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2024年6月17日发(作者:)
一、用Word2003制作树状结构图
此主题相关图片如下:
在“绘图”工具栏上,单击“插入组织结构图或其他图示”,如图1所示,在接着出现的“图
示库”中选择“用于显示层次关系”的第一种后,单击“确定”按钮后会出现一个层次结构
图,如图2所示。这时,在方框中可以输入相关的内容了。如果要在某一个结构下增加分支
时,先选中些结构,然后在“组织结构图”工具栏上单击“插入形状”中选择是插入同事、
下属还是助手。
此主题相关图片如下:
现在我们要做一个名为“计算机系统”的结构图,先在第一个框中输入“计算机系统”,因
为计算机系统是由软件和硬件两部分组成的,“计算机”下面只有两个“下属”,所以要删
除其中的一个文本框,选中其中任意一个文本框,按“Del”删除,然后再在其下面插入相
应数量的文本框并输入内容,Word会根据组织结构图的大小自动调整整体大小。如图3所
示。
此主题相关图片如下:
如果你不满足于默认的效果,可以在“组织结构图”工具栏上选择“自动套用格式”,其中
给出了除“默认”外的16种效果,一定可以满足你的要求了。如图4所示。
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另外,在“版式”中除了标准样式外,还提供了两边悬挂、左、右悬挂等可以供你进行选择。
如图5所示。
此主题相关图片如下:
值得注意的是,用绘图工具来制作的组织结构图整体是一副图片,所以我们可以在Word中
如同操作图片一样对它进行操作。
二、从图片中抠出文字
Office在2003版中增加了Document Imaging工具,用它可以查看、管理、读取和识别图
像文档和传真文本。其实,利用它的这个功能,我们还可以把网页或电子书中的文字给“抠”
出来。
打开电子书,尽量采用较大的字体,翻到想要获取的页面,用抓图软件SnagIt对相关
的内容进行抓取,然后在“文件”菜单中选择“复制到剪贴板”命令(也可以用其他抓图软
件,当然最简单的是Windows中自带的Print Screen键来抓取整个屏幕,然后在“画图”
程序中对不要的部分进行裁剪并保存,然后复制)。
在“开始”菜单的“Microsoft Office工具”中打开Microsoft Office Document
Imaging,在左侧窗口中单击鼠标右键,选择“粘贴页面”,把复制的图片粘贴到Document
Imaging中,在“工具”中选择“使用OCR识别文本”,Document Imaging的OCR识别程序
就会对图片进行识别,完成后选择“工具”中的“将文本发送到Word”,程序会自动打开
Word文档,展现在你面前的就是从图片中“抠”出来的文字,如图所示。
此主题相关图片如下:
提示:一般而言,识别的准确率可以达到95%以上,但对英文和数字的识别不是太好。
三、IMR
Microsoft Office 2003采用了一种名为信息版权管理(Information Rights
Management,以下简称IRM)的文档保护技术,与传统的文档加密不同,它能够更好地阻止
文档信息(如电子邮件)被非法转发、复制和打印,为用户提供了一种更加安全、高效的文
档保护方式。
相关概念
Windows权限管理(Windows Rights Management):Windows中的一个可扩展信息保护
组件,用来保护敏感信息的安全。
Windows权限管理服务(Windows Rights Management Services,RMS): Windows Server
2003的一个功能,RMS是Windows权限管理平台的服务器组件。
信息权限管理(Information Rights Management):IRM是Windows权限管理服务(RMS)
在Office 2003 应用程序和Internet Explorer中的扩展(通过一个免费的加载项)。无论
是在组织机构内部还是通过一个Microsoft服务实现,Office 2003中的IRM均依赖于RMS。
信息权限管理简介
Microsoft Office 2003中的信息权限管理(Information Rights Management,IRM)
为组织和信息工作者控制他们自己的信息提供了又一种有益机制。IRM是Microsoft开发的
一种持久性的文件级保护技术,它允许信息工作者对有权访问和使用文档或电子邮件的人员
加以指定,并且能够保护信息不受未经授权的打印、转发或复制。
IRM对一种被称作Windows 权限管理(Windows Rights Management)的关键Windows 平
