Word中常见问题及解决方法

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2023年12月16日发(作者：)

Word中常见问题及解决方法

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第一章 文档中出现的异常字符 ................................................................................................... 3

1．格式标记 ............................................................................................................................ 3

2．表格常见符号 ..................................................................................................................... 3

第二章 基础段落、字体设置 ...................................................................................................... 5

1. 段落 .................................................................................................................................... 5

（1）认识硬回车（Enter）与软回车（Shift + Enter） ....................................................... 5

（2）段落的基本设置 .......................................................................................................... 5

（3）显示文档中空格标记的方法： .................................................................................... 7

（4）段落首行键入空格时自动套用首行缩进的设置。 ....................................................... 8

3. 字体设置相关问题（快捷键：Ctrl+D） ............................................................................ 10

（1）设置文中中英文字体格式： ...................................................................................... 10

（2）设置文档的默认字体 ................................................................................................ 12

第三章 表格 .............................................................................................................................. 14

1. 表格整体调整.................................................................................................................... 14

（1）表格超出页面 ........................................................................................................... 14

（2）表格内文字与边框的距离调整 .................................................................................. 14

（3）表格内文字被表格线遮掩而显示不全 ....................................................................... 15

（4）表格跨页显示 ........................................................................................................... 16

2. 表格内文字段落及字体格式调整。 ................................................................................... 17

第四章 文档合并 ....................................................................................................................... 18

第五章 段段对照 ....................................................................................................................... 19

1. 两种语言的对照格式 ......................................................................................................... 19

2. 在中英文混排提取中文或英文段落。 ............................................................................... 22

第六章 解除文件保护 ............................................................................................................... 23

方法一： ................................................................................................................................ 23

方法二： ................................................................................................................................ 24

方法三： ................................................................................................................................ 24

第七章 页眉页脚 ....................................................................................................................... 25

第一章 文档中出现的异常字符

我们可能会在文档中看到的许多异常的字符，可能是编辑标记、校对标记、智能标记、图片框或其他类型的文档标识符。某些标记，例如格式标记和表格的某些部分，可以通过单击【常用】工具栏上的【显示/隐藏编辑标记】图中可见，例如大纲视图或普通视图。

以下是文档中可能显示的字符项列表。

1．格式标记

（1）制表符：一个箭头 。

来显示或隐藏。某些标记仅在特定的视（2）空格：不间断“ ”（快捷键“Ctrl+Shift+Space”）全角空格“ ”半角空格“ ”（全角半角快捷键切换“shift+Space）。

不间断空格的作用：我们在用Word输入文章的时候，经常会遇到一个由多个单词组成的词组被分隔在两行文字里，这样很容易让人看不明白。其实遇到这种情况，可以使用不间断空格来代替普通空格使该词组保持在同一行文字里。

（3）分页符：普通视图中以虚线标明，如。（快捷键“ctrl+enter”）

（4）分节符：当文档中包含不同类型的节级别的格式设置时，以两条虚线标明，如。

（5）段落标记：该标记在段落尾部显示： 。段落标记包含段落格式信息。

显示在行尾。 （6）手动换行符：如果按下 Shift+Enter，则该符号

2．表格常见符号

（1）表格移动控点：显示在表格的上角部，以便于移动表格。

这个符号不仅可以拖动整个表格使得表格位置发生移动，也可以选中整个表格。在处理表格属性问题时经常会用到。【按“Alt+5（数字键盘上的数字，且Num Lock键处于关闭状态）”，也可以快速选定整张表格。】

（2）整体缩放表格标记

将光标停留在表格内部，直到表格尺寸控点（一个小“口”）出现在表格右下角（图6），将鼠标移至表格尺寸控点上，待向左倾斜的双向箭头出现，沿需要的方向拖动即可整体

缩放表格。

第二章 基础段落、字体设置

Word 排版中最常见的问题之一是很多人都在使用“无所不能”的空格键对文字进行定位。中文中习惯每一个段落的第一行开头都空两格，很多人热衷于通过按几次空格键来任意定位文字的位置。这一操作看起来很方便、无所不能，然而在重新调整格式时就会变得非常棘手，因为空格的数量可能各不相同，这就导致在修改格式时必须逐一检查这些空格后进行手工处理。如果使用正确的方法为段落设置缩进，就能以逸待劳，免除日后维护格式的繁琐以及由此引发的一系列排版问题。

1. 段落

（1）认识硬回车（Enter）与软回车（Shift + Enter）

段落标记【】是通过按下【Enter】键得到的，这种标记俗称硬回车。按下【Shift +

Enter】组合键，将会得到形如【】的标记，这种标记俗称软回车。这两种标记看似都产生了一个新的段落，但是有本质区别。

如下图所示说明了这两种标记在段落格式上的不同之处。首先对同一段内容分别使用【Enter】键和【Shift + Enter】组合键将其从中间位置分成两部分。然后对第一部分分别设置1.5倍的行距，结果如下图所示：硬回车之后的内容并未受1.5倍行距的影响，而软回车之后的内容责变为1.5倍行距。由此可知，按下【Enter】键分出的是真正的段落，而按下【Shift

