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2024年6月22日发(作者：)

××公司外来文件管理规定

1. 目的：

1。1 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；

1.2 确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。

2. 规定适用的范围：

2。1 适用于本公司所有部门从外部获得的文件；

2。2 客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来

文件”的范畴之内.

3. 外来文件管理的主要内容：

3.1 对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。

4。 定义：

4。1 外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。

5。 外来文件的类别

5。1 与公司产品相关的法律法规,如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性

标准；

5。2 与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准

等；

5。3 顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则,如图纸、技术规范等；

5.4 相关质量管理体系标准，工具书等。

6。 外来文件的管理规则

6。1 保存期限:外来文件永久保存，随时更新;

6.2 编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；

6.3 使用方式 ：

6.3。1 直接引用（如客户图纸）;

6。3。2 转换引用 （如产品标准,接收准则等）；

6。3。3 参考（如工具书,体系标准）。

7. 职责归属

7。1 综合部是外来文件的归口管理部门，其他部门对外来文件进行识别后，交由综合

部管理;

7.2 技术部统一负责对外来的技术标准进行识别；

7.3 品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。

7。4 综合部对不属于7.2、7。3所规定的外来文件进行识别。

8。 外来文件管理流程

8.1 外来文件的获取：

8.1。1 公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件:

8。1.1。1 国家、省、市政府及各相关职能部门;

8。1.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社；

8.1.1。3 互联网、电话传真。

8。1。2 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及

董事会.

8。1。3 公司所获取到的外来文件,无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清

或破损情况发生,若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。

8.2 外来文件的识别：

8.2.1 文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职

本文标签： 文件相关管理部门标准

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