Lotus Notes8.5 操作手册

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2024年7月11日发(作者：)

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一、 首次使用Notes的配置 ......................................................................................................... 1

1．打开Notes客户端 ..................................................................................................... 1

2. 将用户邮箱设为主页，当用户启动Notes时，直接进入用户邮箱： ................. 3

二、Notes中使用邮件 .................................................................................................................... 4

2．如何阅读邮件 ............................................................................................................. 5

3．如何创建新邮件 ......................................................................................................... 6

4．为邮件添加附件 ......................................................................................................... 9

5．为邮件添加签名 ......................................................................................................... 9

6．编辑新邮件时进行排版 ........................................................................................... 10

7．如何创建邮件规则 ................................................................................................... 11

8．将邮件移到废纸篓 ................................................................................................... 12

9．彻底删除邮件 ........................................................................................................... 13

10．撤回邮件 ................................................................................................................. 13

11．邮件归档 ................................................................................................................. 14

12．如何在邮件库创建文件夹 ..................................................................................... 21

13．如何回复邮件 ......................................................................................................... 22

14．如何转发邮件 ......................................................................................................... 22

15．如何查找收件箱邮件信息 ..................................................................................... 23

16．如何查找其他文件夹或视图的邮件 ..................................................................... 24

17．邮件、日历、待办事宜的授权 ............................................................................. 24

18．如何使用新邮件提醒 ............................................................................................. 25

19．如何对邮箱中的特定邮件使用颜色标记 ............................................................. 26

20．如何对单封邮件进行保存 ..................................................................................... 27

三、如何使用日历 ......................................................................................................................... 29

1．如何新建会议 ........................................................................................................... 29

2．如何新建约会 ........................................................................................................... 30

3．如何新建全天事件 ................................................................................................... 30

4．如何新建纪念日 ....................................................................................................... 31

5．如何新建提醒 ........................................................................................................... 31

6．如何新建事件通知 ................................................................................................... 32

7．日历的清除 ............................................................................................................... 33

四、如何使用待办事宜 ................................................................................................................. 34

1．如何新建待办事宜 ................................................................................................... 35

2．待办事宜完成后的处理 ........................................................................................... 36

五、如何使用联系人 ..................................................................................................................... 37

1．如何新建联系人 ....................................................................................................... 37

2．如何创建群组 ........................................................................................................... 38

六、设置离开办公室通知 ............................................................................................................. 39

七、常见问题 ................................................................................................................................. 40

1．修改Notes密码 ....................................................................................................... 40

2．无法收发邮件 ........................................................................................................... 41

3．Notes登录的时候会弹出Windows密码和Notes密码不匹配信息 .................... 42

4．联系人导入失败 ....................................................................................................... 43

5. 邮件设置为主页 ....................................................................................................... 44

6.打开窗口时出错 ......................................................................................................... 44

7 打开归档提示文件不存在 ......................................................................................... 45

8．如何重新安装恢复Notes ........................................................................................ 46

一、 首次使用Notes的配置

1．打开Notes客户端

用户点击桌面上的快捷方式，打开Notes客户端。

提示输入用户名和密码，输入密码后点击登陆。

出现配置其他服务对话框，选择 完成。

Notes客户端下载ECL刷新和服务器策略等信息，请耐心等待。

第 1 页 共 48 页

 第一次进入Notes8.5,可以点击“入门”标签旁边的“x”关闭入门，或按

“主页”进入主页设置。

主页的设置，点击主页的页签，进入主页设置界面，点击“使用缺省值”即可。

第 2 页 共 48 页

默认主页的界面如下：

2. 将用户邮箱设为主页，当用户启动Notes时，直接进入用户邮箱：

首先，打开Notes界面的左侧的“悬浮打开列表”；

点击“查看”菜单，选择“悬浮打开列表”，如下图：

第 3 页 共 48 页

选中“悬浮打开列表”后，在左侧就显示“功能列表”，包括“邮件”，“日历”，

“通讯录”等应用，您可以通过点击悬浮列表的功能图标打开相应的功能；

选择邮箱作为主页；

邮件单击“悬浮列表”的邮件图标，选择“将书签设置为主页”，就可以将邮箱

设置为用户的主页，方便用户使用。

二、Notes中使用邮件

1．如何收取新邮件

点击邮件图标，进入收件箱。

第 4 页 共 48 页

然后点击工具菜单发送及接受邮件。

2．如何阅读邮件

在收件箱或者文件夹中（用户已经做了邮件规则的情况下）红色标记即是

新邮件，下面是邮件预览。用户选中新邮件双击或者鼠标右键选择打开即可打开

邮件文档。

如下图所示为预览邮件正文内容：

第 5 页 共 48 页

3．如何创建新邮件

在收件箱中点击“新建”