台技术进行了扩展。权限管理是Windows 的一种信息保护特性,它可以与应用程序相配合,
对机密和敏感的企业信息加以保护——无论这些信息被发送到什么地方。作为对用户所提出
的改善内容保护要求的响应,Microsoft将权限管理设计为一个可扩展的平台,可以集成到
Office 2003以及各种第三方应用程序之中。
IRM是一个策略工具,在对有权使用文档的人员和文档的使用目的进行控制的同时,允
许用户对文档进行共享和通过电子邮件发送文档。因为IRM保护随着文件移 动,所以该技
术可以保护文档或者电子邮件,无论这些信息移 动到什么地方,访问限制始终附加在信息
之上;即便是文件被发送到了防火墙的外部也是如此。IRM并不是一个安全特性,在用户被
授予了有限制的权限之后,应用程序UI和对象模型还会应用剩余的其它限制,这些限制不
能防止任何形式的滥用现象发生。
开始安装IRM
首先需要安装Windows版权管理客户端软件(Windows Rights Management Client
Software)。该程序是应用版权管理功能的基础,由于Windows中没有内置版权管理功能,
因此需要用户自行安装该程序。另外,用户也可以不手工下载该程序,因为在首次使用权限
管理功能时,系统会自动下载并安装该版权管理客户端。
打开Word 2003后,创建或打开需要传递的文档。点击工具栏上的“权限”按钮(位于
“保存”按钮的右边),首次使用时,系统会提示用户创建一个版权管理证书。文档的权限
与版权管理证书紧密相连,IRM就是通过证书来识别查看对象的。
获得版权管理证书的途径有两种: 一种是如果企业中有RMS服务器,那么证书由RMS
服务负责签发;另一种就是使用Microsoft提供的免费测试用RMS服务,用户可以从
Microsoft获得一个证书,它基于Microsoft .NET Passport创建,用户可以通过申请Hotmail
或MSN邮箱或者将目前所使用的邮箱注册为Passport认证邮箱来获得(本例中使用的是
Microsoft的免费认证服务)。Word 2003会自动检测系统上是否有存在版权管理证书,如果
没有,系统自动运行“Rights Management Certification Wizard”(版权管理证书管理向
导),为用户下载并安装一份版权管理证书。
对IRM进行设置
证书下载并安装完毕后,进入“权限”对话框。0ffice 2003提供了三大类管理权限以
及相关的一些附加选项,它们是“读取”、“更改”和“完全控制”。“读取”权限意味着
对方只能读取该文档,但不能对其内容进行编辑、复制和打印;“更改”权限表示用户可以
自由地编辑和读取文档的内容,但不能进行打印,其附加权限还包括打印权、设置文档的失
效期等;“完全控制”权限在默认情况下只有创建者才能拥有。
在“权限”对话框的“读取”项目中,选中该对话框中的“限制对此文档的权限”复选
项,并在“读取”项目中输入接收用户的Passport注册邮件地址,由于不赋予此用户更改
文档的权力,因此将“更改”项目保持为空;然后,单击“其他选项”按钮,继续设置文档
权限,如图1所示。
选中“此文档的到期日期为”复选项,然后指定该文档的到期日期(如2005-3-26),
实现对文档失效期的设定。如果接收用户没有使用Office 2003,则无法打开该文档,这时
您需要选中“允许使用Office早期版本的用户使用支持信息权限管理的浏览器进行浏览”
复选项,这样对方就可以通过一个安装了版权管理插件的IE浏览器打开该文档了。从图2
中还可看出,文档的创建者用户(hyxxm@)在默认状况下拥有“完全控制”权限。
完成上述操作后,用户的认证信息与文档的权限信息将组合成一个“发布许可证”传送
到Microsoft的RMS服务器上,并进行签名操作(注意,该过程不会传递整个文档),签名
后该“许可证”会被返回,文档信息并不会保存在RMS服务器中。
查看版权文档
接收用户要打开该文档时,需要通过Microsoft的RMS服务器来确认是否拥有查看文档
的权限,因此接受用户必须连接到Internet上。在获得了RMS签发的用户许可证后,接收
即可使用Word 2003打开该文档了。如果接收用户安装的是低版本的Office套件,则可以
通过安装了版权管理插件的IE浏览器浏览该文档,但前提是要把该文档的扩展名改为RMH。
注意:该插件仍然会要求用户到Microsoft RMS服务器或企业内部RMS服务器上进行认
证。
小结
IRM让我们拥有了一种非常方便的文档版权管理手段,并十分有希望成为一种文档管理的新
趋势。因此,除了享受Microsoft免费的RMS服务之外,企业用户不妨考虑搭建自己的RMS
服务系统,让IRM的功能得到更加快捷和完美的应用。
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