用Word编辑排版杂志方法

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2024年7月16日发(作者：)

用Word编辑排版杂志方法

如何巧用Word编辑排版报刊杂志

一、分栏的操作

杂志中的页面通常都是分两栏来排版的，对于这种版面，用Word

的分栏功能就能轻易地实现。

分栏的基本操作（先确定分栏范围）

①执行“格式→分栏”命令，打开“分栏”对话框。②在“预设”

下面选中“两栏”选项。

③调整好“栏宽”或栏“间距”（由于二者是相互关联的，故只

需要调整一项就行了）；如果需要在栏间添加分隔线，请选中“分隔

线”选项。④确定返回，文章即按两栏显示出来。

二、将表格和图片插入到文档中

在文档中插入表格和图片，可以增强文章的可读性。因此，将表

格和图片插入到文档中，并进行准确的定位，也是我们编辑、排版的

一项重要工作。

（一）将表格插入到文档中

1.用菜单命令插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，执

行“表格→插入→表格”命令，打开“插入表格”对话框，根据表格

的需要，设置好行、列数目后，确定返回，一个规范的表格便即刻插

入到文档中。

2.用快捷按钮插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，然

后按“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，在随后出现的下拉列表

中拖拉至需要的行、列数目后，松开鼠标，一个规范的表格即被快速

插入到光标处。

提示：如果表格是通栏显示的，在进行分栏操作前，在表格将要

插入的位置预留一个空行（或者先将表格直接插入到文档中），然后

再对表格的前、后文本单独进行分栏操作。

二）将图片插入到文档中

1.将图片衬在文字下面。为了活跃版面，通常在文章的标题（或

正文）下面衬一张图片，并将图片制作成很浅的水印图片效果。

①先用图像处理软件将图片处理、保存好（如等）。

②在文档中，执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入

图片”对话框。

③定位到图片所在的文件夹中，并选中该图片，然后单击

“插入”按钮，将图片插入到文档中。

④选中插入的图片，执行“格式→图片”命令，打开“设置图片

格式”对话框。

⑤切换到“版式”标签中，选中“衬于文字下方”选项，再切换

到“图片”标签中，按“颜色”右边的下拉按钮，在随后出现的下拉

列表中，选择“水印”选项（在Word中为“冲蚀”选项），确定返

回。

⑥调整好图片的大小，并将图片移到相应的文字下即可。

⑦制作水印效果，在Word中可以直接在“格式→背景→水印”

选项中选择图片来制作水印效果。

提示：在定位图片位置时，选中图片，按住Ctrl键，用方向键移

动，即可对图片进行微量移动操作，进而达到精确定位的目的。

2.将图形插入到文档中。编辑专业的杂志，常常要在文章中插入

一些图形，我通常用图形处理软件（简单的图形就用“画笔”绘制）

先将图形画好，然后再插入到文档中。

①在文档中，仿照上面的操作，将图形插入到文档中。

②选中插入的图形，打开“设置图片格式”对话框。

③切换到“版式”标签中，单击“高级”按钮，打开“高级版式”

对话框，在“环绕方式”下面选中“四周型”，并设置好“距正文”

的四周距离（我通常设置为0.5cm）。

④两次按“确定”按钮返回，再将图形移到相应的文档处。

三、编辑页眉和页脚

（一）编辑页眉

我仿照某些公开发行杂志的做法，将栏目名称和文章标题自动提

取到页眉处，效果非常好。

1.设置样式，做好准备

①将光标定在文章的标题行任意位置，然后按“格式”工具栏上

“样式”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“标题1”

选项，为文章标题设置好样式。

②将光标定在正文中的栏目名称行任意位置，将它设置为“标题3”

样式。

提示：如果不想在正文中显示出栏目名称，可以将正文中栏目名

称的文本颜色设置为“白色”。

2.将栏目名称和文章标题提取到页眉上

①执行“视图→页眉和页脚”命令，激活“页眉和页脚”编辑区，

并展开“页眉和页脚”工具栏。

②在页眉区，执行“插入→域”命令，打开“域”对话框，在

“类别”下面选中“链接和引用”选项，在“域名”下面选中

“StyleRef”选项。

③单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框，切换到“样式”

标签下，选中“名称”下面的“标题3”选项，然后按“添加到域”按

钮，再按“确定”按钮返回“域”对话框。

④按“确定”按钮返回，栏目名称即被提取到页眉处。

⑤右击中文输入法状态条上的小键盘按钮，在随后弹出的菜单中，

选择“标点符号”选项，打开“标点符号”软键盘，将“间隔号（·）”