或者点击菜单栏上的“创建”，在下拉菜单中点击“消息”，出现如下正文

第 6 页 共 48 页

编辑界面，通过 “收件人”链接选择地址，收件人地址，抄送人，密送等地址。

主题和正文内容后点击发送按钮。

根据公司层次，名称，角色，职位来选择合适的收件人，抄送人和密送人。

 在“目录”中选择“Cinda’s Deirectory”,该目录为信达集团的

企业通讯录；

 在查看依据选择“公司层次结构”，该选项按照公司的部门结构对用

户进行分类，方便用户查找和选择收件人；

 通过点击公司组织结构名称前的三角型符号，可以展开组织结构，

选择收件人；

 可以双击用户，添加到收件人，也可以通过选择标记多个用户，（如

下图），点击“收件人”、“抄送”、“密送”等按钮，将用添加为收件

人、抄送和密送，点击确定完成用户的选择。

如果用户需要将邮件发送给某个特定的部门或群组成员时，可以通过选择群

组添加到收件人，来收发邮件：

群组的选择通过展开“*邮件组*”来查找：

第 7 页 共 48 页

通过拖动滚动条来找到您所需要的群组，如同添加收件人一样，在选中群组后，

点击“收件人”、“抄送”或“密送”添加用户，点击确定完成收件人的选择。

添加主题和正文内容后点击发送按钮。

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4．为邮件添加附件

需要附加文件的，点击下图所示的曲别针图标来添加附件。

5．为邮件添加签名

在新建消息的页面，点击“更多”，在下拉菜单中选择“首选项”。

在弹出窗口中点击“邮件”，“签名”，在“在我的外发邮件末自动添加签名”

的选项打勾，输入签名信息。最后点击确定。

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当新建消息的时候，Notes会自动将签名加到邮件正文中。

6．编辑新邮件时进行排版

在编辑正文的时候，在菜单栏上有版面的设置，根据需要进行选择。

或者右键选中需要排版的文字，右键菜单可以修改正文格式，颜色等。

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根据个人喜好选择字体，字号，风格，以及版面样式。

7．如何创建邮件规则

使用邮件规则自动处理您所收到的、符合特定条件的新邮件。例如：您可以

创建一条规则，用于检查来自特定发件人或包含特定主题的邮件，自动将邮件移

至特定的文件夹，向某人发送邮件的副本，或在您从收件箱中看到垃圾邮件之前

预先将其删除。

打开规则视图，点击“新建规则”。

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输入发件人的条件后点击“添加”，然后在指定操作中点击选择按钮，选择

相应的文件夹，视图或者是新建文件夹，确认后，再点击“添加操作”。最后点

击确定。这样当发件人满足一定条件时，发件人对应的邮件信息会根据邮件规则

自动放到相应的文件夹或视图中。

8．将邮件移到废纸篓

选中想要删除的邮件，点击文件夹图标，在下拉菜单中点击“移入文件夹”。

在弹出窗口中选择“废纸篓”，点击“移动”。

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或者是将选中的邮件文件直接拖动到废纸篓中。还原邮件需要在废纸篓中 点击

“还原”。

移动到废纸篓中的邮件默认48个小时自动删除。

9．彻底删除邮件

如果要彻底删除邮件，首先选择要删除的邮件，在鼠标右键菜单中，选择

“删除”。

在废纸篓中也可以查看到相关信息，选择清空废纸篓。

提示是否永久删除，点击“是”，删除文档。

10．撤回邮件

当邮件发送错误，可以通过撤回邮件撤回发送的邮件。打开发送邮件视图，

选择需要撤回的邮件，撤回只对Notes邮件有效，并且对方允许别人撤回邮件。

选择撤回方式。服务器设置如果收件人看到邮件不能撤回。

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11．邮件归档

服务器策略设置普通用户的邮箱大小为500M，警告阀值是400M，用户须对邮件进行

归档，释放邮件数据库的空间，有两种方式的归档，一是手动归档，二是根据归档策略的日

程安排Notes自动将邮件归档。

11.1用户自定义归档策略

点击菜单栏上的“操作”-“归档”，在下拉菜单中选择“设置“，出现设置窗口

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输入归档条件的名称，并启用此条件，选择相应的条件：

“选择条件”，这里归档15天没有修改的邮件。

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下面的归档应用程序的位置，默认是C盘的notes客户端的安装目录下，由于这个文件会逐

