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2024年7月20日发(作者:)
Microsoftexcel2007基础操作
EXCEL表格基本知识
一.软件简述
微软公司开发的制表软件,可进行数据的录入,编辑,计算,图
表输出,数据统计等。
二.启动
1.开始--程序--MS office--MS office 2007
2.双击桌面快捷方式图标
3.打开EXCEL文件,双击打开/右击文件--选择打开方式--选择
EXCEL2007打开方式--确定。
三.窗口介绍
1.快速启动栏:OFFICE按钮,快速工具栏(自定义)
2.菜单工具栏
3.编辑栏:名称框、函数计算按钮、编辑栏区
4.行号列标,单元格网格线(默认不打印,可以设定打印),可以
通过页面布局菜单设定显示与隐藏。
5.工作表标签
6.状态栏
四.文件操作
1.基本概念
工作簿:文件操作单位
工作表:一个工作簿可以包含1-255张工作表,默认3张。
单元格:1048576行,16384列
2.新建:新建空白工作簿
3.打开:(副本方式打开)
4.保存与另存为
注意保存的版本,加密保存(在保存与另存为对话框左下角单击
“工具”选择“常规选项”—在弹出的对话框中设定密码。
5.关闭与退出:
五.工作表的操作
1.工作表的数量:
插入--右击工作表标签--插入--工作表
工作表标签上的“插入工作表按钮”或SHIFT+F11
删除--右击工作表标签--删除
新工作簿:OFFICE按钮--EXCEL选项--常用--新建工作簿的工作
表数量(1-255)。
2.工作表的选择
单个:鼠标单击标签
多个:CTRL键,SHIFT键,右击标签--选择全部工作表。
选择多张工作表形成工作组,相当于复写纸功能。
3.工作表的重命名
双击标签--输入新名称(注意名称的要求),右击标签--选择重命
名--输入名称,还可以设定标签颜色。
4.工作表的移动与复制
a.拖动标签/CTRL+拖动,释放时先释放鼠标再释放辅助键。
b.右击工作表标签--移动或复制工作表--选择工作簿、位置、是否
建立副本
5.隐藏工作表:右击标签--隐藏/取消隐藏
6.保护工作表:右击工作表标签---保护工作表-----设置密码----
保存
EXCEL表格数据编辑
一. 数据输入
1. 文本输入
(1). 文本(汉字和字母直接输入):直接输入/回车
现象:正常显示,延伸显示,截断显示,强制换行(alt + enter)
(2). 文本格式数字:‘ (英文状态下) + 数字
选中单元格—右击---数字----文本
例:身份证号码,邮编,电话号码,学生证号,VIP卡号,前带0
的数字等
注:文本型数据默认的对齐方式是左对齐
2. 数值输入
(1). 数值组成:%、^、*、/、+、
(2). 整数和小数:定位/直接输入/按ENTER或TAB
注意:数字较长时不能正常显示,应该设置成数值(右击---设置单
元格格式—数字---数值《设置保留的小数位数、千位分隔符、负数的
表示方法》)
(3). 负数:利用负号或括号
例:(100)=-100
(4). 分数:以“0”加空格开头,再输入分数(直接输入会变为日期)
(5). 百分数:输入数字后,右击—设置单元格格式—数字---百分
比—设置小数位数—确定即可
3. 日期输入
(1). 格式:用“/”或“—”隔开;年/月/日 或 年-月-日
例: 2006/12/4或2006-12-4
①. 任意日期:直接输入
②. 当前日期:Ctrl+;
4. 时间输入
(1). 格式:用“:”隔开
例 19:47
①. 任意时间:直接输入
②. 当前时间:Ctrl+Shift+:
注意事项:数值文本化:excel显示数值只能正常显示前15位,后
面的都会以0代替。
在单元格前先输入英文状态下的单引号,再录入数据即可。
格式的删除:选择单元格--DEL键只是删除单元格的内容,格式
会保留,若要全部清除可以在“开始”菜单右侧的“编辑”部分,在
删除按钮列表中选择清除的方式与对象。
二. 单元格填充
1.等值填充:输入第一个----选中---鼠标放在右下角的填充柄上
(变成+号)--拖动
2.等差序列填充:
