一

作用与Excel下拖动鼠标复制公式功能相同。

些不熟知的生僻字。具体使用方法为：选择一段文字，单击

1.3 利用Word中的打印缩放功能，自由编排试卷

“拼音指南”按钮，在打开的“拼音指南”对话框中可以看到，

信息时代的教师，早已脱离手写编排试卷的时代，而是

所有选中文字全部标注了拼音，还包括声调。

作者简介：

李利萍（1975-），女，河南商丘人，本科，讲师。研究方向：计算机及应用。

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2016年第8期

２　Ｅｘｃｅｌ电子表格使用技巧

中需要按照自己所定义的数字样式显示，比如身份证信息、

2.1 利用Excel中的“复制图片”功能

编号等，这时只需通过“设置单元格格式”设定数值类型就

在电脑操作中，有时需要将屏幕显示内容以图片的方式

可以轻松搞定。具体操作为：选择需输入特殊数字格式的单

保存，并应用到其他软件中的情况，大家采用的最常用的操

元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，单击“数字”

作方法是通过键盘上的“屏幕拷贝键（Print Screen）”拷贝

标签，在“分类”下选择“文本”，把数字当作文本对待，

屏幕，然后再粘贴并处理该图片。但是，当需要拷贝的屏幕

这样在单元格中无论输入任何类型的数字都与输入的内容

内容一屏显示不完全时，不能很好达到目标。Excel中的“复

完全一样了。

制图片”功能就能很好解决这类问题。具体操作为：以插入

2.4 使用公式中混合地址，对满足条件的行设置格式

到Word中为例，选择Excel中的要转换为图片的单元格区域，

众所周知，根据条件格式可以使用数据条、色阶和图标

单击剪贴板中的“粘贴”下的“以图片格式”，选择“复制

集，突出显示数据单元格，强调异常值，实现数据的可视化

为图片”，在弹出的“复制图片”对话框中，有“如屏幕所示”

效果。一般情况下，满足单元格数据条件的，对该单元格设

和“如打印效果”两种外观，选择一种，单击“确定”，把

置相应的格式，这个很好实现。但是，对于满足单元格条件，

鼠标定位到Word文档，执行“粘贴”即可。选择“如屏幕所示”

对所在行设置格式的要求就不能直接实现，必须借助公式和

外观时，被粘贴的图片效果与Excel中效果相同；选择“如

混合地址才能完成。比如：在教师工资表中，要求实发工资

打印效果”时，被粘贴的图片与打印预览效果（打印出的实

小于2 000的教师，以红色、加粗字体和黄色背景显示（即

际效果）相同。

满足条件的教师行显示该效果）。可以进行如下操作：选择

2.2 在单元格中输入有规律数字序列

教师工资表，单击“条件格式”下的“新建规则”，选择“使

众所周知，在Excel中可以通过拖动填充柄的操作，实

用公式确定要设置格式的单元格”，在“编辑规则说明”下

现对单元格内容自然规律递增数字序列（或者单个等值数字

“输入符号此公式的值设置格式”，单击一个实发工资所在

序列）的填充。输入第一个数字（如3），把鼠标指向该单

的单元格，此时显示的是单元格绝对地址，把它改为混合地

元格右下角，当鼠标形状变为细“十”字时进行如下操作。（1）

址，即绝对列和相对行地址，输入“<2000”，单击“格式”，

直接按住鼠标左键拖动可实现等值数字序列填充（被拖动的

设置红色加粗字体和黄色背景，单击“确定”，即设置完成。

单元格区域内容将全部为3）。（2）按住Ctrl键的同时拖动

３　结　语

鼠标，可实现自然规律递增的数字序列填充（3,4,5,6…）。

但是，有时需要输入一些特殊规律递增（或等值）的数字序列，

Office办公软件作为大多数人办公工具的首选，不仅仅

遇到这种情况，只需这样操作即可解决。具体操作：首选输

因为它操作方便，更重要的是这种软件不只单纯可以在电脑

入序列的前2个数字，如3和7，选中这两个单元格，把鼠

上或者Web上使用，还可以在智能手机上操作，做到随时随

标放在单元格区域右下角，当变为细“十”字形状时直接拖

地办公，极大提高了工作效率。熟练掌握Office办公软件操

动鼠标，可以实现特殊规律序列填充（3,7,11,15,19,23…），

作技巧，享受办公软件带来的便捷性和实用性。Office办公

然后按住Ctrl键的同时拖动鼠标，可实现相同数字序列填充

软件的许多功能和使用技巧有待进一步学习和发现。

（3,7,3,7,3,7…）。

2.3 使用“设置单元格格式”，输入特殊数字

参考文献

Excel中对于数字有其特殊定义，通常在输入数字时，

[1]神龙工作室.Office 2007中文版从入门到精通[M].北

都是以它默认的数字形式显示：数字前为0时，显示自动

京:人民邮电出版社,2010.

去0（如输入编号001、02等）；当数字长度超长时（如输

[2]宋强.Office 2007办公应用从新手到高手[M].北京:

入身份证信息等信息），采用科学计数等。而在实际工作

清华大学出版社,2008.

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