渐变大，建议大家修改成D盘，或者E盘等数据盘。我这里放在了D:domino-archive目

录下，a_这个名字是自动生成的不用修改。如下图所示：

上图点击“确定”后，会弹出选择窗口，选择“是”：

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上图中点击“是”后进入到“日程安排”选项。如果没有上图的提示窗口，直接点击

“归档设置”中得“日程安排”也行。

在归档设置的日程安排界面中，选中“安排归档“，指定归档运行时间（这个时间的设定由

自己来定）。运行日期这里最好都选择上，防止某天没有登录notes客户端，做不了归档的

情况。取默认的任何场所后确定。如下图所示：

在邮件的左边“归档”这里会出现刚才创建的归档项，我这里是“2012”。

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还没有归档的情况下点击会报错：

已经归档后，点击归档项，这里点击“2012”查看归档信息，如下图所示：

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归档完成后，我们的邮箱里符合归档的邮件就自动删除了，全部进入到归档库中。

11.2使用手动归档

首先必须设置归档条件，然后手动归档。

选择需要归档的邮件，点击菜单栏上的“操作”-“归档”，在下拉菜单中选择“归档”，

“归档选定的文档”。

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在归档条件选择窗口内点击归档条件，点击“确定”。第一次Notes会在本地创建归

档邮件库，将要归档的邮件移到归档库中，同时将邮件从邮件副本中删除。

11.3查阅归档邮件信息

在收件箱界面中点击左边大纲上的“归档”，选择相应的归档条件链接，打开对应归

档条件的归档库。

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需要用户注意的是归档库的设计和邮件副本的设计是一样的（即都有收件箱、草稿等信

息），千万不要造成混淆。

12．如何在邮件库创建文件夹

用户使用OutLook的习惯是将不同的邮件放在不同的文件夹中，Notes中点

击菜单创建文件夹。或者在菜单栏下 创建——文件夹皆可。

在弹出窗口中输入要创建的文件夹名称，并选择相应的父文件夹后确定。

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在邮件库的大纲中，文件夹下会出现之前新创建的文件夹，用户现在应该

点击菜单工具全部复制将本地邮件副本的设计与服务器上的邮件库同步

13．如何回复邮件

点击已打开的邮件文档的“答复”菜单按钮，在下拉菜单中选择一个模式。

当邮件有许多抄送人，需要对每个人都回复，则选择“答复所有人”。

14．如何转发邮件

在已打开邮件文档得界面中，点击“转发”菜单，在下拉菜单中选择转发

的模式。

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在“收件人”栏输入需要转发的收件人地址或是查询企业用户目录，自动添

加收件人信息。

15．如何查找收件箱邮件信息

15.1排序后查看

在收件箱视图中，可以根据发件人、主题、日期和大小等信息进行升序或

降序排列，用户可以根据排列的次序查找相应的邮件信息。

15.2按条件搜索

选择菜单查看搜索此视图

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在搜索界面输入相应条件后开始搜索指定邮件。

16．如何查找其他文件夹或视图的邮件

其他文件夹和视图也都支持排序查看和搜索功能，用户可参照“如何查找

收件箱邮件信息“进行操作。

17．邮件、日历、待办事宜的授权

您可以让指定人员打开您的邮件并阅读您的消息、日历条目、待办事宜项

目和联系人条目。还可以让用户代替您发送、编辑（包括添加后续标志）和删除

消息、创建和删除日历条目，以及创建和删除待办事宜项目。另外，还可以指定

Notes 将日历条目转发给个人或组，而不用考虑此人或组是否有权访问您的邮

件。

在收件箱界面中中，点击“更多”，在下拉菜单中选择“首选项”。

弹出以下窗口，选择“访问与授权”页面，点击“添加”。

第 24 页 共 48 页

在下面弹出窗口中选择相应人员和群组、组建，在访问项中指定相应的权

限后点击确认按钮

18．如何使用新邮件提醒

Notes在收件箱新收到邮件后可以弹出一个窗口，提示你有新邮件到达，需

第 25 页 共 48 页

要对客户端进行一个设置。

在客户端中点击“文件”，“首选项”——“邮件”——“发送和接收”