A:差值为“1”的等差序列:输入第一个----选中---鼠标放在右下
角的填充柄上---按住CTRL键拖动
B:差值不为“1”的等差序列:输入前两个数值----选中---鼠标
放在右下角的填充柄上(变成+号)--拖动
注意:日期与数值相反
3.预定义文本填充:OFFICE按钮--EXCEL选项--常用----编辑自
定义列表----可以在列表中输入序列(项目于项目之间用回车隔开)单
价添加按钮)确定—确定
4.练习:使用填充柄拖动,查看效果
文本文本数值数值类文本和数
日期 日期
类型 类型 类型 型 值
等差
预
定
预
定
自定义
序列
义 义
爱你
一万你好 249 249
年
你真
好
你太
好了
爱你08-
08-8-8 1
10000年 8-8
子
一
张三
月
3
李四
王五
刘六
小七
选定CTRL+
拖动 拖动
拖动 拖动
拖动
CTRL+
拖动
拖动
定义序
选定拖拖
列后拖
拖动 动 动
动
三.行与列的编辑
1.插入行/列
右击行号或列标--插入--行或列(
注意:选择多少行(或列),多少行或列
2.删除行/列
右击行号/列标--清除(内容)或删除。
3.选择行/列
单击行号或列标,也可以拖动选择,通过辅助键进行选择。
注意:若选择不连续的多行或多列,按住CTRL键依次选择
4.行高与列宽
选择行列后拖动行号或列标的交界线。(注意:选择多行或多列,
可以同时调整行高列宽)
若是双击行号或列标的交界线可以实现最适合的行高或列宽。
选择行号或列标后--右击--行高/列宽,
5.行与列的隐藏
隐藏:选择行或列--右击行号或列标--隐藏
取消隐藏:连续选择相邻的行号或列标--右击--取消隐藏。
注意:保护:右击工作表的标签----保护工作表----设置密码
撤销保护:右击工作表的标签----撤销保护工作表----输入密码
6.行与列的交换
右击行号或列标--剪切--再右击目标行号或列标--插入已剪切的单
元格。
选中要交换的行或列----鼠标置于边框线变成十字箭头----按住
SHIFT键拖动
7.行与列的互换
选择区域--复制--选择单元格--右击'选择性粘贴'---勾选“转
置”--确定。
四.批注
1.插入批注:右击选择“插入批注”
2.编辑批注:右击选择“编辑批注”
3.显示或隐藏批注:选择单元格--右击“显示或隐藏批注”
4.删除批注:右击单元格--删除批注。
五.单元格的格式
1.设置方法:
(1)选择单元格:在“开始”菜单选项卡中有“字体”,“数
字”,“对齐方式”右下角箭头单击—弹出设置单元格格式对话框
(2)选择单元格--右击--设置单元格格式--,选择单元格--开始
菜单--单元格部分--格式--设置单元格格式或(ctrl+1)
2.参数设置
(1)数字:
A.常规:不包含任何特定数字格式(默认的数字格式)。
B.数值:一般用于数字的表示,可以设定小数位数,千位分隔符,
负数形式。
C.货币型与会计专用:都可以给数字加上货币符号,但会计专用
格式货币符号左对齐,而数字右对齐。
D.日期与时间:主要用于设定日期与时间的显示方式。
E.百分比:设定数值为百分比模式(不改变数值)
F.文本:在文本型单元格中,数字作 为文本进行处理,显示的内
容与输入的内容一致。(比如001,身份证号)
(2)对齐:
文本对齐:水平方向:跨列居中
注意跨列居中与合并居中的区别。
文本控制:合并单元格,自动换行,缩小字体填充。
文本方向:水平与垂直排列文字,倾斜角度。
(3)字体:当数字设定为上下标效果时,需要先将数字变为文本
型。
(4)边框:设定边框的样式。先选择线条样式再设定范围。
(5)填充:设定设定单元格的填充效果(底纹),可以为纯色或
图案。
(5)保护:
1> CTRL+A(全选表格)----右击—设置单元格格式---保护---
取消锁定勾选
2> 选中要保护的单元格----右击—设置单元格格式---保护---勾
选锁定
3> 右击工作表的标签---保护工作表—设置密码---单击保存
4> 撤销保护---右击工作表的标签---撤销保护工作表—输入密码-
--单击保存
9.数据的有效性
可以预设一些数据的有效性,防止错误的输入,还可以让错误的
数据突出显示出来(圈释)
数据菜单下---数据有效性.
