红头文件格式要求及说明

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2023年12月20日发(作者：)

红头文件通常有三种格式说明

三种格式分别为：（1.报；2.函；3.发。）

对应的是上行文、平行文、下行文。

三种格式的用法：

“报”：指的是给上级报告情况用的；

“函”：指的是对平级别的单位请求、答复、协商等情况下用的；

“发”：指的是对下级布置工作、提出要求等等用的。

值得说明：“字”：指的是决定、公告等等用。

党委的直接用单位简称，政府的要加上“政”字。

红头文件注意事项：

1、装订：两页以上装订至纸张的四分之一和四分之三处

2、平行文：上空九格（仿宋三号字体、行距单倍行距加固定值 5

磅）

上行文：上空 13

格+固定值 20

磅

标题：宋体加粗小二

文号与标题空 2

格

文头用仿宋三号

标题与正文空 1

格

正文用仿宋三号

主题词：用黑体三号

内容用仿宋三号

左右 2.5

（横 28

字，竖 22

行）

号）

号

签发人：）

抄送报：仿宋三号

3、页边距：上下 2.54

带文件头的用世林化发

（世林化发〔2011〕

不带文件头的用世林化字（世林字〔2011〕

公司内部发文用平行文

公司外部发文用上行文

红头文件格式要求

眉首：(文头，红色反线以上部分）

印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签

发人

1.公文份数顺序号 7

位数（版心左上角顶格第 1

行，机密、绝密件才标注）

2.密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30

年）

秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受

一定损害的公文。

机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受

严重损害的公文。

绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受

重大损害的公文。

3.紧急程度

急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急

（3

号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1

行，两字间空 1

字；如同时标识

密级和紧急程度，密级在第 1

行，紧急程序在第 2

行）

4.发文机关标识（小标宋体字，红色）

《XXX

人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布行政规章，

发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话，转发上级或批

转下级重要文件等）

《XXX

人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等

联合行文（党、政、军、群）

下行文。

5.发文字号（发文机关标识下空 2

行，用 3

号仿宋体字，居中排布。联合行

文只标主办机关的发文字号）

发文机关代字（渝府发）——年份〔2005〕——序号

6.签发人

只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1

字，签

发人姓名居右空 1

字。“签发人”用 3

号仿宋字，后用 3

号楷体字标识签发人

姓名。

二、主体（红色反线下方，主题词上方）

标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注

1.标题（位于红色反线空两行之下，2

号小标宋体字，居中）

三要素：发文机关——事由（关于?的）——文种

要求：切题、简明、醒目、得体

2.主送机关（左侧顶格用 3

号仿宋体字标识）

全称或规范化简称、统称

注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。

3.公文正文：首页必须显示正文

4.附件（正文下空 1

行左空 2

字，用 3

号仿宋体标识）

附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

5.成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性

公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）

成文日期确定的原则：

（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

（2）领导签发的，以签发日期为准；

（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；

（4）法规性文件以文件批准日期为准。

6.公文生效标识（右空 4

字）

公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。

行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文

日期和盖章。

联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联

合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7

字；主办机关印

章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，

以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。

当联合行文需加盖 3

个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发

文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套

印在其上。主办机关印章在前，每排最多排 3

个印章，两端不得超出版心；

最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在

最后一排印章之下右空 2

字标识成文时间。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

7.附注（用 3

号仿宋体字，居左空 2

字加圆括号标识在成文日期下一行）

“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话，用圆

括号括入。

三、版记：

1.主题词（用 3

号黑体字，居左顶格标识；词目用 3

号小标宋体；词目之间

空 1

字）

类别词——类属词——文种

例：某师范学院关于加强重点学科建设的意见

教育 院校 学科建设 意见

除类别词外，最多可选 5

个

2.抄送机关（指主送机关外需要执行或知晓公文的机关）

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄

送机关后标句号。

市政府发文的抄送机关的排列次序：

党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有

关机关。

如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后，另起一行。

3.印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 l

行位置；用 3

号

仿宋体字。印发机关左空 l

字，印发日期右空 1

字。印发日期以公文付印的

日期为准，用阿拉伯数码标识。+

本文标签： 机关印章标识公文发文