——“正在接受”将 “显示弹出警报”这个选项打勾后点击确定。

19．如何对邮箱中的特定邮件使用颜色标记

邮箱中的邮件过多的时候，为了区别不同人发送过来的邮件，可以对邮箱

中的邮件进行颜色标记。

在邮箱中点击“更多”，“首选项”。

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在“邮件”下的“注意事项指示府”的界面进行配置，输入需要标记颜色

的发件人姓名，并对背景和文本的颜色进行选择后点击“确定”。

20．如何对单封邮件进行保存

打开需要保存的邮件，点击“文件”，“另存为”。 支持导出格式为.eml

的邮件。

在弹出的窗口中选择磁盘路径，并且输入用户名(包括文件的扩展名)，点

击“导出”。

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直接打开导出的文件查看邮件内容。

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三、如何使用日历

1．如何新建会议

打开Notes，进入日历。点击“新建”，在下拉菜单中选择“会议”。

在“新建日历项”的页面中填写主题，在下方的“描述”中填写内容，在

人员的“必需”中选择人员。

在弹出的选择地址对话框中，选择参与的人员后点击确定。

第 29 页 共 48 页

完成后点击保存并发送。收到该邮件的人员提示是否保存，若保存，则该日

历项添加到收件人的日历中。

2．如何新建约会

点击“新建”，在下拉菜单中选择“约会”。

在编辑界面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。

3．如何新建全天事件

点击“新建”，在下拉菜单中选择“全天事件”。

在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。

第 30 页 共 48 页

4．如何新建纪念日

点击“新建”，在下拉菜单中选择“纪念日”。

在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。

5．如何新建提醒

点击“新建”，在下拉菜单中选择“提醒”。

在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。

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6．如何新建事件通知

点击“新建”，在下拉菜单中选择“事件通知”。

在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”。在“人员”中选择“被邀请

者”。

在弹出窗口内选择人员后点击“必须”，然后点击“确定”。

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点击“保存并发送邀请”，则参与人员会收到邀请邮件，参与人员点击同意