(1) 设置允许条件:序列(项目于项目之间用英文的逗号隔开)
(2) 提示信息:输入信息选项卡
(3) 错误提示:出错警告---停止、警告、信息
公式与函数
一.公式
由单元格地址,运算符,数值等组成的计算意义的表达式。
二.运算符
算数运算符:+ - * / ^(乘方=n^m,n的m次方)。
比较运算符:> < =="">= <=>=><>
文本连接符: &
引用运算符:
区域引用 :号,可以引用连续的单元格区域 B2:F7表示引用B2到
F7的单元格。
联合引用 , 号,可以引用不连续的单元格区域。 B2:D4,F5:H8
三.公式的录入与特点
1.选择单元格--可以在单元格中或编辑栏上进行设置--先输入
“=”,然后按要求录入公式,注意运算优先级,如需要调整,需要使
用小括号进行设置,其中单元格可以通过鼠标单击进行选择输入。
2.录入后进行编辑:选择单元格--双击单元格进行编辑,或者是在
编辑栏上修改或F2。
四.公式的复制
1.复制有公式的单元格--粘贴到目标单元格。
2.利用填充柄--拖动填充柄,双击填充柄(只能向下复制公式)。
五.公式的引用(针对于一个单元格,F4切换)
1.相对引用 B2
公式在复制引用过程中公式中的单元格地址随目标单元格位置的
变化而变化。(引用位置)
2.绝对引用 $B$2
公式在复制引用过程中公式中的单元格地址不随目标单元格位置
的变化而变化。(引用单元格数值)
3.混合引用 $B2 B$2
公式在复制引用过程中公式中的单元格地址未加$的部分随目标单
元格位置的变化而变化。加$的部分不随目标单元格位置的变化而变化。
4.思考过程
首先观察源公式,确认无误,之后先不考虑$,分析若是相对引用,
公式如何变化,然后再考虑$,加$的部分不能变化,而不加的部分可以
变化。
此处建议同学们静下心来慢慢去思考,理解了这个知识点对于之
后的学习非常有帮助!
六.函数
1. SUM(求和)AVERAGE(平均值)MAX(最大值)MIN(最小
值)COUNT(计数)
2. 使用格式:=函数名(数据范围)
3. 例题
(1). 利用函数计算每位同学的总分和平均分
单元格F2中函数:=AVERAGE(B2:E2)
单元格G2中函数:=SUM(B2:E2)
(2). 计算每个科目的最高分和最低分
单元格B4中函数:=MAX(B2:B3)
单元格B5中函数:=MIN(B2:B3)
(3). 计算每个科目参加考试的人数
单元格B6中函数:=COUNT(B2:B3)
A B C D E F G
1 姓名 数学 历史 体育 语文 平均分 总分
2 王伟 86 72 76 92
3 刘翔 88 92 99 86
4 最高分
5 最低分
6 考试人数
一. 条件运算函数
1. COUNTIF(条件计数)
(1). 使用格式:=COUNTIF(数据范围,“条件”)
(2). 例题:计算出及格率(及格率=及格人数/考试总人数)
单元格G2中函数:=COUNTIF(A2:F2,“>=60”)
单元格H2中函数:= COUNTIF(A2:F2
“>=60”)/COUNT(A2:F2)
A B C D E F G H I
1 姓名 林名 王伟 汪洋 李涛 赵波 宋辉 及格人数 及格率
2 语文 56 71 63 58 45 49
3 数字 95 85 65 46 85 64
2. SUMIF(条件求和)
,
(1). 使用格式:= SUMIF(条件区域,“条件”,运算范围)
(2). 例题:分别计算性别为男和女各科成绩的汇总
C7单元格函数:=SUMIF($B$2:$B$6,“男”,C2:C6)
A B C D E F G H
1 姓名 性别 语文 数学 政治 物理 外语 化学
2 李一 男 89 76 92 98 95 94
3 刘地 女 98 87 78 65 87 54
4 吴的 女 78 65 98 78 98 75
5 黄有 男 63 84 90 100 78 89
6 金人 女 85 74 96 62 90 73
7 男汇总
8 女汇总
二. 日期函数
1. TODAY 显示计算机中当前日期
使用格式:=TODAY()
2. DATEDIF 计算指定起始日和结束日之间的天数间隔
格式:=DATEDIF(起始日期,结束日期,“指定日期的计算方
式”)
日期的计算方式
Y:计算期间内的整年数
M:计算期间内的整月数
D:计算期间内的整日数
3. 例题:求王伟的工龄?
=DATEDIF(B2,TODAY(),”Y”)
A B C
1 姓名 入公司时间 工龄
2 王伟 2003-09-16
三. 排名次函数
1. RANK:返回一个数值在一组数值中的排位
2. 使用格式:=RANK(单元格地址,数据范围,升/降序)
0表示按降序排列,1表示按升序排列。降序排列时0可省略
3. 例题:根据总分从大到小求王伟的名次?