+ Enter】组合键，看似分出两段，其实这两部分仍属于同一个段落，因为它们共享相同的段落格式。

（2）段落的基本设置

打开【段落】对话框即可对各项参数进行设置，如【首行缩进】、【左缩进】、【有缩进】、【段前】、【段后】、【行距】等。

在【段落】对话框的【行距】中，有两个选项在设置时需要格外注意——【最小值】和【固定值】。假如现在要对一个字号为“小四”（大小为12磅）的段落设置行距。下图为该段落设置为单倍行距时的外观。

A. 段落之行距中的最小值

打开【段落】对话框，在【行距】中选择【最小值】后，在右侧将自动显示一个数值，该值即为当前单倍行距的值，即是当前段落中最大字体的大小，如下图所示。现在修改这个值，将它改为一个小于12磅的数值，比如6，单击【确定】按钮后段落行距没有变化，与设置前一样。

再次打开【段落】对话框，将【最小值】改为一个大于12的数值，比如20，单击【确定】按钮查看结果，段落的行距明显增大了。这说明，如果设置的【最小值】数值大于单倍行距的值，那么此设置值将起作用。否则，以单倍行距的值为准，如下图所示。

B．段落之行距中的固定值

对于【固定值】而言，无论【固定值】为多少，word都会将其作用到段落的行距上。但是当【固定值】小于单倍行距时，每行文字的顶部将会倍“砍”掉一些，砍掉多少取决于单倍行距与固定值的差值。下图为将固定值设置为10磅的小四号字体的段落的行距效果。也就是每行文字顶部将被砍掉12-10=2磅。【ps：这种情况就是我们通常所见的字体显示不全的问题，同理用在图片显示不全上。当出现图片或字体这种显示不全问题时，首先要查看它的段落设置中行距是否设置出现问题】

（3）显示文档中空格标记的方法：

单击【文件】【选项】命令，打开【word选项】对话框，在【显示】选项卡中勾选【空格】复选框，如下图所示。也可以按【Ctrl+Shift+8】组合键显示包含空格在内的所有格式标记，该方法通用于Word的各版本。

（4）段落首行键入空格时自动套用首行缩进的设置。

【文件】【选项】【校对】【自动更正选项】【自动套用格式】

将【自动套用格式】下面的“段落开头空格采用首行缩进”和“用Tab和Backspace设置左缩进和首行缩进”前面的勾“勾上”。

3. 字体设置相关问题（快捷键：Ctrl+D）

（1）设置文中中英文字体格式：

为全文设置同样的中英文字体，可以全部选中再进行字体设置。

（2）字符间距

有时候我们会发现有些单词或汉字与汉字之间过于疏松或紧凑，这时候通常考虑的应该是调整字符间距。

如Arial Arial, 这是字体间距的设置出了问题。选中文字，在“字体”——“高级”——“字符间距”里将“缩放”调为100%、“间距”、“位置”都调为“标准”即可。

（2）设置文档的默认字体

如果经常要用到同一种中文和英文的混合字体，可以在任何一个文档中，打开【字体】对话框。在其中进行字体格式设置，使之符合以后创建文档时的默认字体格式的要求。修改完成后，单击对话框底部的【设为默认值】按钮，会出现如下图所示的对话框。如果希望创建的每一个文档都可以应用新的字体格式，那么选择【所有基于模版的文档】单选框，否则选择【仅此文档】单选框将新设置只应用于当前文档。

默认段落的设置方式同理。

案例参见：《1-段落、字体、图片设置》

第三章 表格

1. 表格整体调整

（1）表格超出页面

表格一旦出现超出页面现象，如下图1所示，首先考虑的是通过表格【布局】中的【自动调整】下拉列表中的【根据窗口自动调整表格】使得表格自动适应当前文档版心。如果此方法不能使得表格适应当前页面，可以通过拉拽标尺上的表格标记（如下图3所示位置）进行手动调整表格位置。

图1

图2

图3

（2）表格内文字与边框的距离调整

在我们处理文件时会发现，表格内文字与表格线之间的距离过于接近（如下图1），看上去很不美观。这种情况下，我们只需要将【表格属性】——【选项】中【默认单元格边距】中的参数进行相应的修改即可（如下图2）。

图1

图2

（3）表格内文字被表格线遮掩而显示不全

有时候我们在处理表格内的文字时，会发现文字被表格线压住一块（如下图1），甚至会在校对完文件的情况下仍然会有漏译的文本，造成这种情况的原因主要是因为表格中的【行】和【列】被单独设置为不同参数所致。只要将【表格属性】——【行】和【列】中的前面的勾都清楚即可（如下图2）。