后自动在参与人员的日历中出现该事件通知。

7．日历的清除

选中需要清除的日历，点击“更多”，在下拉菜单中选择“日历清除”。

所有者操作可以对日历重新安排，发送消息给参加会议人员。

在弹出的窗口内选择时间、类型后点击确定。

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弹出一个确认窗口，点击确认后清除日历。

四、如何使用待办事宜

点击主页上待办事宜的图标进入待办事宜的页面。

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或者在邮件等视图通过切换：

1．如何新建待办事宜

点击“新建待办事宜条目”。

输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。

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在列表里面显示出建立了的待办事宜。

2．待办事宜完成后的处理

选择已经完成的待办事宜，点击“标记为完成”。

在左边的大纲中点击完成的图标，显示出已经完成的待办事宜。

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五、如何使用联系人

点击主页上的联系人图标进入联系人页面。

1．如何新建联系人

点击“新建联系人”。

输入“联系人姓名”和电子邮件地址，添加联系人图片，职务住址等，点

击“保存并关闭”。若要继续添加则点击“保存并添加另一个”。

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2．如何创建群组

点击左边大纲上的“组”，然后点击“新建群组”。

输入“群组名称”，点击“成员”。

在下面的弹出窗口中选择人员，可以选择本人的通讯录(“用户名”的联系

人)，企业用户(cinda’s Directory)，本地通讯录等中的人员，选择一个点一

第 38 页 共 48 页

下“添加”，完成后点击“确定”。

如新建IT科组，给IT科组发送邮件，在“收件人”中选择IT科组便可，

不需要单个添加。

六、错误!未找到引用源。设置离开办公室通知

可以使用离开办公室通知服务，在您不在时对外来邮件发送自动回复。自动

回复将告知在您不在时向您发送邮件的人您外出了，并告诉他们您何时回来。

要设置离开办公室通知，必须指定离开办公室设置，例如您的离返日期，然

后启用离开办公室通知服务。随后，在您的返回日期，您会收到一封离开办公室

摘要邮件，其中包括一个发件人列表，通知服务在您不在时向这些发件人发送了

离开办公室回复。

注意 根据您所在组织的服务器配置，Notes 会在指定的返回日期自动禁用

离开办公室通知服务，或者您必须在回来之后手动禁用该通知服务。如果是后一

种情况，您每天都将收到禁用离开办公室通知的电子邮件提示。

启用离开办公室通知

1. 如果有必要，请打开邮件。

2. 在邮件列表上方，单击更多 > 离开办公室。

3. 指定您离开和返回的日期。

注意 根据您所在组织的服务器配置，可能存在指定小时选项。如果可用，

选择此选项可以指定离开和返回时间，然后指定时间。

4. 单击启用并关闭，或者，如果您已启用离开办公室通知但更改了某些离开

办公室设置，则单击保存并关闭。

禁用离开办公室通知

根据您所在组织的服务器配置，可能需要在回来之后手动禁用离开办公室通

知（即使 Notes 会在指定的返回时间停止发送离开办公室回复）。如果是这种

情况，您将收到禁用离开办公室通知的电子邮件提示。

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1. 如果有必要，请打开邮件。

2. 在邮件列表上方，单击更多 > 离开办公室。

3. 单击禁用并关闭。

七、常见问题

1．修改Notes密码

在菜单栏中，选择文件——安全——用户安全，输入Notes密码。

进入用户安全性对话框，“更改密码”，弹出密码输入框，输入现在Notes

后，便可进行密码更改。

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2．无法收发邮件

首先检查Notes客户端所在的PC到Domino邮件服务器的网络连接是否正常，

其次确保Domino邮件服务器服务是否正常运行。

确保自己是联机状态。

第 41 页 共 48 页

3．Notes登录的时候会弹出Windows密码和Notes密码不匹配信息

如下图：

这是因为现在绝大部分用户的Notes安装包有客户端单点登录模块，用户每

次登录的时候，启用它，该功能模块都会去检测用户的Notes密码和windows

登录密码，如果两个密码不一样，就会弹出对话框，提示可以通过“文件安全

用户安全更改密码，是否在登录Notes后立即更改密码？”。选择“是”；

这样下次用户登陆到Windows系统的时候就可以直接打开Notes客户端了，

如果用户此时也在使用Outlook，应将Outlook的密码改成Windows的登录密码。

如果用户不想同步Windows和Notes密码，同时希望不再弹出此类同步

Notes和Windows密码信息，可以到菜单文件安全用户安全，输入Notes密

码

在安全性界面中将“通过登录操作系统登录到Notes “的勾去掉

第 42 页 共 48 页

如果用户此处“通过登录操作系统登录到Notes “项是灰色不可操作的，

则没有安装单点登录模块。

4．联系人导入失败

Notes通讯录将outlook的联系人导入的时候，出现联系人导入没有显示的

情况，这种情况是因为在outlook中的联系人的“姓氏”这一栏为空。Notes是

对姓敏感的，没有姓氏这一栏的信息，Notes的联系人是无法识别的。必须将姓

氏这栏填上。

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5. 邮件设置为主页

先选中邮件书签，右键——将书签设置为主页。下次登录直接进入邮件。

6.打开窗口时出错

用户点击Notes快捷方式图标太多，Notes登录窗口还未出现。

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在任务管理器，结束进程。

Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平台上分别有如下主要进程：

Windows: , , ,

Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, , nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo

MAC: Notes, notesmm

7 打开归档提示文件不存在

在Notes归档中点击归档条件指向的是归档数据库，当归档条件没有执行，归档数据库

没有生成。所以提示数据库不存在。

第 45 页 共 48 页

8．如何重新安装恢复Notes

如果用户Notes因为某种故障不能使用正常使用的时候，需要对Notes进行

重新安装配置，这时需要做如下几步操作：

第一步备份lotusnotesdata文件夹下的文件

第二步备份lotusnotesdata文件夹下的(用户个人通讯录)、

mail*.nsf（用户本地邮件副本或是Outlook导入的邮件库文件）、archive**.nsf(用

户的邮件归档库文件，随用户的归档策略不同，文件路径和库文件名称可能不

同)、（用户的书签库，如果用户有其他自定义的书签库也应备份）。

第三步卸载Notes8.5，删除lotus和LotusNotes两个文件夹。

第四步利用Notes8.5的安装程序重新安装，将先前备份的文件覆盖到对应

的路径下，打开Notes8.5快捷方式，在弹出的配置界面中输入用户名，找到

文件，输入密码后就可以重新使用了。

文件 目录 用途

保存 bookmark 和 Home Page

的数据

保存 workspace 里的所有数据

保存联系人，网络连接以及位置

信息

保存 Preference 的设置

用户自定义的字典

您的 id，有 id 才能使用 Notes

NotesData

NotesData

id

NotesData

Notes

NotesData

NotesData

详细参考：

/cn/support/faqhtmlfaq/

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