(1). =RANK(F2,F2:F4,0) 求得总分F2在区域F2:F4中的名次。0
可省略
(2). =RANK(F2,$F$2:$F$4) 复制公式时将区域锁定,使之不随公
式位置的变化而变化。
(3). =“第”&RANK(F2,$F$2:$F$4)&“名” 如果公式中要添
加文字,需用“”并用&连接
A B C D E F G
1 姓名 数学 历史 体育 语文 总分 名次
2 王伟 86 72 76 92 326
3 宋明 89 84 92 96 361
4 汪洋 72 84 86 65 307
四. 条件函数
1. IF:根据条件判断,显示不同的结果
2. 使用格式:=IF(条件表达式,条件成立,条件不成立)
3. 例题
(1). 总分>300,评比中显示为合格。总分<>
G2中函数为:=IF(F2>300,“合格”,“不合格”)或 = IF(F2<>
(2). 总分>350,显示优。总分<>
G2中函数为:=IF(F2>350,“优”, IF(F2<>
A B C D E F G
1 姓名 数学 历史 体育 语文 总分 评比
2 王伟 86 72 76 92 326
3 宋明 89 84 92 96 361
4 汪洋 72 84 76 65 297
数据的分析
一.排序
1.单列排序
光标定于列中--数据菜单下--排序与筛选--升序和降序按钮,完成
按照当前列的排序。
2.多列排序
光标定于数据区域中或选择要排序的记录--数据菜单下--排序与筛
选--“排序”按钮--弹出对话框:设定条件与方式----添加条件----确
定。
3.自定义排序:在进行排序时,针对于文本可以进行笔画,拼音
和自定义排序。
二.自动筛选
光标定于数据区域中或选择要筛选的记录--数据菜单下--排序与筛
选--“筛选”按钮--此时发现标题行出现下拉三角符号
选择一列单击“▲”--升序/降序/自定义排序,数字筛选:前十个
(筛选出数据中最大的或最小的几个数据),低于或高于平均值,自
定义筛选:设定条件,与(满足两个条件),或(满足任一即可),* ?
作为通配符的使用。
取消筛选:单列--光标定于列中-选择单击筛选部分的“清除'按钮,
若要取消全部筛选--单击筛选按钮。
三.分类汇总
1.按照要求进行排序,注意排序的列就是分类汇总的“分类字
段”。
2.光标定于数据中--数据菜单下--分级显示--分类汇总--弹出分类
汇总的对话框
3设定参数:分类字段:排序的字段。
汇总方式:计算的方式。
汇总项:针对于哪些项目进行汇总。
替换当前分类汇总:制作多重分类汇总。
每组数据分页:将每一级别进行分页打印。
汇总结果总是显示在数据下方:取消则汇总结果显示在数据上方。
四.合并计算:
1.作用:可以将多个数据表进行累计运算。注意:一般表格要求
只有一行项目标题与一列项目标题,其余是数据。
2.数据菜单下合并计算--浏览选择要合并的数据表格并添加到列表
区域中,选择“标签位置”和是否链接,完成后确定。
五.图表
1.生成图表:光标定于数据区域中或选择要生成图表的数据--插入
菜单--图表部分--选择一种图表类型--单击则在页面中出现图表。
2.修改图表
选择图表--类型:修改图表类型。
数据:切换行/列,选择数据:设定要生成图表的数据。设定X轴与
Y轴的参数。
图表布局:设定图表内部元素的布局。
图表样式:设定图表的样式。
位置:生成图表工作表,作为对象插入到图表中。
布局:针对于图表中的元素进行进一步的设置,
格式:设定图表的格式。
右击图表---按照要求设定相关的属性。
六.数据透视表
数据透视图/表是一种交互式的高级的分类筛选,可按自己的要求
筛选并显示需要的数据。
方法:光标定于数据中—插入菜单下---(左侧的)数据透视表—
选择一个表的位置(一般是新建一个工资表)--将需要的相关数据进
行布局—确定。
五.窗口的新建与查看方式:视图选项卡---窗口部分
1.窗口的新建
2.窗口的排列与查看
3.窗口的冻结与拆分
六.页面设置与打印
1.页面设置
(1)页面布局菜单--页面设置:页边距(常规,自定义)自定义
页边距会弹出页面设置对话框,可以设定页边距,页眉页脚边距,居
中打印。
(2)纸张方向:横向/纵向。纸张大小。
(3)打印区域:默认情况下打印整个工作表,可以选择要设定的
打印区域后选择“打印区域”--设置打印区域。
(4)分隔符:插入分页符。定光标选择该命令--光标左上的部分
单独作为一页进行打印。
(5)背景:插入背景效果(图片)。
(6)打印标题:打印区域,打印标题选择要作为标题的行或列
(单击行号或列标)。
(7)页眉与页脚:页面设置--单击右下角的按钮--在弹出的对话
框中选择'页眉与页脚”--选择自定义页眉或页脚进行设置。
(8)缩放打印:按照比例进行放大或缩小的打印。
2.打印
单击OFFICE按钮--打印--打印预览/打印--完成设定后确定。
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