智能公文交换管理系统功能介绍

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2024年7月24日发(作者：)

模块分项功能

箱组数据采集

组箱状态监视

智能采控平台

箱组设备控制

箱组监控日志

箱存信息浏览

纠错处理

发信管理

收信管理

发文管理

收文管理

清单打印

业务管理平台

异形处理

纠错管理

退信管理

统计查询

软

件

模

块

自助服务平台

清单的查询

报表管理

身份识别

图像捕捉

标签打印

箱门开启

清单打印

信息查询

分户单位管理

外部单位管理

维护管理平台--单位信息维护

系统用户管理

身份认证管理

外设维护

交换箱管理

用户权限设置

维护管理平台--系统设备配置

数据处理

数据字典维护

设备组成公文智能交换箱结构

自动识别功能

门禁控制功能

状态指示功能

存量显示功能

自动记数功能

自动开门功能

信息下载功能

数据上传功能

自动清零功能

存取通知功能

急件通知功能

设备监控功能

数据采集功能

信息追踪功能

系统自检功能

误操作告警功能

语音通知

设备功能

智

能

交

换

箱

技

术

模

块

网络通知

短信通知

电子公告

图像监控

门禁管理

UPS电源

辅助服务

应用

提供实时采集信件和文件数据功能

显示箱子的运行状态（正常、已取、未取、故障），显示箱内信件数量，对于急件或限时件系

统进行特殊标注；

在监控台对交换箱发令，进行开箱，开关已取灯，开关急件灯，核对箱存显示等操作。

对每一次交换箱组的操作，系统自动形成日志

本功能模块可以对智能交换箱中的信件信息进行浏览，包括信件的数量、收件单位、发件单位

对误投的信件进行纠正的管理

将已装封后的信件登记，并通过各个发送渠道发往外部单位的管理

将从各收发渠道外来的信件登记后发往各个相关部门的管理

对发文的各个环节进行管理,包括发文登记、装封发文、信封条码标签自动打印、发文去向管

理、清单打印、二维条码制作等

对收文的过程进行管理，包括来文拆封管理、办文管理、阅文管理、办结登记、督办、催办管

理、条码生成等

打印收发件清单，做核对和存档用。格式按照要求标准制订

参加收发室交换有大量的异形件，如光盘，录像带，包裹等，如果不能通过公文智能交换箱扫

描登记，那么我们可以通过机要流转系统的登记界面，通过扫描枪扫描进行异形件的登记工

作，然后放入交换箱中

对于针对信件登记、投递、交换中出现错误的问题和外部单位退回的信件处理，系统提供进行

纠错的功能

针对下属单位退回的信件处理和外部单位退回的信件处理

文件查询与统计提供对收发文件的详细信息进行查统计的功能。查询信息包括发件单位，收件

单位、紧急程度、投箱时间等，并可将查询到的结果打印出来。对于统计可以按时间、紧急程

度等统计文件数量。可生成时段统计图形报表、类别统计图形报表。查询条件可以任意组合

提供对内交换的文件清单进行查询的功能，并可将相应的清单打印出来

对业务中需要统计的数据，根据各项业务指标生成统计表报和打印

内部单位交换员扫描自己的证卡后，系统自动识别出该用户身份，从而决定是否允许其继续进

行相关操作

交换员扫描证卡后，自助服务平台将通过摄像头将交换员的头像捕捉下来，并保存到数据库

中，以备核查。

内部单位交换员在通过身份识别后，可以通过该平台自助打印条码标签

内部单位交换员在通过身份识别后，可以通过该平台下达打开本单位交换箱箱门的命令

内部单位交换员确认后打印出收发件清单

对本部门的箱内信件信息、信件的流转信息、各单位的具体信息的查询

对本单位的所有分户信息进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询分户

对交换站所定义的外部单位信息进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询外部单位

用户管理是对使用系统的用户的各方面信息进行管理。包括基本信息的录入，增加、删除、修

改、禁用等日常维护功能

证卡（RF卡）或指纹信息的登记、维护、查询，包括证卡或指纹的禁用、挂失、注销等功能，

以及证卡或指纹的分组及权限

对本系统所连接的外设进行管理维护功能，包括扫描枪的配置、条码打印机的配置、数据库信