图1

图2

（4）表格跨页显示

在处理表格时，还应该注意下图1这种表格跨页显示的问题。由于一个单元格内文字太多，导致表格出现这种前一页页面留白太多的问题。

对于以上问题的解决方法是：

【表格属性】——【行】——在【允许跨页断行】前面打上勾即可。

参见案例2：《2-表格调整》中出现的相关现象。

2. 表格内文字段落及字体格式调整。

表格内文字段落及字体格式调整与正文调整方式一致。

第四章 文档合并

在处理文件的过程中，我们常常会遇到一个大文件被分成几个小文件，最后需要在整合在一起的情况。通常需要将带有校对标记的文件整合在一起。最简单的方法如下：

打开第一个文件，将光标放在要插入另一个文件的位置，在菜单栏，找到【插入】菜单下的【对象】，在【对象】下拉列表中找到【文件中的文字】，选择已经准备好的被插入的文件，点击【插入】即可。

注意：需要确保第一个文件中的内容是跟第二个文件中的内容没有重复的部分。如果第一个文件中有跟第二个文件中内容重复的部分，并且第一个文件中重复的此部分内容是不需要的，那么删除第一个文件中的重复部分之后再进行以上插入操作。如果是第二个文件中重复部分是不需要的，那么删除第二个文件中重复的部分，保存关闭文件后再进行以上操作。

由于方式过多会造成记忆混乱，此处仅向大家推荐这一种操作比较简单又容易记住的合并文件的方式。

案例操作：参见《3-带修订格式的合并文件》、《3-带修订格式的合并文件-2》。

第五章 段段对照

在处理文件时，有时需要将文件做成“中英对照”或“英中对照”格式的文本。下面简单介绍下做成对照文件的方法：

1. 两种语言的对照格式

以下中英文对照格式为例进行说明：

a. 将文件中多余的空行删除。

^p是段落标记的代码。按以上方式填好之后点击全部替换，即可将文中多余的空行删除，有时候可能由于word本身的问题还会留有空行，这时候尽量检查一下是否还有空段落。

b. 如果文件中有表格，先选择表格以上的纯文字段落，【插入】——【表格】——【文本转换成表格】

选择【段落标记】作为文字分隔位置，记住行数，在处理中文时查看行数是否一致，如果选中的内容一致，但是某个语言中的行数却多了，说明里面有空段落，或其他情况，请仔细检查。否则会出现对应上的问题。中英文都按照这种方式处理好。

由于此处我们想要做成中英文对照的格式，那么将英文中的表格选中复制粘贴到中文表格的右边。最后，选中表格，【布局】——【转换为文本】，文字分隔符仍然选择【段落标记】，点击确定，中英文对照格式就处理好了。如果想做成英中文对照，只要复制的时候将英文粘贴在左边即可。

2. 在中英文混排提取中文或英文段落。

将原文在word中排成一列中英文段段对照的表格，然后将其复制到excel里，在第二列开头输入=INDEX(A:A,ROW()*2)（此公式代表每隔1行提取一次数据，即可以提取第2、4….等行的数据）；如果想提取1、3….等行的数据，输入公式=INDEX(A:A,ROW()*2-1)即可。提取完成后再复制回word排好版面即可。

案例：《4-对照-案例 (1)》《4-对照-案例 (2)》

第六章 解除文件保护

方法一：

1．打开受保护能查看但不能修改的文档，另存为，在弹出的保存窗口中选择“保存类型”为“word97-2003"格式，保存后。再关掉word，重新打开刚刚保存的文件，选择“开发工具”中“限制编辑”，单击在右边窗格下面的“停止保护”按钮，将上面出现的第二项前面的勾去掉即可。（推荐使用这种方法，简单！如果不行的话再使用下面的办法。）

方法二：

打开文档后，将其另存为XML文件，然后用记事本打开刚刚存储的XLM文件，查找Forms

00000000。这个“00000000”就是保护密码（此处为16进制字符，在不同的文档中由于密码不同，这里的值是会变化的），找到 “Forms

00000000“这两行删除并保存，再将存为HTML格式的文件用word打开另存回原来格式即可。

方法三：

打开文档后，将其另存为XML文件，然后用记事本打开刚刚存储的XLM文件，查找Forms将“DocumentProtection”改为“DocumentUnprotection”，然后保存，再将存为HTML格式的文件用word打开另存回原来格式即可。

案例：《5-解除文件保护》

第七章 页眉页脚

页眉页脚出现在同一个地方或者页眉页脚在某一页间隔比别的页面窄

如下图：

原因是由于表格“文字环绕”属性为“环绕”

只要将表格属性——文字环绕，改为“无”就可以了。

注：通篇一样的页眉页脚的设置要比其他页眉页脚设置简单很多，时间问题就不多做阐述了。有机会再进行相关介绍。

案例：《6-页眉页脚出现在同一个地方或者页眉页脚在某一页间隔比别的页面窄》

本文标签： 表格段落文件设置