插入到页眉区中。

⑥仿照上面③至⑤步的操作，将“标题1”域插入“间隔号”后面

的页眉区中，实现文章标题提取到页眉中。

⑦按“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，退出“页眉和页

脚”编辑状态。

提示：建议在编辑时，每一篇文章都从新一页开始（原文章结尾

处留下的空白，可以用一些短小的文章、信息、照片等进行补白），

这样文章一开始，该页的页眉上就显示出该文章的标题。

（二）编辑页脚

我习惯将杂志的名称、页码、期数等内容放在页脚处，由于这些

内容可以直接输入，编辑起来就方便多了。

①在“页眉”处双击鼠标，再次进入“页眉和页脚”编辑状态。

②按“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，

切换到“页脚”编辑区（或者直接在页脚区双击，快速进入页脚编辑

区）。

③将杂志名称（如“建设工程监督简讯”）输入到页脚区中；按

“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮，将页码插入到页脚区

中；将杂志的期数等（如“2003年2期（总第116期）”文本插入到

页脚区中。

④调整好上述文本及页码的显示位置，退出“页眉和页脚”编辑

状态。

提示：在页眉和页脚区不仅可以输入文本、域等内容，而且可以

将图片（徽标等）插入到其中，让它显示在每一页上。

四、复杂版面的编辑对于较为复杂的版面，通常用文本框来编辑

排版。

（一）用文本框组成复杂的页面

对于由多个短稿件（如“信息”和“照片”等）组成的页面，可

以插入多个文本框，然后根据稿件的内容量，调整好文本框的大小，

再将每一篇稿件内容分别输入到一个文本框中（或者预留好照片的位

置），最后将文本框设置为“四周型”版式，并进行移动定位，即可

完成一些复杂页面的编排工作。

提示：如果不需要文本框的边框，可以仿照上述的操作，将边框

设置为“无颜色线条”即可。如果需要文本框的边框，还可以在“设

置文本框格式”对话框的“颜色和线条”标签中，更改“线条”的

“虚实”，再调整好“线型”和“粗细”以更改边框的样式，达到活

跃版面的目的。

（二）用文本框实现文本的跳转

编辑杂志常常会遇到这样一种情况：一篇文章占了几个整页面后，

余下的内容只占一个页面的一小部分（如1/4版面），如果让余下的

部分接着原文从新一页开始，而让一篇新文章从其下面开始，显然会

影响版面的观感质量。处理这种情况，通常的做法是，将余下的部分

剪切、粘贴到其它文章后面的空白处。而此时，如果在定稿前需要对

文章进行修改，则操作起来不仅非常麻烦，而且容易出现版面混乱。

我对付这种情况的做法是，用文本框的链接来实现文章的跳转。

例如，某篇稿件估计要占16页和17页两个页面，外加18页的

1/4页面，现在我准备将这1/4的页面跳转到9页下面的空白处，具体

的编辑过程如下：

①执行“插入→文本框→横排”命令，在16页和17页各插入一

个文本框，并将文本框的边框线设置为“无颜色线条”格式，同时调

整文本框，使之与页面大小一致。

②在9页下面的空白处再插入一个文本框，同样去掉边框，并调

整好文本框的大小。

③选中16页的文本框，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选

“创建文本框链接”选项（此时鼠标变成茶杯状）；再将鼠标移至17

页的文本框中（此时鼠标成茶杯倾倒状），单击一下鼠标。

④仿照上面的操作，将17页的文本框与9页下面的文本框链接起

来。

⑤然后从第一个文本框开始输入文章的内容，当第一个、第二个

文本框容纳不下时，输入的文字会自动流到第二个、第三个文本框中

（此时如果要修改文章，则是非常方便的）。

⑥文章定稿好，在17页的文本框右下角外面（在前面调整文本框

的大小时，预留好该位置）再插入一个小文本框，输入“（下转第9

页）”字样，在9页文本框的左上角外面也插入一个文本框，输入

“（上接第17页）”字样，并除去边框。

提示：文本框内的文本是不支持分栏的，如果想让这样的文章也

分两栏显示出来，可以在1页中插入两个或三个（其中一个用于输入

标题）文本框，并依次将它们链接起来，实现“人工”强制分栏的目

的。

整个杂志编辑完成，可以送印刷厂印刷了。将上述Word文档保

存为模板，在编辑下一期杂志时可以直接调用，只须修改正文、页脚

等相关内容即可。

五、Word排版中的这些功能：

1）【标尺】

横向标尺：在Word文档中的位置为：工具条和正文文本之间

（正文文本的上方），标尺可以用鼠标拉段落前空格的距离（段落缩

进的距离），以及段落对齐的距离，即：一段文字前面空多少个字，

一段文字段落的“左边、右边”对齐的位置，以及离Word文档的页

面的页边距离。

竖向标尺：Word文档中左边，主要用来调节文档页面的“页眉、

页脚”所需要的上下距离。

【标尺】的缺点：不能精确的数值。

2）【格式】

Word文档上方的工具条中，有一个格式，格式中有个【段落】选

项，这里面可以精确的到数值，这里给你讲讲【段落】选项中的【缩

进和间距】，具体如下：

A、【缩进】

这个选项栏中有“左（L）、右（R）、特殊格式”这些子级选项，

其中最常用的是“特殊格式”选项，通常“特殊格式”与其后面的

“度量值”配合使用。“特殊格式”中有“首行缩进”子子级选项，

这就是上面说到的一个段落前面空多少个字。

例如：要在一段文件前面空2个字，那么，就在“特殊格式”选

择“首行缩进”，“度量值”为：2字符，即可。

B、【间距】

这个选项栏中有“段前、段后、行距”，其功能如下：

【段前】：表示这段文字与前面的一段文字之间要间隔多大的距

离，单位一般用“行”。

【段后】：表示这段文字与后面的一段文字之间要间隔多大的距

离，单位一般用“行”。

【行距】：表示这段文字中每行之间要间隔多大的距离，一般与

后面的【度量值】配合使用。行距的选项有：单倍行距、1.5倍行距、

2倍行距、最小值、固定值、多倍行距等，其中“最小值、固定值、多

倍行距”是可以根据自己的要求选择相应的度量值。

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