档案库房一体化智能管理系统建设探索(二)

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档案库房一体化智能管理系统建设探索（二）

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北京融安特智能科技股份有限公司 刘开元

上期的《档案库房一体化智能管理系统建设探索

（一）》主要介绍了档案库房一体化智能管理系统的

建设原则、建设思路和建设方案，本期《档案库房一

体化智能管理系统探索（二）》将着重介绍该系统的

具体建设内容，供大家参考借鉴。

四、建设内容

（一）库房基础设施建设

库房基础设施包括密集架地面轨道施工、库房强

弱电施工、库房给排水施工、库房网络建设、库房硬

件建设等内容。

项目中采用智能密集架作为档案存储设备，替代

河北省档案库房原有手动密集架，由于采用了新的设

计，并重新设计了密集架轨道，使整体地面平整，方

便人员与车辆正常通行。强弱电以河北省档案馆现有

强弱电设施为基础，依托设备设计要求和位置，各种

设备的功率和网络通信需求，重新规划库房内强弱电

设计，根据不同类型的设备将电源分成多组，包括密

集架电源、一体机电源、弱电设备电源三组，方便电

源分类管理，保障各种设备运行稳定，保障库房用电

安全。硬件设施是该项目成功实施的重要保障，项目

配置了智能密集架存储设备：普通智能密集架，盒定

位RFID密集架，移动列控制终端；库房环境控制设备，

如恒湿消毒净化一体机、温湿度传感器、红外双鉴传

感器、区域控制器、空调控制器；库房安全控制设备，

如网络监控摄像头、硬盘录像机、密集架通道监控摄

像头、RFID通道安全门；管理设备，如工控台、工业

控制计算机、RFID桌面发卡器、条码打印机、RFID

手持机、手持PDA等。

（二）一体化智能管理系统建设

档案库房一体化智能管理系统技术架构采用分层

设计思路，将页面展现于业务逻辑层分离，总体分为

应用（展现）层、服务（业务逻辑）层、资源（数据）

层。如图1所示。

根据库房一体化智能管理要求，系统应具备智能

密集架管理功能、库房环境智能管理功能、档案实体

智能管理功能、集中管理与控制功能。首先，可以通

过智能密集架存取档案，提高档案存取的准确性和效

率，提升档案管理人员工作能力。其次，依托库房环

境智能管理功能，产生库房环境信息与记录，控制库

房温湿度与空气质量；通过视频监控功能，保障库房

内人员与档案的安全。再其次，档案实体智能管理系

统为管理实体档案提供了技术支撑，提供了实体档案

的录入、入库、出库、调档、存放和管理等功能。最后，

集中管理与控制功能为管理人员提供集中的档案实体

管理、库房设备管理与控制的平台，可以实时完整地

了解库房内的信息、控制库房内各设备的运行，支持

设备控制、报表统计、通知服务、权限管理、日志服务、

通知服务等多种管理功能。

（三）智能环境监测控制云平台

采用GTiBee通讯协议对档案馆库周围及内部环

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境进行组网监控，采用先进的物联网无线技术：无线

传感网通讯系统技术、传感技术、计算机网络技术及

其他无线通信技术等物联网相关技术，包括可靠的温、

湿度监测传感器，高效、易用的无线传感网通讯产品

以及具有强大云存储、云挖掘报警功能的大数据处理

云平台，进而实现完整的档案馆库云监测物联网系统，

对整个档案馆库进行实时监测与管理。如图2所示。

（四）工程流程建设

第一步：工作流程设计思路

依托档案库房一体化智能管理系统功能，结合管

理人员日常工作流程，以档案库房安全运行为目标，

设计一套符合需求的日常工作流程。

第二步：工作流程设计原则

在倡导信息化和档案安全的今天，各项工作需要

更快速的响应能力，更准确的信息链条，而这些均浸

透在日常工作中的点点滴滴之中。因此，要注重日常

数据的收集，并依托这些数据建立工作流程。

第三步：工作流程内容

包括温、湿度历史信息，视频报警信息，档案的

存取。根据库房温、湿度信息产生的日、周、月历史

记录与报表，定期分析库房环境状态，保护档案安全。

根据红外报警信息记录，结合相对应的录制视频信息，

判断库房内入侵情况；发现没有登记的非法进入库房

情况，应及时上报，保护档案安全。依托盒定位RFID

管理技术，可以精确定位每个档案盒的位置，达到快

速查找存取档案的效果。

（五）安全保障

档案安全保护是档案持续使用的前提，安全保障

体系建设是河北省档案馆一体化库房建设的基础性工

作，包括数据安全、应用安全、设备安全。数据安全

图1 档案库房一体化智能管理系统

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图2 智能环境监测控制云平台

可以通过数据库管理和关键数据管理实现。数据库管

理包括增强数据库的权限管理、授权机制，数据层面

的业务管理和参数配置通过应用系统来操作。关键管

理数据通过增加关键性数据的日志管理及关键性数据

的增、删、改操作实现，应该有日志记录可供查询、

回滚时使用，并且对于关键数据应该考虑额外的备份

策略。

应用安全是通过应用软件系统设立的用户身份鉴

别、用户权限控制和对信息内容的审计来保证信息的

安全。设备安全是库房运行的基础，通过以下三种方

式保障设备正常运行：系统定期自检设备工作状态，

当设备故障时，主动提醒管理人员，管理人员根据问

题现象排除故障或通知厂家维修；遵守产品的维护保

养周期，按照保养周期要求维修维护设备，定时更换

易耗品，保证设备效率；按照操作规范使用各种设备，

定期进行安全教育和操作规范培训，避免设备的不合

理运行，提升设备寿命。

随着社会的发展与进步，智慧档案作用日趋明显。

档案库房一体化智能管理系统的研发，有利于档案部

门进一步提升档案安全管理的能力，有利于档案安全

管理工作的差距分析、整改提高、安全检查等各项工作，

有利于档案管理设备相关规范标准的进一步精准化与

智能化。

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