息的配置等

对分户交换箱进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询分户交换箱

权限的分配是用户管理的关键。权限由系统管理员统一管理，可根据实际工作的需要，实时调

整权限分配，方便实用。良好的用户管理也是数据安全、可靠及系统稳定运行的有力保证

采用双硬盘镜像备份、磁盘时时备份和刻录机定时备份等多种备份机制，保护数据安全；数据

恢复可以通过备份文件恢复，若数据库系统出现问题，可快速启动备份系统，保证系统稳定正

常运转，降低故障影响时间；年度数据处理等

数据字典是工作人员业务作业简便化的保证。完善的设计、灵活的组件搭配使得工作人员的效

率提高、也使得业务操作简便化。数据字典还具有记忆功能，可以在用户操作在其他业务模块

中同时系统自动的对数据字典进行维护

公文智能交换箱主要由箱头和箱体组成，箱头显示交换箱状态并带有条码扫描装置和有号件投

口门禁装置，条码扫描装置主要用于识读文件条码，有号件投口门禁装置主要用于禁止非法件

或误投件；箱体分为上下两部分，上半部是有号信箱，用于存放有号需追踪记录的文件，下半

部是普通信箱，用于存放无需登记的文件

投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签

读取条码与箱门形成信息联动，控制箱门开启

动态显示操作状态，对状态进行指示

动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。

投件口带有触感计数器，自动记录投递数量

根据身份识别和单号，自动开启取件箱门

存取件记录的信息支持本地下载，可供调用查询

存取件信息和操作信息可实时上传OA系统，供记载

存件箱清空后，系统自动对箱内记录信息清空进入初始化待用状态

系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急

程度等信息，自动打印交接清单。

系统带有催办功能，对紧急程度高的文件，可通过语音、网络或短信的方式向收件单位发送取

设备通过摄像头进行监控

系统可通过读码识别文件信息和收发操作信息，对信息进行实时采集

系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急

程度等信息，自动打印交接清单。

系统可自检设备运行状况，交换箱空间和利用率，反馈空箱、满箱信息

当发生误操作情况，可自动告警，摄像头记录相关画面

如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以自动拨打该分户单位电话，通知工作人员来取

件，工作人员接到电话通后，系统不再拨打。若电话占线或者无人接听，系统会再次拨打，拨

打时间间隔可以由系统管理员设定。语音通知触发方式可以分为投箱触发或者人工触发

如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以通过网络以邮件的形式发送给收件单位，通知

工作人员来取件，收件单位工作人员点击邮件后，系统会自动将收件单位已得到急件通知的信

息回复给系统管理员。网络通知触发方式可以分为投箱触发或者人工触发

如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以通过短信发送平台放送给收件单位工作人员的

手机上，通知工作人员来取件

通过等离子公告信息显示屏将公告信息告知给分户单位，如收件单位或者收件人信息变更、收

发信息通知等

通过图像监控平台将交换人员在交换区内进行交换的操作活动，进行图像监控并录制存档，以

备以后进行回放察看

交换人员进入交换区时，先通过门禁系统进行身份识别，并捕捉扫卡人的图像信息。身份识别

系统确认后，方可以进行交换操作。如果不进行身份识别操作，将无法进行交换的所有操作

使用在线式UPS电源，改善了供电的品质，保护了负载安全，使之更有效的工作

辅助设备

二维码打印机

标签打印机

数据库服务器

、通讯服务器

、交换机、磁

盘阵列

语音提示器、

通信发射器、

SIM卡

通信发射器、

SIM卡

LED显示屏

摄像机

门禁

电源

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