M001《文件管理规定》

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2024年7月14日发(作者：)

文件管理规定

文件编号

版本版次

生效日期

HS01-M001

1.0

2018-09-25

1.目的

为规范和统一集团内部文件的格式、命名以及文件编号规则等事

项，特定制本管理规定。

2.范围

某某集团各部门及分支机构的管理制度、表单、通告等均受本规

定约束，质量管理体系文件及外来文件除外。

3.文件分类

3.1内部文件及命名原则：

企业在经营活动中产生的，按照标准格式制定的具有规定、约束、

解释、传递和记录作用的载体，如各类规章制度、表格单据、作业指

导、岗位职责等；

制度类：根据集团实际情况，制度类文件分为行政制度、财务制

度，制度一般是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，是方向

性的，原则性的，基础性的，普遍性的。基于制度还有一些细节规定，

主要是预先制定的规则,作为行为的标准，具有一定的指向性和特殊性。

此类文件一律命名为《XX管理制度》或《XX规定》，如《出差管

理制度》《考勤管理制度》《员工奖惩规定》《销售员报销规定》等。

流程类：针对某一项具体的业务流程的如何开展进行描述，一般

载体为流程图和有针对性的说明。此类文件一律命名为《XX流程》例

如：《员工报销审批流程》《员工奖励申请流程》等。

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表单类：在具体的业务流程中，或工作中用于记录和传递信息的

表格、表单，一般跟流程类文件配套。此类文件一律根据实际工作流

程或业务统一命名为《XX表》《XX单》，例如：《员工请假审批单》《报

销审批单》等。

职责类：为完成某项任务而确立的。由工种、职务、职称和等级

内容组成个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任

范围。例如《招聘专员岗位职责》《网络管理员岗位职责》等。

作业指导类：针对某一项具体的岗位职责以及相关的岗位作业流

程或设备操作的具体描述，此类文件一律命名为《XX指导》《XX使用

说明书》，例如：《投影仪使用说明书》《客户来访接待工作指导》等。

通知类：发布行政规章制度、批转和转发政府公文、指示工作如

何开展、人事任免、奖惩发布以及其他信息的传达。一般都命名为“关

于……的通知/通告/通报”等。

3.2外部文件及编码原则

客户、政府部门等集团所输入的资料、图样、书籍文件（政府、

安全与环保法规及国际/国家标准）等。

外来文件根据来文的先后顺序，统一按照“ED99-M+三位流水号”

的原则进行编码。

4.文件格式

4.1制度类文件（含流程、职责及作业指导）内容及格式要求

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这类文件一般要有明确的目的和适用范围，内容清晰明确，逻辑

严密，通俗易懂，合法合规，专业和特殊词汇要进行解释和说明。

文件的页眉中要有“文件编号、版本版次、生效日期”，具体由运

营管理部统一发放和管理。页眉处左上角标注公司Logo文件，具体格

式和样式见本文附件1。

一级标题为三号宋体加粗左对齐，阿拉伯数字后加一点（半角），

末尾不加标点。

二级、三级、四级标题为三号宋体左对齐并在标题前以1.1、1.1.1、

1.1.1.1等字样标识标题的级别，若独立成行，则末尾不加标点。

正文中的标题如与后续内容跨页，需将标题下错、以使标题与内

容在同一页。如果标题与正文的内容为前后连贯、不可分离，则全篇

制度的二级标题均使用正文要求的格式，重要文字可以加粗显示。

行文中有表格的，表格的总宽度不得超过版面宽度，其内文字统

一要求为宋体四号字，表格内的标题以及行（列）标题要加粗显示。

行文中有图片的，图片的总宽度不得超过版面宽度，要求图片内

容清晰可辨，并适当压缩，控制文件大小。

4.2表单类文件格式要求

这类文件主体内容为表单的名称以及行（列）标题，表单文件一

定要设计合理，易于转化到电子信息平台以及打印或印刷。

4.3通知类文件格式要求

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通知类文件具体的格式要求按照本文附件3的要求执行。

通知类文件必须加盖公章。

4.4.流程图文件格式要求

流程图文件是流程类文件的文字描述可视化，要求集团所有流程

图文件样式统一为泳道图模式，即横向为流程相关的部门或岗位，纵

向为具体的业务流转说明。每一步的表单填写及特殊说明及输出内容

都要进行标准和说明。流程图终止完稿后要粘贴到WORD文件中，并注

明关联的流程文件及文件编号和管理表单名称。

流程图绘制软件要求为Microsoft Office Visio，具体标准以本

文附件4为模板。

5.文件编码规则

5.1编码规则

文件编号均以HS开头，其后为2位部门代码，用“-”隔开，其

后为文件类型代码，其后位三位流水号。例如：HS01-M001，表示某某

集团运营管理部的第一个管理制度类文件。

5.2编码表：详见附件5。

5.3通知类文件编号

通知类文件的编号以某集发开头加4位年份数字，在加3位数字

流水号。例如：某集发【2018】001号。编号统一由运营管理部控制。

6.版本号说明:新建文件统一编号为1.0，若以后有所有更改，依次为

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1.1、1.2、1.3……2.0……。

7.附件文件说明：

若文件中有附属文件，则附属文件应单独编制文件，命名格式为

“该文件名+该文件编号+一个空格+附件流水号+附件标题名称”，如

HS01-M001《文件管理规定》附件1：制度类文件模板。

8.编辑软件和文件格式

要求所有文件的编辑统一使用MS Office 2007及以上软件进行编

辑，所有的文件最终都要存为“.docx”、“.pdf”、“.xlsx”、“.vsdx”

等电子文件格式。除模板类文件和附件类文件，其余文件发布时均应

发布为pdf文件。

所有文件最终的名称都统一为“该文件编号+《该文件的标题名》”，

例如本文件的存储名最后为“HS01-M001《文件管理规定》.pdf”。

（以下无正文）

本文附件：

附件1：《制度类文件模板》

附件2：《表单类文件模板》

附件3：《通知类文件模板》

附件4：《流程图文件模板（WORD版和VISIO版）》

附件5：《文件分类及代码一览表》

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本文标签： 文件要求编号规定